Examens
Logiciel de planification des examens
La planification des examens est un problème différent de celle des cours, et la traiter comme un cas particulier de la même chose est la raison pour laquelle tant d’établissements finissent par la faire dans un tableur. Wise Timetable dispose d’un planificateur d’examens dédié : il génère la session, place chaque étudiant et envoie à chacun son propre planning.
- Générée automatiquement
- Plans de salle place par place
- Inclus dans la licence
Pourquoi les examens sont plus difficiles que les cours
Dans un emploi du temps de cours, vous planifiez des groupes. Dans un calendrier d’examens, vous devez considérer des étudiants individuels, car la combinaison de modules de chaque étudiant est potentiellement unique.
Cela change entièrement la nature de la vérification des conflits. Deux épreuves qu’aucun groupe d’étudiants ne partage peuvent tout de même entrer en collision pour les onze étudiants qui suivent une combinaison d’options inhabituelle — et ces onze étudiants l’apprendront le matin de l’examen si votre système ne vérifie qu’au niveau du groupe.
Les examens comportent aussi des règles que l’enseignement ignore : combien d’épreuves un étudiant peut passer par jour et sur des jours consécutifs, une capacité de salle calculée sur l’espacement des places plutôt que sur l’effectif, et qui surveille chaque salle.
Ce que gère le module
Un seul outil de planification des examens dans l’application de bureau, des salles d’examen et des inscriptions jusqu’au dernier e-mail.
- Génère automatiquement le calendrier des examens à partir de la liste des examens, des dates et heures de début de la session et des salles d’examen
- Vérifie les conflits étudiant par étudiant, à partir des inscriptions aux cours de chacun plutôt qu’à partir des groupes
- Place chaque candidat à une rangée et une colonne dans une salle nommée, jamais à côté d’un autre étudiant qui passe la même épreuve
- Répartit un grand examen sur autant de salles que nécessaire lors d’une même séance, et indique à chaque candidat la salle où il compose réellement
- Limite le nombre d’examens qu’un étudiant passe par jour, le nombre de matières principales par jour et le nombre de jours consécutifs
- Ne confie jamais au surveillant d’un cours deux examens dans des salles différentes lors d’une même séance
- Surveillants choisis dans la liste des enseignants par salle et par séance, un surveillant en chef pour chaque salle, et le nombre de candidats par surveillant sous les yeux
- Déplace un examen vers une autre salle après la génération, sans régénérer le reste
- Envoie par e-mail à chaque étudiant sa propre convocation d’examen et à chaque surveillant sa propre liste de service, chacune en pièce jointe du message
Des salles d’examen à chaque boîte de réception
L’ordre dans lequel travaille un service d’emplois du temps. Les trois premières étapes se mettent en place une fois puis restent à jour ; la session elle-même prend un après-midi la première fois, et environ une heure ensuite.
Marquer les salles d’examen
Cochez une salle comme salle d’examen et donnez-lui une grille de places — colonnes et rangées de tables, dimensionnées pour un examen plutôt que pour un cours.
Importer les inscriptions
Qui passe quel examen découle des inscriptions aux cours : saisies à la main, importées depuis un fichier CSV ou reprises du système d’information étudiant. Les groupes ne sont pas utilisés.
Désigner les surveillants et les matières principales
Chaque cours désigne son surveillant d’examen, et les matières autour desquelles un programme est construit sont marquées comme principales, afin qu’une limite quotidienne plus stricte puisse s’y appliquer.
Choisir les cours et les dates
Choisissez les cours qui donnent lieu à un examen lors de cette session, puis ajoutez jusqu’à douze dates avec jusqu’à cinq heures de début chacune, et réglez les trois limites par étudiant.
Générer et lire le résultat
Le planificateur indique combien d’examens il a placés, sur combien de jours et de salles, et lesquels il n’a pas pu placer et combien d’inscriptions d’étudiants ils concernent.
Doter les salles en personnel et envoyer
Choisissez les surveillants dans la liste des enseignants par salle et par séance, envoyez-vous un test, puis envoyez à chaque étudiant et à chaque surveillant son propre planning.
Des plans de salle qui tiennent le matin de l’examen
Chaque candidat reçoit une salle, une rangée et une colonne, et le plan est établi avec le planning plutôt que dans un tableur la semaine précédente.
Deux étudiants qui passent la même épreuve ne sont jamais placés l’un à côté de l’autre, sauf si la vérification du voisinage est désactivée pour une session où le placement n’est pas une mesure contre la triche. Avec le placement en diagonale autorisé — le réglage recommandé — un examen peut utiliser la moitié des tables d’une salle ; sans lui, un quart. Des étudiants qui passent des épreuves différentes peuvent être côte à côte, de sorte que plusieurs examens peuvent partager une même salle.
Cela donne la seule règle à connaître avant une session : le plus grand examen ordinaire que vous pouvez placer correspond à la moitié de votre plus grande salle. Un cours marqué comme grand examen dans ses paramètres d’examen final fait exception : il est réparti sur autant de salles que nécessaire lors d’une même séance, en commençant par les salles ayant le plus de places libres, ses candidats côte à côte — ou séparés aussi par la règle de voisinage, si vous la cochez également. Cela reste un seul examen avec un seul surveillant, chaque candidat est toujours vérifié pour les conflits et on lui indique la salle où il compose réellement, et il n’est placé que lorsque chacun a une place, jamais à moitié. La grille de places est dimensionnée pour l’examen, indépendamment de la capacité d’enseignement de la salle, car une même salle contient un nombre différent de candidats en rangées de tables que lors d’un cours.
