Plan de estudios y registros
Programas, asignaturas, el plan de estudios y la ficha del estudiante, cada cambio guardado.
Para quién es
Para la secretaría académica
La secretaría abre Wise Ed y ve lo que la espera, lo más antiguo primero, con un botón a la pantalla que resuelve cada fila. Los estudiantes presentan formularios y solicitudes en línea, los docentes ingresan sus propias calificaciones y su mes, y el extracto bancario se concilia solo con las facturas. A la secretaría le queda decidir.
- Una bandeja de trabajo en lugar de una pila de correos
- La pantalla consulta; la secretaría decide, y el motivo queda guardado
- Cada documento numerado, con un código que cualquiera puede verificar
El día parte de lo que espera
Cada módulo que usa la institución agrega sus filas a una sola lista en la página de inicio: un acta de examen que nadie ha firmado, una solicitud que pasó su plazo objetivo, un pago que no calza con ninguna factura, una tesis cuya comisión no está nombrada. Cada fila dice qué espera, acerca de quién y desde hace cuánto; las atrasadas están marcadas. Una lista vacía significa que el trabajo está hecho.
Qué cambia en la secretaría
- Nada se digita dos veces. Los programas, las asignaturas, el plan de estudios y los estudiantes de este año vienen de Wise Timetable, y los estudiantes vuelven al horario por sí solos.
- Los estudiantes llenan sus propios formularios. El formulario de matrícula, un cambio de domicilio y una solicitud llegan en línea, confirmados con un código por correo; la secretaría los revisa, los aprueba o se los devuelve al estudiante.
- Los docentes hacen su parte. Ingresan las calificaciones en sus actas de examen y entregan su mes desde el horario; la secretaría firma y aprueba.
- El dinero se concilia solo. Se importa el extracto bancario y cada pago se concilia por su referencia; solo lo que no calza espera a la secretaría.
- Las consultas se atienden solas hasta que alguien deba responder. El formulario web de consultas y el de quienes se presentan en ventanilla ponen a cada prospecto en una sola ficha y lo entregan a un asesor de admisión, que recibe cada mañana una lista de seguimientos. Véase consultas y campañas.
- Lo que le ocurre a un estudiante es una sola acción: un traslado, un retiro, una pausa y el regreso, cada uno con su fecha, motivo y resolución, guardados en el expediente del estudiante.
- Una página por cosa. Un estudiante, un acta de examen, una solicitud: todo sobre ella, con su historial, en su propia página. Cada lista tiene búsqueda, páginas y exportación a Excel.
- La pantalla consulta, no rechaza. Un número de documento de identidad que no cuadra o un segundo estudiante con el mismo nombre se nombra bajo “Antes de guardar”; la secretaría elige Guardar de todos modos o lo corrige. Solo se rechaza lo que los datos no pueden contener.
Los módulos en que trabaja la secretaría
Cada uno tiene su propia página con lo que hace, cómo va y lo que conviene saber.
Consultas y campañas
El formulario web de consultas, visitas en ventanilla, campañas y asesores de admisión con sus seguimientos.
Admisión y matrícula
Convocatorias, postulaciones, clasificación, matrícula en línea y certificados.
Exámenes y calificaciones
Actas de examen, ingreso de calificaciones en línea, reglas que dicen por qué, cierre y certificado de notas.
Finanzas
Lista de precios, cuotas, facturas con código QR de pago, pagos y quién debe qué.
Solicitudes y resoluciones
Solicitudes de estudiantes con adjuntos, respondidas con resoluciones numeradas.
Quién ve qué en la secretaría
Quien administra Wise Ed en la institución arma los roles a partir de elementos del menú, cada uno cerrado, abierto para ver o abierto para ver y modificar, y limita un rol a algunas sedes donde la institución tiene más de una.
- Un funcionario ve solo lo que abre su rol. La bandeja de trabajo muestra solo filas de pantallas que puede abrir.
- Nada se reescribe en silencio. Una calificación se corrige con una entrada nueva, una factura con una nota de crédito, un documento con una nueva emisión; lo anterior queda en el historial con quién y cuándo.
- Las consultas de registros sensibles quedan registradas, como una entrada de apoyo o disciplinaria en el expediente del estudiante.
Preguntas de las secretarías académicas
¿Seguimos necesitando los formularios en papel?
No para lo que cubre Wise Ed. Los estudiantes confirman su formulario de matrícula y sus solicitudes con un código de un solo uso enviado a su correo en lugar de una firma, y las resoluciones, certificados y títulos llevan un código de verificación que cualquiera puede revisar sin iniciar sesión.
¿Y si el caso de un estudiante no calza con las reglas?
Las reglas dicen por qué y hasta cuándo, y la secretaría puede dejar una de lado con un motivo que se conserva. Wise Ed no decide por la secretaría; se asegura de que la decisión quede escrita.
¿Cómo lo aprendemos?
La guía para la secretaría académica recorre las tareas de todos los días paso a paso, y el signo de interrogación de la barra superior de la secretaría abre la guía en PDF en su idioma.
¿Podemos empezar con solo una parte?
Sí. Los registros, la sincronización con el horario y los ajustes siempre están activos; cada otro módulo se activa o se apaga en un solo panel, y apagar uno no borra nada.
Vea Wise Ed en su propia institución
Reserve una presentación en línea. Recorreremos cómo trabaja hoy su secretaría académica y le mostraremos la misma tarea en Wise Ed, con sus programas, no con datos de demostración.