Finanzas
Lista de precios, cuotas, facturas con código QR de pago, pagos y quién debe qué.
Dinero y personal
Ayuda financiera
Dinero que un estudiante no tiene que pagar, y dinero que la institución devuelve. Los descuentos y las becas actúan antes de la factura, las exoneraciones sobre lo que ya se debe, y los pagos después del pago, cada uno con su motivo, y ninguno reescribe jamás una factura emitida.
- Descuentos y becas como reglas
- Exoneraciones aprobadas por una segunda persona
- Devoluciones y ayudas pagadas con un archivo SEPA
Qué hace
Tres pantallas en la secretaría, junto a Finanzas: Descuentos y becas, Exoneraciones y Pagos.
- Los descuentos y las becas reducen lo que se cobra a un estudiante, por regla, en el momento en que se genera un cargo.
- Las exoneraciones liberan a un estudiante de un cargo o de una factura que ya se debe, total o parcialmente.
- Los pagos entregan dinero a un estudiante: una devolución de su saldo a favor, o una ayuda pagada con los fondos de ayuda de la institución.
- Funciona sobre Finanzas: los mismos cargos, facturas, pagos y notas de crédito, la misma numeración y el mismo historial.
Los descuentos y las becas son reglas
Escrita una vez, una regla encuentra por sí sola los cargos a los que se aplica.
- Un porcentaje o un monto de descuento sobre los conceptos de la lista de precios que nombra, o sobre todos.
- Para quién: un estudiante nombrado, quienes tienen un estatus especial del expediente del estudiante, un programa, o todos, entre dos fechas.
- Su propia línea en la factura. Cuando se genera un cargo (a mano, cobrando un año completo, o por un intento de examen pagado) la regla agrega su reducción al lado, una sola vez, por más que se cobre el año varias veces. Un cargo cancelado antes de facturarse se lleva su reducción.
- Desde el día en que se guarda. Los cargos generados antes no se reescriben; la secretaría aplica una regla a los cargos abiertos del año a propósito, y se le consulta primero.
- Una beca puede nombrar a su patrocinador, para el lector y la exportación; la factura sigue yendo a la cuenta del estudiante, o al pagador configurado en Finanzas.
- Cuánto ha dado cada regla figura en la regla, y el total del año es una línea de “El año en cifras”.
- Una medida disciplinaria nunca cambia un descuento ni una beca.
Exoneraciones, con doble control
“Exonérenla de la segunda cuota”, “cobrado por error”, “el decano condonó el recargo por mora”: una decisión sobre dinero que ya se debe, con el motivo conservado.
- Sobre un cargo o sobre una factura, total o parcialmente.
- Una segunda persona aprueba por defecto; la institución puede dejar pasar de inmediato los montos pequeños hasta un límite que ella fija.
- Un cargo abierto se reduce o se cancela. En una factura emitida, la exoneración pasa a ser una nota de crédito (un borrador hasta que la contabilidad la libera), de modo que la factura queda como se emitió.
- Nunca más de lo que aún queda por pagar, de modo que una exoneración nunca devuelve dinero: eso es una devolución.
Devoluciones y ayudas pagadas
El dinero que sale de la institución pasa por cuatro pasos y dos personas.
Solicitado
“Estudiantes con saldo a favor” lista a aquellos cuyos pagos ninguna factura ha usado: el dinero que una devolución puede devolver. El funcionario elige una devolución o una ayuda, el estudiante, el IBAN, el monto y el concepto, las palabras que figuran en el extracto bancario del estudiante. Una devolución nunca es mayor que el saldo a favor.
Aprobado por otra persona
Quien lo solicitó puede aprobar su propio pago solo con un motivo (un ajuste de la institución). Una devolución toma el saldo a favor al aprobarse, de modo que no puede pagarse dos veces ni usarse para la factura siguiente.
En un archivo de transferencias SEPA
Los pagos aprobados pasan al siguiente archivo de transferencias de crédito (SEPA, pain.001), que la institución sube a su banco. Desde Wise Ed no se envía nada a un banco.
Marcado como pagado
Cuando el banco lo confirma, los pagos se marcan como pagados. Un pago cancelado antes de pagarse devuelve el saldo a favor.
Para el contador
- Un descuento ya es una línea de su factura, con su propia cuenta, de modo que la exportación de líneas de factura lo incluye.
- Las líneas contables de los pagos son un archivo aparte (fecha, tipo, estudiante, monto, cuenta, IBAN, la referencia de la transferencia y el archivo), nunca parte de la exportación contable general. Sacarlas es un permiso aparte en los roles de la institución, y cada exportación queda registrada.
- Varias sedes: los pagos y sus archivos de transferencia siguen la sede del rol del lector.
Qué ve el estudiante
- En “Mi expediente” del portal del estudiante el estudiante ve “Mis descuentos y becas” y “Dinero que se me pagó”: devoluciones y becas pagadas, con el punto en que está cada pago. El IBAN se muestra solo con sus últimos cuatro dígitos.
Preguntas sobre la ayuda financiera
¿La ayuda financiera es parte de Finanzas?
Es un módulo aparte, junto a Finanzas, con sus propias tres pantallas en el menú de la secretaría. Funciona sobre los cargos, las facturas y los pagos de Finanzas.
¿Una beca cambia la factura?
Le agrega su propia línea. El cargo y la reducción son dos líneas de la misma factura, de modo que el estudiante y el contador ven lo que se dio.
¿Una sola persona puede entregar dinero?
No sin un motivo. Un pago lo aprueba alguien distinto de quien lo solicitó; aprobar el propio exige un motivo, que se conserva.
¿Cuál es la diferencia entre una exoneración y una devolución?
Una exoneración reduce lo que aún se debe y nunca devuelve dinero. Una devolución paga el saldo a favor de un estudiante a su cuenta bancaria.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Expediente del estudiante
Estatus especiales, entradas de apoyo, casos disciplinarios y alertas de asistencia.
Plan de estudios y registros
Programas, asignaturas, el plan de estudios y la ficha del estudiante, cada cambio guardado.
Administración
Activar módulos, roles por ítem del menú, listas de códigos, sedes e idiomas.
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