Acceso de terceros
Padres, pagadores y patrocinadores: qué ven, con qué base legal, y qué controla el estudiante.
La plataforma
Datos y privacidad
Un sistema de información estudiantil guarda documentos de identidad, calificaciones, dinero y a veces salud. Wise Ed deja que cada persona abra solo lo que su trabajo necesita, guarda un registro de quién hizo qué, mantiene los registros más sensibles fuera de toda integración, y permite que la institución saque todos sus datos cuando quiera.
- Permisos verificados por el servidor, no solo ocultos en la pantalla
- Cada consulta a registros de salud o adecuaciones queda registrada
- La exportación completa no necesita a nadie de Wise Technologies
Roles armados desde el menú
- Un rol es una lista de ítems del menú que abre, cada uno como “ver” o “ver y modificar”. Quien administra Wise Ed en la institución crea tantos roles como la institución necesite, y asigna a una persona uno o varios.
- Un rol restringe, nunca amplía. Quién es usuario de la secretaría sigue decidiéndose en el registro de la persona; un rol solo dice qué pantallas abre esa persona.
- Verificado por el servidor. Cada llamada de la secretaría pasa por una verificación antes de leer o escribir nada, de modo que una pantalla que no está en el menú tampoco se alcanza escribiendo su dirección.
- Roles por sede. En una institución con varias sedes, un rol puede limitarse a algunas: un funcionario de una sede ve solo a los estudiantes de esa sede, en cada lista y cada registro.
- Se consulta antes de cambiar la pantalla de todos. Hasta que una institución crea su primer rol, todos ven lo que veían antes; crear el primer rol y eliminar el último se consultan primero.
- Los docentes y estudiantes no son usuarios de la secretaría. Los docentes ven sus propias actas de examen y sus meses; un estudiante ve solo lo propio.
Cada cambio queda registrado
- Quién, cuándo y qué, de cada cambio en cada módulo, campo por campo, en el registro propio de la institución, redactado en los idiomas de la secretaría.
- Nada se reescribe en silencio. Una calificación se corrige con una entrada nueva, una factura con una nota de crédito, un documento con una nueva emisión; el anterior sigue siendo legible.
- Las exportaciones también se registran, y exportar una lista es un permiso propio en los roles.
Salud, apoyo y adecuaciones
La parte más estricta de Wise Ed: categorías especiales de datos personales, guardadas aparte del resto.
- Permisos propios. Las entradas de apoyo y de salud, los casos disciplinarios y los documentos de adecuaciones son pantallas propias en los roles. En una institución sin roles, solo quien administra Wise Ed en la institución las abre.
- Cada consulta registrada. Cada vistazo a una entrada de salud o apoyo, a un caso disciplinario o a un documento de adecuaciones queda registrado, con cada cambio y cada intento rechazado: quién, cuándo y qué registro, nunca el texto mismo.
- La adecuación viaja, el motivo no. Un examinador lee “tiempo adicional 25 %, sala aparte” en el acta de examen; nunca el tipo de entrada, nunca el diagnóstico. Véanse las adecuaciones.
- Nunca salen de Wise Ed por una integración. La API, Zapier y los webhooks no leen estos registros en absoluto, y los padres, pagadores y patrocinadores nunca ven las adecuaciones.
- Las adecuaciones terminadas se conservan el tiempo que decida la institución, 3 años por defecto, y el proceso nocturno las borra una vez pasado ese plazo.
Consentimientos, y quién miró
- Consentimientos guardados como evidencia, por persona y finalidad, nunca reescritos. Un segmento o una exportación de relaciones y exalumnos deja fuera a quien no tiene el consentimiento; incluirlo requiere un motivo, que queda registrado.
- Un estudiante adulto decide quién ve qué. Los padres, pagadores y patrocinadores ven solo lo que el estudiante otorga, por persona y por parte de los estudios, y un permiso retirado surte efecto de inmediato. Véase el acceso de terceros.
- El estudiante ve quién miró. Cada consulta de un tercero queda registrada, se le avisa al tercero, y el estudiante lee quién miró qué. El registro se conserva 3 años por defecto; la institución puede fijarlo más corto o más largo.
- Se respetan las preferencias de mensajes de los estudiantes, incluido no recibir mensajes de texto; solo los avisos que la institución marca como esenciales llegan a todos.
Evaluaciones de impacto de protección de datos
Dos plantillas para el delegado de protección de datos de la institución, para las dos partes de Wise Ed que más a menudo requieren una. Cada una es un punto de partida que la institución completa por sí misma.
Adecuaciones
Ajustes para estudiantes con necesidades especiales: qué se guarda, quién lo ve y por cuánto tiempo.
La exportación completa
Todo lo que la institución guarda en Wise Ed, en un solo archivo ZIP, en formatos abiertos y documentados, cuando la institución lo quiera y sin nosotros.
Cómo entran los datos y cómo salen las listas está en datos de entrada y salida.
- Un botón. El servidor prepara el archivo en segundo plano mientras la secretaría hace otra cosa, y la secretaría lo descarga cuando está listo.
- Un archivo CSV por cada tabla de Wise Ed, los catálogos del horario a los que apuntan los registros, el propio horario como clases y reservas con fecha, y los registros de los módulos de estudiantes del horario.
- Los archivos reales: los adjuntos de solicitudes, tesis y resoluciones, nombrados a partir de la fila que los contiene.
- Descrito dentro del archivo: un README, una descripción de cada tabla y columna, schema.json para programas, y SHA256SUMS, una suma de verificación de cada archivo que prueba que nada fue modificado.
- Las credenciales se quedan fuera. Las contraseñas, las claves de acceso y otros secretos no son datos de nadie; sus columnas quedan vacías, y una lista dentro del archivo nombra cada una.
- Un permiso propio en los roles. En una institución sin roles, solo lo tiene quien administra Wise Ed en la institución. Cada solicitud y cada descarga queda en el registro propio de la institución.
- Se conserva 7 días, y luego se borra del servidor.
- Abierta 90 días después de que termina una licencia. Durante ese tiempo cada pantalla de Wise Ed conduce a la exportación, de modo que la institución aún puede sacar sus datos.
- Nunca se apaga. La exportación vive entre los ajustes propios de la institución, que ningún interruptor de módulo puede ocultar.
Preguntas sobre datos y privacidad
¿Una funcionaria puede ver solo su propia sede?
Sí. Un rol limitado a algunas sedes ve solo a los estudiantes de esas sedes, y el servidor lo verifica en cada llamada, no solo en la pantalla.
¿Quién puede ver la información de salud de un estudiante?
Solo una persona cuyo rol abre esa pantalla; en una institución sin roles, solo quien administra Wise Ed. Cada consulta queda registrada. Los examinadores ven la adecuación, nunca el motivo.
¿Algo de esto va a Zapier o a nuestros otros sistemas?
Los registros de salud, apoyo, adecuaciones y disciplina nunca. Para todo lo demás la institución decide qué campos personales pueden salir; véanse las integraciones.
¿Tenemos que pedirle nuestros datos a Wise Technologies?
No. Quien tiene el permiso presiona el botón y descarga el archivo. Sigue siendo posible durante 90 días después de que termina una licencia.
¿Hay una plantilla para nuestra evaluación de impacto de protección de datos?
Dos: una para el acceso de terceros y otra para las adecuaciones, enlazadas arriba. Cada una es un punto de partida que la institución completa por sí misma.
Vea Wise Ed en su propia institución
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