Informes
Convertir un horario en un informe de pagos
El horario ya sabe quién enseñó qué, cuándo, durante cuánto tiempo, en qué programa y en qué tipo de sesión. Dele una tarifa por hora y le dirá a su departamento de contabilidad lo que se debe.
La idea en un párrafo
Nadie debería volver a teclear un horario en una hoja de cálculo al final de un periodo.
Cada hora de docencia en Wise Timetable ya lleva al docente que la impartió, el curso, el programa de estudios al que pertenece, el tipo de sesión que es — clase magistral, seminario, laboratorio, clínica, como las llame su institución — y la fecha en que tuvo lugar. Un informe de pago es esa información multiplicada por una tarifa.
Las tarifas viven en una tabla pequeña que se escribe una sola vez. Cada docente tiene en ella su propia línea, y ese es el punto: en la mayoría de las facultades no hay dos personas con el mismo contrato, y un sistema que supone una única tarifa para todos no sirve de nada.
La tabla de tarifas
Un archivo, una línea por docente, y deliberadamente en texto plano.
El archivo se llama payments.txt y está en la carpeta de datos del programa. No tiene que ir a buscarlo: el planificador lo abre desde Ajustes → Varios → Ajustes de archivos, donde el botón lleva el nombre del propio archivo.
Una línea es el nombre del docente, seguido de hasta quince tarifas, separadas por punto y coma. Cada tarifa es un código y un importe por hora entre paréntesis:
Novak Janez;LEC(42.00);LAB(31.50);SEM(36.00)
Horvat Maja;LEC(38.00);MED(55.00)
Ese es todo el formato. Es texto plano porque es el tipo de cosa que la secretaria de una facultad necesita poder corregir a las cuatro de un viernes sin pedirle nada a nadie.
Qué significan los campos
Los campos se separan con punto y coma. El primero es la persona; todo lo que sigue es una tarifa.
| Campo | Ejemplo | Lo que debe ser |
|---|---|---|
| Primero | Novak Janez | El docente, escrito exactamente como la aplicación escribe el nombre — apellido y luego nombre, salvo que su escuela haya establecido primero el nombre, en cuyo caso ese orden. La coincidencia es por el nombre, así que la tabla debe mantenerse al día con la lista de docentes. |
| Del segundo al decimosexto | LEC(42.00) | Un código y la tarifa por hora correspondiente. Hasta quince por docente. Se ignoran los espacios alrededor del código. |
| El código | LEC | Puede ser el código de un tipo de ejecución — el tipo de sesión — o el código de un programa de estudios. Sea cual sea, la misma cadena debe aparecer en el tipo o en el programa. |
| El importe | 42.00 | Por hora lectiva, en la moneda en que trabaje la institución. El informe no hace conversiones ni redondea más allá de dos decimales. |
Cómo se elige la tarifa para una hora impartida
La franja se convierte en horas lectivas
Una lección se guarda en la cuadrícula como un número de líneas; el informe lo convierte en las horas lectivas que su institución realmente cuenta, usando la duración de segmento que usted ha configurado. Se suman las horas de las reservas asociadas al mismo curso, tipo de sesión y docente, de modo que una franja de tutoría reservada contra un módulo se paga como el módulo.
Primero se prueba el tipo de sesión
Si el tipo de ejecución de esa sesión tiene un código, y ese código está en la línea del docente, se aplica la tarifa que lo acompaña. Es el caso corriente, y lo que permite pagar a una persona un importe por una clase magistral y otro por un laboratorio.
Después se prueba el programa de estudios
Si ningún tipo de ejecución coincidió, se prueba el código del programa de estudios contra la misma línea. Así paga una institución por programa — un posgrado a una tarifa, un grado a otra — sin importar el tipo de sesión.
Todo lo que no coincide con ninguno se cuenta, pero no se valora económicamente
La hora sigue apareciendo en el total del docente. Simplemente no rinde nada bajo ningún código, y la diferencia entre el total de horas y la suma de las columnas de dinero es la forma de encontrar un código que olvidó definir. El informe no inventa una tarifa por defecto, a propósito.
Una sesión se cuenta una vez por día
Cuando la misma franja llega a un docente dos veces — dos grupos fusionados en una sola impartición, por ejemplo — se cuenta una vez, tanto en horas como en dinero. La impartió una sola vez.
Qué se obtiene
Un CSV, en una de dos formas.
