Relationer och alumner
Från den första förfrågan till alumnåren, med samtycken sparade.
Register och antagning
Förfrågningar och kampanjer
Innan någon söker frågar någon. Wise Ed tar emot frågan var den än ställs — på lärosätets webbplats, vid disken, på en utbildningsmässa —, lägger den på en sida per person, ger den till en antagningsrådgivare och påminner henne när hon ska ringa tillbaka. När personen söker vet ansökan redan varifrån hen kom.
- Ett formulär som Wise Ed är värd för, eller som klistras in på lärosätets egen webbplats
- Varje förfrågan till en rådgivare inom en minut, enligt lärosätets regel
- Kampanjer som anger hur många förfrågningar och ansökningar de gav
- Del av relationsmodulen: slås på tillsammans med den
Vad den gör
- Webbformuläret för förfrågningar, på två sätt. En sida som Wise Ed är värd för, nådd via en länk, eller samma formulär i en ram på lärosätets egen webbplats — studieadministrationen kopierar inbäddningskoden från formulärets inställningar och anger de webbplatser som får visa det.
- Lärosätet bestämmer vad det frågar. Namn och e-post alltid; telefon, land, intresseprogram, intagsår, hur man hörde om lärosätet och ett meddelande var och en obligatoriska, valfria eller utelämnade. Inledningen, tacktexten och samtyckestexten på vilket som helst av studieadministrationens tretton språk.
- Samtycken kryssas i av den som frågar, var och ett daterat och sparat som bevis, med lärosätets integritetsmeddelande länkat. Dubbelt godkännande är en omkopplare: förfrågan väntar då på länken i ett bekräftelsemejl.
- Samma e-postadress är samma person. En andra förfrågan från en adress som lärosätet redan har blir en ny post på den personens tidslinje, inte en andra person.
- Besökare på plats i ett litet formulär. Studenten som kommer till disken registreras på några sekunder, som besökare på plats, och tas om hand av rådgivaren vid disken; en e-postadress eller ett telefonnummer som redan är känt ger en fråga — ”lägg till detta hos personen som har det?” — det vägras aldrig.
- Kampanjer: utbildningsmässan, öppet hus, höstens kampanj i sociala medier. Var och en har en kod som dess länkar bär, så att varje förfrågan via den länken förs under kampanjen. Listan visar hur många personer var och en gav, hur många av dem som sökte och — där en kostnad angetts — kostnaden per förfrågan.
- En skärm för formuläret, med länken till den värdade sidan, en länk per pågående kampanj, inbäddningskoden och en förhandsgranskning — och vad de senaste sju dagarna gav: nya personer, förfrågningar som lagts till personer som redan fanns, de som väntar på sin bekräftelse och de som avvisats. Den avdelning som lärosätet väljer får veta om varje ny förfrågan.
Antagningsrådgivare
En rådgivare är en egen roll på skärmen Roller. Bara de som har den erbjuds när någon ska ta hand om en förfrågan; där lärosätet har en rådgivare anger formuläret helt enkelt henne.
- Tilldelas enligt lärosätets regel: av (förfrågningarna väntar i listan Ej tilldelade), i tur och ordning bland rådgivarna, eller i tur och ordning bland de rådgivare som är listade för det program personen är intresserad av. En förfrågan från webbformuläret får sin rådgivare inom en minut.
- Att omfördela är en åtgärd för en person eller flera, till en annan rådgivare eller tillbaka till listan — alltid med ett skäl, sparat bredvid vem som gjorde det och när.
- Uppföljningar hamnar där hon tittar: i studieadministrationens arbetskö, och en gång om dagen, vid lärosätets timme, en lista per rådgivare över allt som förfaller i dag eller är försenat — i hennes inkorg och via e-post, om lärosätet slår på morgonlistan.
- När personen söker visar ansökan hens rådgivare och kampanj, och personens sida i Relationer och alumner fortsätter därifrån.
Från den första frågan till ansökan
Någon frågar
På lärosätets webbplats, via en kampanjs länk, per telefon eller vid disken.
En sida för personen
Med källan, kampanjen, intresseprogrammet, meddelandet och samtycken — och den rådgivare som lärosätets regel gav den till.
Rådgivaren svarar
Varje samtal, e-postmeddelande och möte på personens tidslinje, med nästa uppföljning daterad. Steget — i kontakt, kom på öppet hus, sökte — är lärosätets egen lista.
Personen söker
Ansökan länkas till personen; från registreringen är hen student, med sin historik sparad.
Ledningen ser det
Analyser följer varje intressent från den första förfrågan via kontakt, ansökan och antagning till registrering — per källa, kampanj och rådgivare, och de öppna förfrågningar som ingen har kontaktat på för länge.
Skydd, och vem som ser vad
- Ingen robot fyller i formuläret obemärkt: gränser per adress och per lärosäte och timme, ett dolt fält som bara robotar fyller i, en minimitid för att fylla i det och varje formulär kan användas en gång. Varje avslag är en enkel mening till den som frågar och en rad som studieadministrationen kan läsa, med skälet.
- Frågarens internetadress sparas aldrig — bara ett fingeravtryck av den, som töms efter 30 dagar.
- Inget ändras förrän studieadministrationen slår på det. Formuläret är avslaget som standard och har en förhandsgranskning; att slå på det utan ett integritetsmeddelande frågas, vägras inte.
- Rådgivare och handläggare ser de personer som deras roll öppnar, en handläggare begränsad till ett campus bara sitt campus, och varje öppnande av en persons sida loggas.
Frågor om förfrågningar och kampanjer
Behöver vi en egen webbplats för formuläret?
Nej. Den värdade sidan fungerar med bara en länk — på en affisch, i ett nyhetsbrev, bakom en QR-kod på en mässa. Där lärosätet har en webbplats kan samma formulär bäddas in i den.
Kan förfrågningar komma från andra system också?
Ja. Det öppna API:et och Zapier skapar eller uppdaterar en person i CRM, som en lead — se Integrationer.
Är rådgivarrollen obligatorisk?
Nej. Utan rådgivare väntar förfrågningarna i listan Ej tilldelade på den som arbetar med dem, som förut; regeln är lärosätets inställning.
Vad får den som frågar?
Ett tack på formulärets språk och — med dubbelt godkännande — först ett bekräftelsemejl. Ingen får veta om lärosätet redan kände till deras adress.
Fungerar med
Varje modul fungerar för sig. Det här är de som den gör mer tillsammans med.
Antagning och registrering
Utlysningar, ansökningar, rangordning, registreringsformuläret online och intyg.
Meddelanden
Direktmeddelanden och meddelanden mellan institutioner, anslag, aviseringar och sms.
Analyser
En översikt för ledningen, antagning från första förfrågan, tentor, arbetsbelastning och tidig varning.
Integrationer
Öppet API, Zapier, webhooks, Moodle och LTI, Microsoft-inloggning, bokföring.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.