Consultas y campañas
El formulario web de consultas, visitas en ventanilla, campañas y asesores de admisión con sus seguimientos.
Registros y admisión
Admisión y matrícula
De la convocatoria al estudiante matriculado, y cada año después. Las postulaciones llegan desde la exportación del sistema nacional de postulación o se digitan en ventanilla; la secretaría puntúa, clasifica y resuelve; y cada año siguiente el estudiante se matricula en línea, desde el teléfono. Antes de la convocatoria, las preguntas de la gente son consultas con un asesor; una postulación vinculada a una muestra a su asesor y su campaña.
- Una vista previa antes de cada acción masiva
- Cartas de resolución redactadas, nunca enviadas por sí solas
- Certificados que cualquiera puede verificar con un código QR
De la convocatoria al estudiante matriculado
Abrir la convocatoria
Los programas y sus plazas por cupo (ciudadanos del país de la institución y de la UE, y todos los demás, clasificados aparte), las rondas con sus fechas, los criterios con sus ponderaciones y los documentos que todo postulante debe presentar. La convocatoria del año siguiente parte como copia de esta.
Incorporar las postulaciones
Desde la exportación del sistema nacional de postulación o cualquier otra planilla, CSV o Excel, leída con una correspondencia de columnas que la institución define una vez y Wise Ed recuerda, o digitadas en ventanilla. No se escribe nada antes de que la secretaría haya visto la vista previa.
Clasificar y resolver
La clasificación de cada programa, con los empates visibles y la línea de plazas trazada en ella. Las primeras plazas se aceptan en una sola acción después de mostrar la lista; un empate en la línea se resuelve a mano. Se conserva quién resolvió y cuándo, y las cartas de resolución se redactan en PDF para que la secretaría las envíe a su manera.
Matricular
Un postulante aceptado pasa a ser estudiante mediante el mismo registro que la secretaría lleva a mano, con el siguiente número de la secuencia de matrícula de la institución, y con el arancel de matrícula cuando la institución lo cobra.
El formulario de matrícula en línea
Cada año siguiente, el estudiante completa el formulario de matrícula en el teléfono o en la web, encuentra ya los datos del año anterior, elige electivas con el módulo de electivas de Wise Timetable y confirma con un código de un solo uso enviado a su correo. La secretaría lo revisa, consulta si falta algo y lo aprueba: los cambios pasan al registro y se hace la matrícula. La institución que todavía quiere un papel firmado lo indica en un solo ajuste.
El año siguiente y los certificados
Quién puede matricularse en el año siguiente y por qué los demás no, con los elegidos matriculados (o con el formulario en línea enviado) en una sola acción. Los certificados de alumno regular se emiten de inmediato en PDF, numerados en el formato de la institución, con un código QR a una verificación pública; también por el propio estudiante, cuando la institución lo permite.
Lo que obtiene la secretaría
- Puntajes en una sola escala. Los puntos de cada criterio se dividen por su máximo y se ponderan, de modo que resultados en escalas distintas caen en una escala de 0 a 100; un umbral por programa detiene a quien quede por debajo, aun si hay plazas libres.
- Hasta tres opciones por postulante, en su orden. Aceptar a un postulante en una opción que prefiere más lo mueve allí; quien ya fue aceptado en una opción superior la conserva.
- Una lista de verificación de documentos. Una postulación que espera documentos vuelve sola a revisión cuando se marca el último.
- El mismo archivo dos veces no cambia nada de lo que la secretaría resolvió: nunca el estado de una postulación ni su resolución.
- Lo que el estudiante cambió, campo por campo. En el formulario de matrícula la secretaría ve cada campo cambiado junto al valor del registro, puede dejar fuera cualquiera y puede plantear una pregunta en el campo al que se refiere.
- Cobros, donde finanzas está activo: un arancel de matrícula, la colegiatura de tiempo parcial al matricularse, un cobro por certificado, a los precios del módulo de finanzas.