La convocation de chaque étudiant indique le cours, la salle, la rangée et la colonne de la place, la date et l’heure de début — tout ce qu’il faut pour entrer dans la bonne salle et s’asseoir à la bonne place.
Surveillants, par salle et par séance
Chaque examen porte le surveillant d’examen de son cours — l’enseignant responsable de l’épreuve — et le planificateur ne confie jamais à cette personne deux examens dans des salles différentes lors d’une même séance. Un grand examen réparti sur plusieurs salles conserve son unique responsable, qui circule entre elles. Le reste de l’équipe, les surveillants (proctors en Amérique du Nord), est ajouté à la main par salle et par séance, car les personnes changent d’une séance à l’autre. Ils sont choisis dans la liste des enseignants, qui contient tous les professeurs ainsi que les administrateurs qui y sont saisis, de sorte que la surveillance n’est pas limitée à ceux qui enseignent. L’un d’eux peut être désigné surveillant en chef — celui qui détient les sujets et signe la feuille d’émargement.
Pour chaque salle, le planificateur indique combien de candidats y composent et combien chaque surveillant en a sous sa garde. Il n’impose aucun ratio, car chaque établissement a le sien, mais une salle en sous-effectif est visible des semaines avant la session plutôt que le matin même. Chaque surveillant reçoit sa propre liste de service : l’examen, le nombre de candidats, la salle, la date et l’heure.
Les ratios, le placement et qui fait quoi le jour J sont traités dans surveillance et placement des examens.
Questions sur la planification des examens
Génère-t-il automatiquement le calendrier des examens ?
Oui. Vous lui donnez les examens, les dates et heures de début de la session et les salles d’examen ; il place les examens dans des séances et des salles et place les candidats. À la fin, il indique ce qu’il a placé et ce qu’il n’a pas pu placer, et le manuel énumère les raisons habituelles pour lesquelles un examen reste non placé, avec la modification qui corrige chacune.
Comment évite-t-il les conflits d’examens ?
Au niveau de l’étudiant individuel. Une séance est refusée pour un examen si l’un de ses étudiants passe déjà un autre examen à ce moment-là, a atteint la limite quotidienne ou enfreindrait la règle sur les jours consécutifs. Les groupes ne jouent aucun rôle, de sorte qu’un conflit qui ne touche que quelques étudiants ayant une combinaison inhabituelle est détecté comme n’importe quel autre.
Quelle taille de session peut-il planifier ?
Jusqu’à douze dates avec cinq heures de début chacune — soixante séances — trente-deux salles d’examen, 1 024 examens, 768 étudiants pour un même examen et 16 384 étudiants dans une session. L’atteinte d’une limite est inscrite dans le journal de l’application, avec le nom de la limite, de sorte qu’une session ayant perdu la fin d’une liste puisse être retrouvée ensuite.
Une session de rattrapage peut-elle être planifiée séparément ?
Oui. Chaque session est son propre projet sur la même base de données, avec sa propre liste des cours donnant lieu à un examen ; une session de rattrapage est donc planifiée comme un projet à part.
Utilise-t-il les mêmes données que l’emploi du temps des cours ?
Il lit les mêmes salles, cours, enseignants et étudiants, de sorte que rien n’est saisi deux fois. C’est toutefois un planificateur distinct : il ne place pas de séances de cours et ne lit pas l’emploi du temps hebdomadaire, et il travaille à partir des inscriptions aux cours plutôt que des groupes. Le plan terminé peut retourner au système d’information étudiant sous forme d’export au niveau de la place.
La planification des examens est-elle payante en supplément ?
Non. Le module est inclus dans chaque licence. Presque partout ailleurs sur ce marché, la planification des examens est une extension facturée séparément.
Télécharger le manuel
- Planifier une session d’examens (PDF, 21 pages)Toute une session d’examens pour ceux qui en conduisent une : construire la session, affecter les candidats aux salles et les surveillants aux séances, les contraintes propres à une période d’examens que n’a pas une semaine de cours, et diffuser le planning final aux étudiants. Gratuit, sans formulaire à remplir.
- Génération par étudiant (PDF, 9 pages)L’autre moitié de la planification au niveau de l’étudiant : construire des groupes et des sections parallèles à partir des données d’inscription plutôt qu’à la main, afin que la vérification des conflits porte sur de vrais étudiants individuels. En production dans une faculté d’environ 2 500 étudiants.
- Wise Timetable User Manual (PDF, 278 pages)Le manuel de bureau complet, examens compris, avec chaque écran illustré. 19 Mo : c’est un téléchargement plutôt qu’une lecture dans un onglet de navigateur.
- Tous les manuels publiésPlus de trente documents et le certificat ISO/IEC 27001, publiés ouvertement, aucun derrière un formulaire.
Capacités associées
- Réservation de sallesDes salles réservées par ceux qui en ont besoin, avec droits de réservation et approbation.
- Wise Exam PlannerUne application web distincte pour construire le calendrier d’examens ; les utilisateurs de Wise Timetable n’en ont généralement pas besoin.
- Applications mobilesL’emploi du temps hebdomadaire sur le téléphone de chaque étudiant, avec une notification push lorsqu’il change.
- Construire un calendrier d’examensTrous, conflits et règles d’aménagement.
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