Consultas y campañas
El formulario web de consultas, visitas en ventanilla, campañas y asesores de admisión con sus seguimientos.
Comunicación
Relaciones y exalumnos
Un CRM en las palabras de una secretaría académica, no de un equipo de ventas: una ficha por persona, desde la primera consulta, pasando por los años de estudio, hasta los años como exalumno. Sin embudos ni oportunidades: quién es la persona para la institución, cada contacto con ella, qué se le debe y a qué dio su consentimiento.
- El ciclo de vida sigue al registro: postulante, estudiante, exalumno
- Sin consentimiento no hay mensaje, y cada consulta a una persona queda registrada
- Los exalumnos mantienen al día sus propios datos
Qué hace
- Una ficha por persona (prospecto, estudiante, exalumno o contacto de una empresa) con cada llamada, nota, correo, reunión y evento al que asistió en una sola línea de tiempo, un cuadro arriba para registrar el siguiente contacto, y seguimientos que llegan a la bandeja de trabajo: a quién le debo una llamada.
- El ciclo de vida sigue al registro. Un prospecto cuya postulación es aceptada pasa a ser estudiante por sí solo; una titulación registrada en Finalización de estudios lo hace exalumno. Nadie tiene que acordarse de vincularlos.
- Prospectos en las palabras de la propia institución: sus etapas (consulta, en contacto, vino a una jornada de puertas abiertas, postuló, ya no le interesa) y sus fuentes (una feria educativa, el formulario web, una llamada), renombradas o ampliadas a su gusto. Cómo llegan (el formulario web de consultas, quienes se presentan en ventanilla, las campañas) y los asesores de admisión que los atienden están en Consultas y campañas.
- Empresas y socios (empleadores de egresados, lugares de práctica, instituciones asociadas) con sus personas de contacto.
- Segmentos y exportaciones: filtros guardados con su alcance según los consentimientos, a los que Mensajes envía los avisos.
- También se llega a las personas sin registro de estudiante (prospectos, el personal de una empresa, exalumnos de antes de Wise Ed) por correo, con su consentimiento, con el mensaje en su línea de tiempo y una forma de darse de baja en cada correo.
- Noticias, eventos y ofertas de mentoría para los exalumnos, con quién se inscribió y quién asistió.
- Los contactos de fuera llegan por la API pública y Zapier, como un contacto nuevo o actualizado; véase Integraciones.
El portal de exalumnos
Parte del portal del estudiante, para egresados: mantienen al día sus datos, eligen cómo puede contactarlos la institución, encuentran a sus compañeros y siguen en contacto.
- Sus propios datos: contacto, unas líneas sobre sí mismos, trabajo, estudios posteriores y cómo ayudarían a la institución: como mentor, como conferencista invitado o con un lugar de práctica.
- La regla antes del formulario. Cada parte dice bajo su título si un cambio rige de inmediato o espera a la secretaría académica, según decida la institución, parte por parte.
- Una vez al año, un solo botón: “¿siguen siendo correctos sus datos?”. Responder que sí es una sola pulsación.
- Un directorio por elección propia. Figurar en él es un consentimiento como los demás, y lo que ven los compañeros lo decide el propio exalumno. “Conectar” envía un mensaje breve; ninguno ve la dirección del otro hasta que se acepta.
- Iniciar sesión cuando el correo institucional ya se cerró: el código de inicio de sesión de un egresado llega a la dirección privada que mantiene al día.
- Un estudiante en curso ve solo cómo puede contactarlo la institución, y que el resto se abre al titularse.
Consentimientos y quién ve qué
- Los consentimientos son evidencia: por persona y finalidad (correo, teléfono, boletín, eventos, el directorio), con fecha y con la forma en que se dieron. Una revocación es una entrada nueva; nada se reescribe, y sin entrada no hay consentimiento.
- Los segmentos y las exportaciones dejan fuera a quien no consintió. Incluirlo exige un motivo, y el motivo queda registrado.
- Cada consulta queda registrada: cada apertura de la ficha de una persona y cada persona incluida en una exportación.
- Se pregunta, no se rechaza: una persona nueva cuyo correo ya tiene otro registro, un seguimiento con fecha pasada, vincular a un estudiante que ya tiene ficha en el CRM (las dos se fusionan). Cada caso se consulta y se hace una vez confirmado.
Preguntas sobre relaciones y exalumnos
¿Es un CRM de ventas?
No. No hay embudos ni oportunidades. Es un registro de personas y contactos, con los seguimientos y consentimientos que necesita una secretaría académica, y se llena solo desde la admisión, la matrícula y la titulación.
¿Podemos incorporar a los exalumnos que ya tenemos?
Sí. Los contactos del CRM entran con el asistente de importación, con una prueba previa; los consentimientos pueden registrarse como importados. Véase entrada y salida de datos.
¿Qué ve un exalumno de los demás exalumnos?
Solo a quienes eligieron figurar en el directorio, y de ellos solo lo que cada uno eligió mostrar; nunca una dirección de correo antes de que se acepte una conexión. Una conexión rechazada no puede volver a pedirse durante seis meses, salvo que se ajuste.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Mensajes
Mensajes directos y por departamento, avisos, alertas y mensajes de texto.
Admisión y matrícula
Convocatorias, postulaciones, clasificación, matrícula en línea y certificados.
Finalización de estudios
La tesis del tema a la defensa, el título y el Suplemento al Diploma.
Integraciones
API pública, Zapier, webhooks, Moodle y LTI, acceso con Microsoft, contabilidad.
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