La forma por defecto está pensada para que la lea una persona. Cada docente recibe un bloque: sus horas totales del periodo, el propio periodo y luego una columna por cada código configurado para esa persona con el dinero acumulado bajo él. Debajo, las horas se desglosan por programa de estudios, y bajo cada programa las fechas, cursos y tipos de sesión concretos que las componen. Una facultad puede presentarlo ante un decano.
La forma plana está pensada para que la lea una máquina: una fila por docente, por sesión y por fecha, con el nombre, la semana, el día, el curso, el tipo de sesión, las horas y las ramas de estudio con sus códigos. Es el formato de entrega para un sistema de nómina o de contabilidad que prefiere hacer su propia aritmética. Es un ajuste avanzado y no una segunda opción de menú, y se lo activaremos nosotros.
Un docente sin línea en la tabla de tarifas no se omite. Aparece con sus horas y sin columnas de dinero, que es la respuesta correcta para alguien cuyo contrato no es por horas y la señal evidente para alguien cuya línea simplemente falta.
Cómo producir uno
Reparta sus códigos
Ponga un código en cada tipo de ejecución cuando la tarifa dependa del tipo de docencia, o en cada programa de estudios cuando dependa del programa. Puede hacer ambas cosas; el tipo se prueba primero.
Escriba la tabla de tarifas
Ajustes → Varios → Ajustes de archivos, y luego el botón llamado payments.txt. Una línea por cada docente que cobra por horas.
Datos → Exportar a archivo CSV → Informe de registro del personal
La opción de menú se nombra por el registro y no por el dinero, porque las instituciones que no usan tarifas la usan solo para las horas.
Elija el periodo y, opcionalmente, un tipo de docencia
Cualquier rango de fechas, no solo meses completos. El mismo cuadro de diálogo puede limitar todo el informe a un único tipo de ejecución, que es la forma de producir una reclamación para una categoría de trabajo por separado.
Elija dónde guardar el .csv
Se abre en Excel y en LibreOffice con el separador y la codificación que su institución haya configurado, de modo que no llega como una sola columna de puntos y comas.
Lo que no es, y preferimos decirlo aquí
No es un sistema de nómina. Produce cifras — horas y dinero, por persona, por programa y por tipo de docencia — en una hoja de cálculo. No hay archivo bancario, ni cálculo de impuestos, ni cotizaciones sociales, ni recibo de sueldo.
No hay un formulario de reclamación de autoservicio para el personal. Un docente no inicia sesión ni presenta una reclamación para su aprobación. El informe lo produce la oficina a partir de lo que registra el horario, lo que algunas instituciones prefieren precisamente porque no hay nada que presentar ni nada que disputar después.
Valora el trabajo por horas. Todo lo que en un contrato no sea una tarifa por hora — una asignación anual fija, un honorario de supervisión, un complemento de jefe de departamento — queda fuera y pertenece al sistema que guarde el contrato.
Cuenta lo que está en el horario. La docencia que se impartió y nunca se programó no aparece, lo que es un argumento para mantener el horario fiel a la realidad y no un argumento contra el informe.
El registro firmado, en el navegador
Un documento distinto para otro fin, y el que las facultades eslovenas piden por su nombre.
Junto al informe de pago hay una hoja de constancia del trabajo académico, que se produce en la administración web y no en el escritorio. Se imprime para un docente a la vez, para un mes o para cualquier periodo, y divide lo que hizo en docencia, tutorías, coloquios, exámenes y otras actividades, con líneas de firma para el docente y para la oficina y un encabezado que la facultad escribe una sola vez y que el sistema recuerda después.
Las instituciones eslovenas la conocen como Evalvacija, y en esloveno se llama así porque es la palabra que usan en sus propios informes. Es el mismo documento con dos nombres, y es el que se firma.
Relacionado
- Equilibrar la carga docenteLa otra mitad de los mismos datos: cómo se reparte la docencia entre el personal antes de pagar a nadie por ella.
- Informes para la dirección universitariaLo que pide un decano, y qué pantalla lo responde.
- Cambio desde CELCATCómo se sitúa frente a CELCAT Pay Claim, que allí es un producto aparte y aquí forma parte de la licencia.
- InformesCarga de trabajo docente, utilización de aulas e informes personalizados, en el navegador o como Excel y PDF.
¿Quiere verlo funcionando?
Reserve una presentación en línea de 45 minutos y la recorreremos con el propio problema de programación de su institución.