Admisión y matrícula
Convocatorias, postulaciones, clasificación, matrícula en línea y certificados.
Registros y admisión
Plan de estudios y registros
El núcleo sobre el que se apoya todo otro módulo: programas de estudio, asignaturas, el plan de estudios y la ficha del estudiante. Siempre está activo, parte de lo que Wise Timetable ya sabe, y cada cambio se guarda con quién lo hizo y cuándo.
- Traído desde el horario en una sola acción
- Un vocabulario de estados, cada etiqueta explicada
- Cada cambio guardado, campo por campo
Qué hace
- Programas, más allá del horario. Un programa nace en el horario, donde se definen sus años y menciones; Wise Ed agrega lo que el horario no sabe: el ciclo y el tipo de estudio, los créditos, los códigos nacionales de clasificación de la educación (nivel y área), el título que otorga, las fechas de acreditación, la modalidad y el idioma de estudio.
- Un catálogo de asignaturas. El código de cada asignatura, su nombre en el idioma de la institución y en inglés, sus ECTS, sus horas por tipo (clases magistrales, seminarios, práctica, otras y estudio autónomo), su responsable entre los docentes del horario, cómo se evalúa y un enlace a su sílabo.
- El plan de estudios, año por año. Qué asignatura se dicta en qué año y mención, obligatoria o electiva, en qué semestre, con los créditos que suman cada año y semestre mostrados debajo: nadie los suma con una calculadora.
- La ficha del estudiante. Datos personales, con el documento de identidad verificado según la regla del país de la institución: su dígito verificador y, donde el número los lleva, la fecha de nacimiento y el sexo se comparan con la ficha; y las matrículas año por año, cada una con su tipo (primera, continuación, repitencia, año adicional, traslado), su modalidad y, en una institución con varias sedes, su sede.
- Un historial de todo. La página del estudiante muestra lo que le ha pasado en cualquier módulo, lo más nuevo primero (matrículas, exámenes, solicitudes, facturas, documentos y cambios), cada línea con quién la ingresó.
- Un vocabulario de estados. Una postulación, un formulario de matrícula, una solicitud, un acta de examen, una factura: las mismas pocas palabras en cada pantalla, y cada etiqueta tiene un texto de ayuda que dice qué significa y a quién le toca.
- Listas de códigos que la institución edita. Los tipos de programa, las modalidades de estudio, los tipos de matrícula y las formas de evaluar son listas propias de la institución, sembradas para su país con palabras en cada idioma; y también lo es la escala de calificaciones. Un valor apagado sigue siendo legible en todo registro que lo lleva.
Cambios de estudios, contactos y documentos
Lo que le ocurre a un estudiante durante sus estudios, cada cosa como una sola acción con su historial.
- Cambios de estudios guiados. Un traslado a otro programa (o a otro año, mención o modalidad del mismo), un retiro, una finalización, una pausa y el regreso: una acción cada uno, con su fecha, el motivo de la institución y el número de la resolución. El estado cambia con ella, un traslado mueve la matrícula, y los cargos abiertos aún no facturados pueden cancelarse en el mismo paso; lo ya facturado se deja a una nota de crédito o a una exoneración. El expediente del estudiante guarda el historial.
- Contactos de emergencia: a quién llamar y en qué orden: un nombre, qué es para el estudiante, dos teléfonos y un correo. No es un apoderado: nunca inicia sesión y nunca se le envía nada. Los estudiantes mantienen al día sus contactos en el portal salvo que la institución lo desactive, y el registro anota que un contacto cambió, nunca su nombre ni su número.
- Documentos y elegibilidad. Certificados y otros documentos por estudiante, de los tipos de la institución: un escaneo (PDF, PNG o JPEG) o solo las fechas de un original visto en ventanilla, con su vigencia. Un funcionario marca cada uno como verificado, o rechazado con un motivo; un tipo que la institución exige a todos aparece en el expediente como en regla, faltante, vencido o sin verificar, y una lista muestra los documentos de cada estudiante que esperan verificación o están por vencer. Cada apertura de un escaneo queda registrada.
