Relaciones y exalumnos
De la primera consulta a los años de exalumno, con los consentimientos guardados.
Registros y admisión
Consultas y campañas
Antes de que alguien postule, alguien pregunta. Wise Ed recibe la pregunta donde se haga (en el sitio web de la institución, en la ventanilla, en una feria educativa), la pone en una ficha por persona, se la entrega a un asesor de admisión y le recuerda cuándo volver a llamar. Cuando la persona postula, la postulación ya sabe de dónde viene.
- Un formulario alojado en Wise Ed, o pegado en el sitio de la institución
- Cada consulta a un asesor en un minuto, según la regla de la institución
- Campañas que dicen cuántas consultas y postulaciones trajeron
- Parte del módulo de relaciones: se activa junto con él
Qué hace
- El formulario web de consultas, de dos maneras. Una página que aloja Wise Ed, a la que se llega por un enlace, o el mismo formulario en un marco dentro del sitio de la institución: la secretaría copia el código de inserción de los ajustes del formulario e indica los sitios que pueden mostrarlo.
- La institución decide qué pregunta. Nombre y correo siempre; teléfono, país, programa de interés, año de ingreso, cómo conoció la institución y un mensaje, cada uno obligatorio, opcional u omitido. La introducción, el texto de agradecimiento y la redacción del consentimiento, en cualquiera de los idiomas de la secretaría.
- Los consentimientos los marca quien consulta, cada uno con fecha y guardado como evidencia, con el aviso de privacidad de la institución enlazado. La doble confirmación es un solo interruptor: la consulta espera entonces el enlace de un correo de confirmación.
- El mismo correo es la misma persona. Una segunda consulta desde una dirección que la institución ya tiene se convierte en una entrada nueva en la línea de tiempo de esa persona, no en una segunda persona.
- Quienes se presentan en ventanilla, en un formulario pequeño. El estudiante que llega al mostrador se ingresa en segundos, como consulta presencial, a cargo del asesor de la ventanilla; un correo o teléfono ya conocido se consulta (“¿agregar esto a la persona que lo tiene?”), nunca se rechaza.
- Campañas: la feria educativa, la jornada de puertas abiertas, la campaña de otoño en redes sociales. Cada una tiene un código que llevan sus enlaces, de modo que cada consulta que llega por ese enlace se archiva bajo la campaña. La lista muestra cuántas personas trajo cada una, cuántas de ellas postularon y, donde se ingresó un costo, el costo por consulta.
- Una pantalla para el formulario, con el enlace a la página alojada, un enlace por cada campaña en curso, el código de inserción y una vista previa, y lo que trajeron los últimos siete días: personas nuevas, consultas agregadas a personas que ya estaban, las que esperan su confirmación y las rechazadas. El departamento que elija la institución recibe aviso de cada consulta nueva.
Asesores de admisión
Un asesor es un rol propio en la pantalla de Roles. Solo quienes lo tienen se ofrecen cuando alguien debe atender una consulta; donde la institución tiene un solo asesor, el formulario simplemente lo nombra.
- Asignación según la regla de la institución: apagada (las consultas esperan en la lista Sin asignar), por turnos entre los asesores, o por turnos entre los asesores listados para el programa que le interesa a la persona. Una consulta del formulario web tiene su asesor en un minuto.
- Reasignar es una sola acción para una persona o para muchas, a otro asesor o de vuelta a la lista, siempre con un motivo, guardado junto a quién lo hizo y cuándo.
- Los seguimientos llegan donde el asesor mira: a la bandeja de trabajo de la secretaría y, una vez al día, a la hora que fije la institución, una lista por asesor con todo lo que vence hoy o está atrasado, en su bandeja de entrada y por correo si la institución activa la lista matutina.
- Cuando la persona postula, la postulación muestra a su asesor y su campaña, y la ficha de la persona en Relaciones y exalumnos continúa desde allí.
De la primera pregunta a la postulación
Alguien pregunta
En el sitio web de la institución, por el enlace de una campaña, por teléfono o en la ventanilla.
Una ficha para la persona
Con la fuente, la campaña, el programa de interés, el mensaje y los consentimientos, y el asesor que le dio la regla de la institución.
El asesor responde
Cada llamada, correo y reunión en la línea de tiempo de la persona, con el siguiente seguimiento fechado. La etapa (en contacto, vino a una jornada de puertas abiertas, postuló) es una lista de la propia institución.
La persona postula
La postulación queda vinculada a la persona; desde la matrícula en adelante es un estudiante, con su historia conservada.
La dirección lo ve
Insights sigue a cada prospecto desde la primera consulta, pasando por el contacto, la postulación y la aceptación, hasta la matrícula, por fuente, campaña y asesor, y muestra las consultas abiertas que nadie ha contactado por demasiado tiempo.
Protecciones y quién ve qué
- Ningún robot llena el formulario sin que se note: límites por dirección y por institución por hora, un campo oculto que solo llenan los robots, un tiempo mínimo para completarlo y cada formulario utilizable una sola vez. Cada rechazo es una frase clara para quien consulta y una línea que la secretaría puede leer, con el motivo.
- La dirección de internet de quien consulta nunca se guarda, solo una huella suya, que se vacía a los 30 días.
- Nada cambia hasta que la secretaría lo activa. El formulario está apagado por defecto y tiene una vista previa; activarlo sin un aviso de privacidad se consulta, no se rechaza.
- Los asesores y los funcionarios ven a las personas que su rol abre; un funcionario limitado a una sede ve solo su sede, y cada apertura de la ficha de una persona queda registrada.
Preguntas sobre consultas y campañas
¿Necesitamos un sitio web propio para el formulario?
No. La página alojada funciona solo con un enlace: en un afiche, en un boletín, tras un código QR en una feria. Donde la institución tiene un sitio web, el mismo formulario puede insertarse en él.
¿Las consultas también pueden llegar desde otros sistemas?
Sí. La API pública y Zapier crean o actualizan una persona en el CRM, como contacto de captación; véase Integraciones.
¿El rol de asesor es obligatorio?
No. Sin asesores, las consultas esperan en la lista Sin asignar para quien las trabaje, como antes; la regla es un ajuste de la institución.
¿Qué recibe quien consulta?
Un agradecimiento en el idioma del formulario y, con la doble confirmación, primero un correo de confirmación. A nadie se le dice si la institución ya conocía su dirección.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Admisión y matrícula
Convocatorias, postulaciones, clasificación, matrícula en línea y certificados.
Mensajes
Mensajes directos y por departamento, avisos, alertas y mensajes de texto.
Insights
Un panorama para la dirección, admisión desde la primera consulta, exámenes, carga de trabajo y alerta temprana.
Integraciones
API pública, Zapier, webhooks, Moodle y LTI, acceso con Microsoft, contabilidad.
Para seguir leyendo
Vea Wise Ed en su propia institución
Reserve una presentación en línea. Recorreremos cómo trabaja hoy su secretaría académica y le mostraremos la misma tarea en Wise Ed, con sus programas, no con datos de demostración.