Reglas y permisos
Todo lo inusual se consulta, no se rechaza: documentos faltantes en un postulante aceptado, un empate en la última plaza, más postulantes aceptados que plazas, un número de identidad nacional que no cuadra, un estudiante que ya repitió un año.
- Toda acción masiva muestra primero su lista (quién, qué y por qué) y no escribe nada hasta que la secretaría la confirma.
- Solo se rechaza lo que los datos no pueden contener: una segunda postulación con el mismo número de postulación en una convocatoria, un número de matrícula ya tomado.
- El nombre no está en el formulario. Un cambio de nombre necesita comprobación, así que llega como solicitud.
- Un estudiante solo llega a su propio formulario. El formulario se encuentra desde el inicio de sesión del propio estudiante, nunca desde un número en una dirección.
- Un certificado nunca se edita. Uno emitido por error se revoca, y su verificación pública lo indica. La verificación muestra solo lo que dice el certificado mismo.
Postulación en línea
Apagada hasta que la institución la active.
- La secretaría configura cada ronda de admisión: las fechas, los programas, menciones y sedes ofrecidos, qué datos pedir (el documento de identidad nacional donde el país lo usa), qué documentos son obligatorios (PDF, JPG o PNG, con un límite de tamaño), las declaraciones que se deben aceptar y una nota opcional sobre el arancel.
- Los postulantes postulan desde el teléfono o el computador, en su propio idioma: confirman su correo con un código de seis dígitos, completan el formulario, suben sus documentos, ordenan sus opciones, guardan un borrador y vuelven, y envían.
- Ven en qué estado está su postulación y envían un documento faltante cuando la secretaría lo pide.
- Cada postulación en línea llega a admisión como el mismo registro que crea una importación o la secretaría, vinculada sin duplicados a la persona en el CRM, con los documentos adjuntos y una confirmación enviada.
- En el sitio web de la propia institución con una línea de código, o en una página propia.
Se configura con su institución
El pago por una postulación es una nota sobre cómo pagar; el pago con tarjeta se acuerda con el proveedor de pagos de la propia institución. La exportación de un sistema nacional de postulación, o cualquier otra planilla, entra por la importación junto al formulario en línea. Véase configurado con su institución.
Preguntas sobre admisión y matrícula
Nuestro país no tiene un sistema nacional de postulación. ¿Podemos usar igualmente la admisión?
Sí. La importación lee cualquier archivo CSV o Excel de postulaciones, reconoce las columnas por sus nombres y pregunta por el resto una sola vez; el archivo del año siguiente se lee sin preguntar nada. Las postulaciones también se pueden digitar en ventanilla.
¿Wise Ed envía las cartas de resolución?
No. Las redacta en un solo PDF, a partir de los textos que la institución escribe una vez, en el idioma de documentos de la institución o en otro. La institución las envía a su manera.
¿Quién decide quién puede matricularse en el año siguiente?
Lo propone la regla de condiciones: los ECTS necesarios para pasar de año, fijados por programa o como regla general de la institución, con los créditos tomados de las actas de examen. La secretaría puede marcar a un estudiante a mano, y la marca queda registrada. Una segunda repetición de un año se consulta, nunca se rechaza.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Plan de estudios y registros
Programas, asignaturas, el plan de estudios y la ficha del estudiante, cada cambio guardado.
Finanzas
Lista de precios, cuotas, facturas con código QR de pago, pagos y quién debe qué.
Portal del estudiante
“Mis estudios” en el teléfono: lo que sigue, avance, facturas, documentos, solicitudes.
Construido sobre Wise Timetable
Por qué una secretaría sobre los datos del propio horario hace lo que otras no pueden.
Reportes nacionales
Reportes al registro del país, lote por lote, cada problema en palabras sencillas.
Vea Wise Ed en su propia institución
Reserve una presentación en línea. Recorreremos cómo trabaja hoy su secretaría académica y le mostraremos la misma tarea en Wise Ed, con sus programas, no con datos de demostración.