- El período de ingreso, donde una institución matricula más de una vez al año, en la matrícula, para que los precios y cargos puedan seguir al ingreso y a la cohorte. Una institución con un solo ingreso nunca lo ve.
Cómo lo llena una institución
Traer desde el horario
Una acción en el panorama trae los programas, las asignaturas, el plan de estudios que conoce el horario y los estudiantes de este año con su matrícula. La pantalla cuenta primero lo que agregaría, y solo agrega: presionarla de nuevo no cambia nada de lo que ya está.
Completar lo que el horario no sabe
El ciclo, los códigos y los créditos de un programa; los ECTS y las horas de una asignatura; los datos personales de los estudiantes: digitados, o traídos de un archivo mediante el asistente de importación.
Dejar que la bandeja de trabajo señale las brechas
La página de inicio cuenta los estudiantes activos sin un documento de identidad válido, dos fichas que comparten un número, estudiantes activos no matriculados este año y asignaturas en ningún plan de estudios; cada uno a un clic de la lista de exactamente esos. Desde entonces, la admisión y la sincronización con el horario trabajan sobre la misma ficha.
Reglas que dicen por qué
La pantalla nombra lo que es inusual y consulta; decide la secretaría. Solo se rechaza lo que la base de datos no puede contener: una segunda asignatura con el mismo código, un segundo estudiante con el mismo número de matrícula.
- Se consulta, no se rechaza: un documento de identidad que no cuadra, un responsable que el horario ya no tiene, un año más allá de la duración del programa, una mención que el horario tiene en otro año, una asignatura inactiva puesta en un plan de estudios.
- Cada cambio guardado, campo por campo, con quién lo hizo y cuándo. El documento de identidad y los números tributarios se registran solo como “modificado”, nunca copiados al historial: una segunda copia sería un segundo lugar desde donde podrían filtrarse.
- Historial en el idioma del lector. Una línea del historial se guarda como lo que ocurrió y con qué valores, y cada pantalla la redacta para su lector.
- Un plan de estudios reformado convive con el antiguo. Cada fila del plan de estudios lleva el año desde el que rige, y el avance curricular mantiene a cada estudiante en la versión de su primera matrícula.
- El horario se lee, no se escribe. Wise Ed lee los programas, docentes y clases del horario y escribe solo en sus propias tablas, mediante una cuenta que no puede escribir nada más.
- Quién ve qué lo decide la institución. Sin roles, todos en la secretaría ven las fichas; con roles, una persona ve las pantallas que su rol desbloquea, y un rol puede limitarse a algunas sedes.
Preguntas sobre el plan de estudios y los registros
¿Tenemos que digitar de nuevo nuestros programas?
No. Ya viven en Wise Timetable, con sus años y menciones; usted agrega solo lo que el horario no guarda.
¿Podemos cambiar las listas de códigos nosotros mismos?
Sí. Son de la institución y se editan en la pantalla de listas de códigos. Un cambio que toca códigos que ya llevan registros consulta primero y dice cuántos registros los llevan; los registros conservan sus códigos, de modo que un registro escrito este año se lee igual dentro de diez años.
¿Adónde va el documento de identidad de un estudiante?
A la ficha, verificado, y se usa en los documentos y reportes nacionales que lo requieren. El historial dice solo que cambió, y el registro de una importación tampoco lo guarda.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Exámenes y calificaciones
Actas de examen, ingreso de calificaciones en línea, reglas que dicen por qué, cierre y certificado de notas.
Avance curricular
Cada estudiante frente a lo que exige el título, con simulación e informe verificable.
Expediente del estudiante
Estatus especiales, entradas de apoyo, casos disciplinarios y alertas de asistencia.
Sincronización con el horario
Estudiantes y sus grupos escritos en Wise Timetable, con vista previa, cada noche.
Sedes
Varias sedes en una institución: estudiantes, programas, documentos y permisos por sede.
Vea Wise Ed en su propia institución
Reserve una presentación en línea. Recorreremos cómo trabaja hoy su secretaría académica y le mostraremos la misma tarea en Wise Ed, con sus programas, no con datos de demostración.