Wise Timetable
SV

Rapportering

Att förvandla ett schema till en utbetalningsrapport

Schemat vet redan vem som undervisade vad, när, hur länge, på vilket program och i vilken typ av pass. Ge det ett timarvode så kan det tala om för Er ekonomiavdelning vad som ska betalas.

Idén i ett stycke

Ingen ska behöva skriva av ett schema till ett kalkylblad vid terminens slut.

Varje undervisningstimme i Wise Timetable bär redan läraren som höll den, kursen, studieprogrammet den tillhör, typen av pass — föreläsning, seminarium, laboration, klinisk, vad Er institution nu kallar dem — och datumet då den ägde rum. En utbetalningsrapport är den informationen multiplicerad med ett arvode.

Arvodena finns i en liten tabell som Ni skriver en gång. Varje lärare har sin egen rad i den, vilket är poängen: på de flesta fakulteter har inga två personer samma avtal, och ett system som förutsätter ett arvode för alla är helt oanvändbart.

Arvodestabellen

En fil, en rad per lärare, och den är medvetet ren text.

Filen heter payments.txt och ligger i programmets datamapp. Ni behöver inte leta efter den: planeraren öppnar den från Inställningar → Diverse → Filinställningar, där knappen bär filens eget namn.

En rad är lärarens namn, därefter upp till femton arvoden, åtskilda av semikolon. Varje arvode är en kod och ett timbelopp inom parentes:

Novak Janez;LEC(42.00);LAB(31.50);SEM(36.00)

Horvat Maja;LEC(38.00);MED(55.00)

Det är hela formatet. Det är ren text eftersom det är något som en fakultetssekreterare måste kunna rätta klockan fyra en fredag utan att fråga någon.

Vad fälten betyder

Fälten är åtskilda av semikolon. Det första är personen; allt efter det är ett arvode.

FältExempelVad det måste vara
FörstaNovak JanezLäraren, skriven exakt som programmet skriver namnet — efternamn och sedan förnamn, såvida inte Er skola har ställt in förnamn först, i vilket fall den ordningen. Matchningen sker på namnet, så tabellen måste hållas i takt med lärarlistan.
Andra till sextondeLEC(42.00)En kod och timarvodet för den. Upp till femton per lärare. Mellanslag runt koden ignoreras.
KodenLECAntingen koden för en genomförandetyp — typen av pass — eller koden för ett studieprogram. Vilken Ni än sätter måste samma sträng finnas på typen eller programmet.
Beloppet42.00Per skoltimme, i den valuta som institutionen arbetar i. Rapporten gör ingen omräkning och ingen avrundning utöver två decimaler.

Hur ett arvode väljs för en undervisad timme

  1. Passet omvandlas till skoltimmar

    En lektion lagras i rutnätet som ett antal rader; rapporten omvandlar det till de skoltimmar som Er institution faktiskt räknar, med hjälp av den segmentlängd Ni har konfigurerat. Timmar från bokningar kopplade till samma kurs, typ av pass och lärare läggs till, så att en konsultationstid som bokats mot en modul ersätts som modulen.

  2. Typen av pass prövas först

    Om genomförandetypen för det passet har en kod, och den koden finns på lärarens rad, gäller arvodet bredvid den. Det är det vanliga fallet, och det är det som gör att en person kan få ett belopp för en föreläsning och ett annat för en laboration.

  3. Studieprogrammet prövas som andra steg

    Om ingen genomförandetyp matchade prövas studieprogrammets kod mot samma rad. Så betalar en institution per program — ett forskarutbildningsprogram med ett arvode, ett grundutbildningsprogram med ett annat — oavsett typ av pass.

  4. Det som inte matchar något räknas men kostnadsberäknas inte

    Timmen syns fortfarande i lärarens summa. Den ger bara ingenting under någon kod, och skillnaden mellan det totala antalet timmar och summan av beloppskolumnerna är hur Ni hittar en kod som Ni glömt ställa in. Rapporten hittar medvetet inte på något standardarvode.

  5. Ett pass räknas en gång per dag

    Där samma tid når en lärare två gånger — två grupper sammanslagna till ett genomförande, till exempel — räknas den en gång, för timmar och för pengar. De undervisade den en gång.

