Relações e antigos estudantes
Do primeiro contacto aos anos de antigo estudante, com os consentimentos guardados.
Registos e admissão
Pedidos de informação e campanhas
Antes de alguém se candidatar, alguém pergunta. O Wise Ed recebe a pergunta onde quer que seja feita — no site da escola, ao balcão, numa feira de educação —, coloca-a numa página por pessoa, entrega-a a um orientador de admissão e lembra-o de quando voltar a ligar. Quando a pessoa se candidata, a candidatura já sabe de onde veio.
- Um formulário alojado pelo Wise Ed, ou colado no site da própria escola
- Cada pedido de informação entregue a um orientador em um minuto, segundo a regra da escola
- Campanhas que dizem quantos pedidos de informação e candidaturas trouxeram
- Parte do módulo de relações: ativado com ele
O que faz
- O formulário de contacto na web, de duas formas. Uma página alojada pelo Wise Ed, acessível por uma ligação, ou o mesmo formulário num frame no site da própria escola — a secretaria copia o código de incorporação das definições do formulário e indica os sites autorizados a mostrá-lo.
- A escola decide o que pergunta. Nome e e-mail sempre; telefone, país, programa de interesse, ano de entrada, como conheceu a escola e uma mensagem, cada um obrigatório, opcional ou omitido. A introdução, o texto de agradecimento e a redação do consentimento em qualquer dos treze idiomas da secretaria.
- Os consentimentos são assinalados por quem pergunta, cada um datado e guardado como prova, com a declaração de privacidade da escola ligada. O duplo consentimento é um único interruptor: o pedido fica então à espera da ligação num e-mail de confirmação.
- O mesmo e-mail é a mesma pessoa. Um segundo pedido de um endereço que a escola já tem torna-se uma nova entrada na cronologia dessa pessoa, não uma segunda pessoa.
- Visitas presenciais num pequeno formulário. O estudante que vem ao balcão é registado em segundos, como visita presencial, acompanhado pelo orientador do balcão; um e-mail ou número de telefone já conhecido é perguntado — «acrescentar à pessoa que o tem?» — nunca recusado.
- Campanhas: a feira de educação, o dia aberto, a campanha social de outono. Cada uma tem um código que as suas ligações transportam, pelo que cada pedido feito através dessa ligação fica arquivado na campanha. A lista mostra quantas pessoas cada uma trouxe, quantas delas se candidataram e — onde um custo foi introduzido — o custo por pedido.
- Um ecrã para o formulário, com a ligação à página alojada, uma ligação por campanha em curso, o código de incorporação e uma pré-visualização — e o que os últimos sete dias trouxeram: pessoas novas, pedidos acrescentados a pessoas já existentes, os que aguardam confirmação e os rejeitados. O departamento que a escola escolhe é avisado de cada novo pedido.
Orientadores de admissão
Um orientador é uma função própria no ecrã de Funções. Só as pessoas que a detêm são propostas quando alguém tem de tratar de um pedido; onde a escola tem um só orientador, o formulário limita-se a indicá-lo.
- Atribuído pela regra da escola: desativado (os pedidos aguardam na lista Não atribuídos), à vez entre os orientadores, ou à vez entre os orientadores indicados para o programa em que a pessoa está interessada. Um pedido do formulário web tem o seu orientador em um minuto.
- Reatribuir é uma só ação para uma pessoa ou várias, para outro orientador ou de volta à lista — sempre com um motivo, guardado junto de quem o fez e quando.
- Os acompanhamentos chegam onde o orientador olha: na fila de trabalho da secretaria e, uma vez por dia, à hora da escola, uma lista por orientador de tudo o que vence hoje ou está em atraso — na sua caixa de entrada e por e-mail, se a escola ativar a lista matinal.
- Quando a pessoa se candidata, a candidatura mostra o seu orientador e campanha, e a página da pessoa em Relações e antigos estudantes continua a partir daí.
Da primeira pergunta à candidatura
Alguém pergunta
No site da escola, através da ligação de uma campanha, por telefone ou ao balcão.
Uma página para a pessoa
Com a origem, a campanha, o programa de interesse, a mensagem e os consentimentos — e o orientador a quem a regra da escola a entregou.
O orientador responde
Cada chamada, e-mail e reunião na cronologia da pessoa, com o próximo acompanhamento datado. A fase — em contacto, veio a um dia aberto, candidatou-se — é a lista própria da escola.
A pessoa candidata-se
A candidatura fica ligada à pessoa; a partir da matrícula é um estudante, com o seu histórico guardado.
A direção vê
As Análises seguem cada interessado desde o primeiro pedido, passando pelo contacto, candidatura e aceitação, até à matrícula — por origem, campanha e orientador, e os pedidos em aberto que ninguém contacta há demasiado tempo.
Proteções e quem vê o quê
- Nenhum robô preenche o formulário sem ser notado: limites por endereço e por escola por hora, um campo oculto que só os robôs preenchem, um tempo mínimo de preenchimento, e cada formulário utilizável uma só vez. Cada recusa é uma frase simples para quem pergunta e uma linha que a secretaria pode ler, com o motivo.
- O endereço de internet de quem pergunta nunca é guardado — apenas uma impressão digital dele, apagada ao fim de 30 dias.
- Nada muda até a secretaria o ativar. O formulário está desativado por defeito e tem uma pré-visualização; ativá-lo sem declaração de privacidade é perguntado, não recusado.
- Orientadores e funcionários veem as pessoas que a sua função abre, um funcionário limitado a um campus apenas esse campus, e cada abertura da página de uma pessoa fica registada.
Perguntas sobre pedidos de informação e campanhas
Precisamos de um site próprio para o formulário?
Não. A página alojada funciona só com uma ligação — num cartaz, numa newsletter, atrás de um código QR numa feira. Onde a escola tem um site, o mesmo formulário pode ser incorporado nele.
Os pedidos podem chegar também de outros sistemas?
Sim. A API pública e o Zapier criam ou atualizam uma pessoa no CRM, como contacto potencial — ver Integrações.
A função de orientador é obrigatória?
Não. Sem orientadores, os pedidos aguardam na lista Não atribuídos por quem trabalhar neles, como antes; a regra é uma definição da escola.
O que recebe quem pergunta?
Um agradecimento no idioma do formulário e — com o duplo consentimento — primeiro um e-mail de confirmação. Ninguém é informado de se a escola já conhecia o seu endereço.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Admissão e matrícula
Concursos, candidaturas, seriação, formulário de matrícula online e certificados.
Mensagens
Mensagens diretas e por departamento, avisos, alertas e mensagens de texto.
Análises
Uma visão geral para a direção, admissões desde o primeiro contacto, exames, carga de trabalho e alerta precoce.
Integrações
API pública, Zapier, webhooks, Moodle e LTI, início de sessão Microsoft, contabilidade.
Veja o Wise Ed na sua escola
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