Relations et anciens étudiants
De la première demande aux années d’ancien étudiant, avec les consentements conservés.
Dossiers et admission
Demandes d’information et campagnes
Avant que quelqu’un candidate, quelqu’un pose une question. Wise Ed reçoit la question où qu’elle soit posée — sur le site de l’établissement, au guichet, à un salon de l’étudiant —, la place sur une page par personne, la confie à un conseiller d’admission et lui rappelle quand rappeler. Quand la personne candidate, la candidature sait déjà d’où elle vient.
- Un formulaire hébergé par Wise Ed, ou collé dans le site de l’établissement
- Chaque demande confiée à un conseiller en moins d’une minute, selon la règle de l’établissement
- Des campagnes qui disent combien de demandes et de candidatures elles ont apportées
- Fait partie du module relations : activé avec lui
Ce qu’il fait
- Le formulaire web de demande, sous deux formes. Une page hébergée par Wise Ed, atteinte par un lien, ou le même formulaire dans un cadre sur le site de l’établissement — la scolarité copie le code d’intégration depuis les réglages du formulaire et nomme les sites autorisés à l’afficher.
- L’établissement décide de ce qu’il demande. Nom et e-mail toujours ; téléphone, pays, programme d’intérêt, année de rentrée, comment la personne a connu l’établissement et un message, chacun obligatoire, facultatif ou omis. L’introduction, le texte de remerciement et la formulation du consentement dans l’une des treize langues de la scolarité.
- Les consentements sont cochés par la personne qui s’informe, chacun daté et conservé comme preuve, avec l’avis de confidentialité de l’établissement en lien. Une double confirmation tient en un interrupteur : la demande attend alors le lien d’un e-mail de confirmation.
- Le même e-mail, c’est la même personne. Une seconde demande depuis une adresse que l’établissement connaît déjà devient une nouvelle entrée dans la chronologie de cette personne, et non une seconde personne.
- Les visites au guichet dans un petit formulaire. L’étudiant qui se présente au guichet est saisi en quelques secondes, comme visite au guichet, pris en charge par le conseiller présent ; un e-mail ou un numéro de téléphone déjà connu fait l’objet d’une question — « l’ajouter à la personne qui l’a ? » — jamais d’un refus.
- Campagnes : le salon de l’étudiant, la journée portes ouvertes, la campagne sociale d’automne. Chacune a un code que portent ses liens, de sorte que chaque demande passant par ce lien est rangée sous la campagne. La liste montre combien de personnes chacune a apportées, combien ont candidaté et — là où un coût a été saisi — le coût par demande.
- Un écran pour le formulaire, avec le lien vers la page hébergée, un lien par campagne en cours, le code d’intégration et un aperçu — et ce qu’ont apporté les sept derniers jours : nouvelles personnes, demandes ajoutées à des personnes déjà présentes, celles en attente de confirmation, et celles écartées. Le service choisi par l’établissement est averti de chaque nouvelle demande.
Conseillers d’admission
Un conseiller est un rôle à part sur l’écran des rôles. Seules les personnes qui le détiennent sont proposées quand quelqu’un doit s’occuper d’une demande ; là où l’établissement n’a qu’un conseiller, le formulaire la nomme simplement.
- Attribué selon la règle de l’établissement : désactivé (les demandes attendent dans la liste Non attribuées), à tour de rôle entre les conseillers, ou à tour de rôle entre les conseillers listés pour le programme qui intéresse la personne. Une demande venue du formulaire web a son conseiller en moins d’une minute.
- Réattribuer est une seule action pour une personne ou plusieurs, vers un autre conseiller ou de retour dans la liste — toujours avec un motif, conservé à côté de son auteur et de sa date.
- Les relances arrivent là où elle regarde : dans la file de travail de la scolarité, et une fois par jour, à l’heure de l’établissement, une liste par conseiller de tout ce qui est dû aujourd’hui ou en retard — dans sa boîte de réception et par e-mail, si l’établissement active la liste du matin.
- Quand la personne candidate, la candidature montre son conseiller et sa campagne, et la page de la personne dans Relations et anciens étudiants poursuit à partir de là.
De la première question à la candidature
Quelqu’un demande
Sur le site de l’établissement, par le lien d’une campagne, par téléphone, ou au guichet.
Une page pour la personne
Avec la source, la campagne, le programme d’intérêt, le message et les consentements — et le conseiller auquel la règle de l’établissement l’a confiée.
Le conseiller répond
Chaque appel, e-mail et rendez-vous sur la chronologie de la personne, avec la prochaine relance datée. L’étape — en contact, venue à une journée portes ouvertes, candidate — est la liste propre de l’établissement.
La personne candidate
La candidature est liée à la personne ; dès l’inscription, elle est étudiante, avec son historique conservé.
La direction le voit
Les indicateurs suivent chaque prospect de la première demande à l’inscription en passant par le contact, la candidature et l’admission — par source, campagne et conseiller, ainsi que les demandes ouvertes que personne n’a contactées depuis trop longtemps.
Protections, et qui voit quoi
- Aucun robot ne remplit le formulaire sans être remarqué : limites par adresse et par établissement et par heure, un champ caché que seuls les robots remplissent, un temps minimal pour le remplir, et chaque formulaire utilisable une fois. Chaque refus est une phrase simple pour la personne et une ligne que la scolarité peut lire, avec la raison.
- L’adresse internet de la personne n’est jamais conservée — seulement son empreinte, effacée après 30 jours.
- Rien ne change tant que la scolarité ne l’active pas. Le formulaire est désactivé par défaut et dispose d’un aperçu ; l’activer sans avis de confidentialité fait l’objet d’une question, pas d’un refus.
- Les conseillers et les employés voient les personnes que leur rôle ouvre, un employé limité à un campus seulement son campus, et chaque ouverture de la page d’une personne est journalisée.
Questions sur les demandes d’information et les campagnes
Nous faut-il notre propre site web pour le formulaire ?
Non. La page hébergée fonctionne avec un simple lien — sur une affiche, dans une lettre d’information, derrière un code QR sur un salon. Là où l’établissement a un site, le même formulaire peut y être intégré.
Des demandes peuvent-elles aussi arriver d’autres systèmes ?
Oui. L’API publique et Zapier créent ou mettent à jour une personne dans le CRM, comme prospect — voir Intégrations.
Le rôle de conseiller est-il obligatoire ?
Non. Sans conseillers, les demandes attendent dans la liste Non attribuées pour qui s’en occupe, comme avant ; la règle est un réglage de l’établissement.
Que reçoit la personne qui s’informe ?
Un remerciement dans la langue du formulaire et — avec la double confirmation — d’abord un e-mail de confirmation. Personne n’apprend si l’établissement connaissait déjà son adresse.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Messages
Messages directs et de service, annonces, alertes et SMS.
Indicateurs
Une vue d’ensemble pour la direction, les admissions dès la première demande, les examens, la charge de travail et l’alerte précoce.
Intégrations
API publique, Zapier, webhooks, Moodle et LTI, connexion Microsoft, comptabilité.
Pour aller plus loin
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.