Vad som kommer ut

En CSV, i en av två former.

Standardformen är skriven för att läsas av en människa. Varje lärare får ett block: deras totala timmar för perioden, själva perioden, och därefter en kolumn per kod som konfigurerats för dem med beloppet som ackumulerats under den. Under det delas timmarna upp per studieprogram, och under varje program de enskilda datum, kurser och typer av pass som utgjorde dem. En fakultet kan lägga det framför en dekan.

Den platta formen är skriven för att läsas av en maskin: en rad per lärare, pass och datum, med namn, vecka, dag, kurs, typ av pass, timmar och studieinriktningar med deras koder. Det är överlämningsformatet till ett lönesystem eller ekonomisystem som hellre gör sin egen beräkning. Det är en avancerad inställning snarare än ett andra menyval, och vi slår på den åt Er.

En lärare utan rad i arvodestabellen utelämnas inte. De visas med sina timmar och utan beloppskolumner, vilket är rätt svar för någon vars avtal inte är timbaserat och den tydliga signalen för någon vars rad helt enkelt saknas.

Att ta fram en

  1. Dela ut Era koder

    Sätt en kod på varje genomförandetyp där arvodet beror på typen av undervisning, eller på varje studieprogram där det beror på programmet. Ni kan göra båda; typen prövas först.

  2. Skriv arvodestabellen

    Inställningar → Diverse → Filinställningar, därefter knappen som heter payments.txt. En rad per lärare som får timersättning.

  3. Data → Exportera till CSV-fil → Personalpostrapport

    Menyvalet är uppkallat efter posten snarare än pengarna, eftersom institutioner som inte använder arvoden använder det enbart för timmarna.

  4. Välj period, och eventuellt en typ av undervisning

    Valfritt datumintervall, inte bara hela månader. Samma dialogruta kan begränsa hela rapporten till en enda genomförandetyp, vilket är hur Ni tar fram ett anspråk för en kategori av arbete för sig.

  5. Välj var .csv-filen ska sparas

    Den öppnas i Excel och i LibreOffice med det separatortecken och den teckenkodning som Er institution har konfigurerat, så att den inte kommer som en enda kolumn med semikolon.

Vad det inte är, och vi säger hellre det här

Det är inget lönesystem. Det tar fram siffror — timmar och pengar, per person, per program och per typ av undervisning — i ett kalkylblad. Det finns ingen bankfil, ingen skatteberäkning, inga sociala avgifter och ingen lönespecifikation.

Det finns inget självbetjäningsformulär för anspråk. En lärare loggar inte in och skickar in ett anspråk för godkännande. Rapporten tas fram av kansliet utifrån vad schemat registrerar, vilket vissa institutioner föredrar just för att det inte finns något att skicka in och inget att bestrida i efterhand.

Det kostnadsberäknar timarbete. Allt i ett avtal som inte är ett timarvode — ett fast årligt tillägg, ett handledararvode, ett tillägg för prefekt — ligger utanför och hör hemma i det system som innehåller avtalet.

Det räknar det som finns i schemat. Undervisning som genomförts men aldrig schemalagts syns inte, vilket är ett argument för att hålla schemat ärligt snarare än ett argument mot rapporten.

Den undertecknade handlingen, i webbläsaren

Ett annat dokument för ett annat syfte, och det som slovenska fakulteter begär vid namn.

Vid sidan av utbetalningsrapporten finns ett blad med underlag för akademiskt arbete, som tas fram i webbadministrationen och inte på skrivbordet. Det skrivs ut för en lärare i taget, för en månad eller en valfri period, och delar upp det de gjort i undervisning, konsultationer, kollokvier, tentamina och övriga aktiviteter, med signaturrader för läraren och kansliet och ett sidhuvud som fakulteten skriver en gång och som systemet sedan kommer ihåg.

Slovenska institutioner känner det som Evalvacija, och det heter så på slovenska eftersom det är ordet de använder i sin egen rapportering. Det är samma dokument under två namn, och det är det som undertecknas.

Vill ni se hur det fungerar?

Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.

Boka en onlinedemoLadda ner den kostnadsfria testversionen