Relazioni ed ex studenti
Dalla prima richiesta di informazioni agli anni da ex studente, con i consensi conservati.
Anagrafica e ammissione
Richieste di informazioni e campagne
Prima che qualcuno si candidi, qualcuno chiede. Wise Ed raccoglie la domanda ovunque venga posta — sul sito dell’ateneo, allo sportello, a una fiera dell’istruzione —, la mette in una pagina per persona, la assegna a un consulente per le ammissioni e le ricorda quando richiamare. Quando la persona presenta domanda, la domanda sa già da dove proviene.
- Un modulo ospitato da Wise Ed o incollato nel sito dell’ateneo
- Ogni richiesta a un consulente entro un minuto, secondo la regola dell’ateneo
- Campagne che dicono quante richieste e quante domande hanno portato
- Parte del modulo relazioni: si attiva con esso
Che cosa fa
- Il modulo web di richiesta, in due modi. Una pagina ospitata da Wise Ed, raggiunta tramite un link, oppure lo stesso modulo in un frame nel sito dell’ateneo — la segreteria copia il codice di incorporamento dalle impostazioni del modulo e indica i siti web autorizzati a mostrarlo.
- L’ateneo decide che cosa chiedere. Nome ed e-mail sempre; telefono, paese, corso di studio di interesse, anno di ammissione, come ha conosciuto l’ateneo e un messaggio, ciascuno obbligatorio, facoltativo o escluso. L’introduzione, il testo di ringraziamento e la formula del consenso in una qualsiasi delle tredici lingue della segreteria.
- I consensi li spunta chi richiede, ciascuno datato e conservato come prova, con l’informativa sulla privacy dell’ateneo collegata. Il doppio opt-in è un solo interruttore: la richiesta attende allora il link in un’e-mail di conferma.
- La stessa e-mail è la stessa persona. Una seconda richiesta da un indirizzo che l’ateneo ha già diventa una nuova voce nella cronologia di quella persona, non una seconda persona.
- Studenti allo sportello con un piccolo modulo. Lo studente che viene allo sportello è inserito in pochi secondi, come presentatosi di persona, seguito dal consulente allo sportello; un’e-mail o un numero di telefono già noti vengono oggetto di domanda — “aggiungere questo alla persona che li ha?” — mai di rifiuto.
- Campagne: la fiera dell’istruzione, l’open day, la campagna social d’autunno. Ciascuna ha un codice che i suoi link recano, così ogni richiesta tramite quel link è archiviata sotto la campagna. L’elenco mostra quante persone ha portato ciascuna, quante di esse hanno presentato domanda e — dove è stato inserito un costo — il costo per richiesta.
- Una schermata per il modulo, con il link alla pagina ospitata, un link per ogni campagna in corso, il codice di incorporamento e un’anteprima — e ciò che hanno portato gli ultimi sette giorni: nuove persone, richieste aggiunte a persone già presenti, quelle in attesa di conferma e quelle respinte. Il dipartimento scelto dall’ateneo viene informato di ogni nuova richiesta.
Consulenti per le ammissioni
Un consulente è un ruolo a sé nella schermata dei ruoli. Solo le persone che lo hanno vengono proposte quando qualcuno deve occuparsi di una richiesta; dove l’ateneo ha un solo consulente, il modulo lo indica semplicemente.
- Assegnata secondo la regola dell’ateneo: disattivata (le richieste attendono nell’elenco Non assegnate), a turno tra i consulenti, oppure a turno tra i consulenti elencati per il corso di studio a cui la persona è interessata. Una richiesta dal modulo web ha il suo consulente entro un minuto.
- Riassegnare è un’unica azione per una persona o molte, a un altro consulente o di nuovo all’elenco — sempre con un motivo, conservato accanto a chi l’ha fatto e quando.
- I follow-up arrivano dove il consulente guarda: nella coda di lavoro della segreteria e, una volta al giorno, all’ora dell’ateneo, un elenco per consulente di tutto ciò che scade oggi o è in ritardo — nella posta in arrivo e via e-mail, se l’ateneo attiva l’elenco del mattino.
- Quando la persona presenta domanda, la domanda mostra il suo consulente e la sua campagna, e la pagina della persona in Relazioni ed ex studenti prosegue da lì.
Dalla prima domanda alla candidatura
Qualcuno chiede
Sul sito dell’ateneo, tramite il link di una campagna, per telefono o allo sportello.
Una pagina per la persona
Con la fonte, la campagna, il corso di studio di interesse, il messaggio e i consensi — e il consulente a cui l’ha assegnata la regola dell’ateneo.
Il consulente risponde
Ogni chiamata, e-mail e incontro nella cronologia della persona, con il prossimo follow-up datato. La fase — in contatto, venuto a un open day, ha presentato domanda — è un elenco proprio dell’ateneo.
La persona presenta domanda
La domanda è collegata alla persona; dall’iscrizione in poi è uno studente, con la sua cronologia conservata.
La direzione lo vede
Analisi segue ogni potenziale studente dalla prima richiesta attraverso contatto, domanda e accettazione fino all’iscrizione — per fonte, campagna e consulente, e le richieste aperte che nessuno contatta da troppo tempo.
Protezioni e chi vede che cosa
- Nessun robot compila il modulo senza essere notato: limiti per indirizzo e per ateneo all’ora, un campo nascosto che compilano solo i robot, un tempo minimo di compilazione e ogni modulo utilizzabile una volta. Ogni rifiuto è una frase semplice per chi richiede e una riga che la segreteria può leggere, con il motivo.
- L’indirizzo internet di chi richiede non viene mai memorizzato — solo un’impronta di esso, cancellata dopo 30 giorni.
- Nulla cambia finché la segreteria non lo attiva. Il modulo è disattivato per impostazione predefinita e ha un’anteprima; attivarlo senza un’informativa sulla privacy viene chiesto, non rifiutato.
- Consulenti e impiegati vedono le persone che il loro ruolo apre, un impiegato limitato a una sede solo la propria, e ogni apertura della pagina di una persona viene registrata.
Domande su richieste di informazioni e campagne
Ci serve un sito web proprio per il modulo?
No. La pagina ospitata funziona con un semplice link — su un manifesto, in una newsletter, dietro un codice QR a una fiera. Dove l’ateneo ha un sito web, lo stesso modulo può esservi incorporato.
Le richieste possono arrivare anche da altri sistemi?
Sì. L’API pubblica e Zapier creano o aggiornano una persona nel CRM, come potenziale contatto — vedere Integrazioni.
Il ruolo di consulente è obbligatorio?
No. Senza consulenti le richieste attendono nell’elenco Non assegnate per chi se ne occupa, come prima; la regola è un’impostazione dell’ateneo.
Che cosa riceve chi richiede?
Un ringraziamento nella lingua del modulo e — con il doppio opt-in — prima un’e-mail di conferma. A nessuno viene detto se l’ateneo conoscesse già il suo indirizzo.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Ammissione e iscrizione
Bandi, domande, graduatoria, modulo di iscrizione online e certificati.
Messaggi
Messaggi diretti e di dipartimento, comunicazioni, avvisi e SMS.
Analisi
Una panoramica per la direzione, le ammissioni dalla prima richiesta, gli esami, il carico di lavoro e l’allerta precoce.
Integrazioni
API pubblica, Zapier, webhook, Moodle e LTI, accesso Microsoft, contabilità.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.