Fichas del personal
Horas, licencias y ausencias; empleados en su página, los superiores aprueban, el mes para la nómina.
Dinero y personal
Órdenes de viaje
Un empleado pide un viaje, el superior lo aprueba, y después del viaje el empleado entrega la rendición con los comprobantes. Los viáticos, el kilometraje y el monto a pagar se calculan según las reglas del país, los días del viaje pasan solos a la ficha del personal, y la secretaría liquida la orden y la imprime.
- Viáticos según las reglas del país
- Varios países en un mismo viaje
- Comprobantes con foto o PDF
- Los días del viaje en la ficha del personal
De la solicitud al pago
Se pide la orden
El empleado en su propia página o la secretaría: propósito, destino, salida y regreso, transporte, vehículo y kilómetros planificados, un anticipo. Una estimación aparece de inmediato.
El superior aprueba
En su propia página, o la secretaría aprueba de inmediato. Los días del viaje pasan a la ficha del personal como viaje de trabajo.
Se entrega la rendición
Horarios reales, kilómetros, las comidas que se proporcionaron, un informe breve, y cada comprobante con su monto, moneda y una foto o PDF.
La secretaría la liquida
Viáticos, kilometraje y costos, menos el anticipo, dan el monto a pagar. La orden se imprime.
Qué calcula
- Viáticos según las reglas del país de la institución: las bandas para un día en el país según las horas de ausencia, la tarifa diaria de cada país en el extranjero, contada en bloques de 24 horas con el resto por su banda, y las reducciones por cada desayuno, almuerzo y cena proporcionados. Vienen incluidos seis conjuntos de reglas para cinco países de la región, cada uno cargado con un botón; todo monto sigue siendo editable.
- Varios países en un mismo viaje. La orden lista los países en orden y cuándo entró en cada uno el viajero. Cada bloque de 24 horas cuenta por el país donde se pasó la mayor parte, el país posterior si hay empate; nunca más viáticos de los que da el viaje completo.
- Kilometraje a la tarifa por kilómetro de un automóvil particular, y los comprobantes en sus propias monedas; una moneda extranjera se convierte al tipo de cambio que indica la orden.
- Comprobantes con sus escaneos. Cada fila de comprobante acepta un PDF o una foto (JPG, PNG, WEBP, HEIC) de hasta 10 MB (en un teléfono se abre la cámara), y el pasaje de embarque o la invitación pueden adjuntarse a la propia orden. Los escaneos se abren en el navegador; la impresión los cuenta por comprobante.
- La impresión: la orden, los países, la rendición con cada comprobante y los montos, lista para las firmas.
Reglas que consultan, no rechazan
- Kilómetros muy por sobre lo planificado, el mismo archivo de comprobante dos veces: se consulta, y se guarda una vez confirmado.
- Solo se rechaza lo que no puede ser: un país ingresado fuera del tiempo en el extranjero, países en un viaje dentro del país, un archivo que no es un comprobante o es demasiado grande.
- Quién ve qué. El empleado ve sus propias órdenes; el superior las de su gente; la secretaría todas. Una orden cancelada retira sus días de la ficha del personal.
Todavía no
- Sin firma electrónica. La orden se imprime para firmarse.
- Sin pago desde aquí. El monto a pagar va a la oficina de nómina o de contabilidad.
Preguntas sobre las órdenes de viaje
Las reglas de nuestro país son distintas. ¿Podemos cambiarlas?
Sí. Las reglas se cargan con un botón y cada monto (bandas de viáticos, tarifas por país, reducciones por comidas, la tarifa de kilometraje) puede ser cambiado por la institución.
¿El empleado puede entregar los comprobantes desde el teléfono?
Sí. En la página propia del empleado, cada fila de comprobante acepta una foto directo de la cámara.
¿Un viaje aparece en la ficha del personal?
Sí. Cuando se aprueba la orden, sus días se escriben como viaje de trabajo, y siguen a la orden si se cancela.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
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