Relatórios
Transformar um horário num relatório de pagamento
O horário já sabe quem lecionou o quê, quando, durante quanto tempo, em que programa e em que tipo de sessão. Dê-lhe uma taxa horária e ele pode dizer ao seu departamento financeiro o que é devido.
A ideia num parágrafo
Ninguém deveria estar a reescrever um horário numa folha de cálculo no fim de um período.
Cada hora letiva no Wise Timetable já traz o docente que a lecionou, a disciplina, o programa de estudos a que pertence, o tipo de sessão — aula teórica, seminário, laboratório, clínica, como quer que a sua instituição lhes chame — e a data em que ocorreu. Um relatório de pagamento é essa informação multiplicada por uma taxa.
As taxas vivem numa pequena tabela que escreve uma só vez. Cada docente tem a sua própria linha nela, e é esse o ponto: na maioria das faculdades não há duas pessoas com o mesmo contrato, e um sistema que assume uma só taxa para todos não serve de nada.
A tabela de taxas
Um ficheiro, uma linha por docente, e é deliberadamente texto simples.
O ficheiro chama-se payments.txt e encontra-se na pasta de dados do programa. Não tem de o procurar: o planeador abre-o a partir de Definições → Diversos → Definições de ficheiros, onde o botão tem o nome do próprio ficheiro.
Uma linha é o nome do docente, seguido de até quinze taxas, separadas por pontos e vírgulas. Cada taxa é um código e um valor horário entre parênteses:
Novak Janez;LEC(42.00);LAB(31.50);SEM(36.00)
Horvat Maja;LEC(38.00);MED(55.00)
Este é todo o formato. É texto simples porque é o tipo de coisa que um secretário da faculdade precisa de poder corrigir às quatro da tarde de uma sexta-feira sem pedir a ninguém.
O que significam os campos
Os campos são separados por pontos e vírgulas. O primeiro é a pessoa; tudo o que vem depois é uma taxa.
| Campo | Exemplo | O que tem de ser |
|---|---|---|
| Primeiro | Novak Janez | O docente, escrito exatamente como a aplicação escreve o nome — apelido e depois nome próprio, a menos que a sua escola tenha definido o nome próprio primeiro, caso em que é essa a ordem. A correspondência faz-se pelo nome, pelo que a tabela tem de ser mantida em sintonia com a lista de docentes. |
| Do segundo ao décimo sexto | LEC(42.00) | Um código e a taxa horária correspondente. Até quinze por docente. Os espaços à volta do código são ignorados. |
| O código | LEC | Ou o código de um tipo de execução — o tipo de sessão — ou o código de um programa de estudos. Qualquer que defina, a mesma cadeia de caracteres tem de aparecer no tipo ou no programa. |
| O valor | 42.00 | Por hora letiva, na moeda em que a instituição trabalhe. O relatório não faz conversões nem arredondamentos para além de duas casas decimais. |
Como se escolhe uma taxa para uma hora lecionada
O período é convertido em horas letivas
Uma aula é guardada na grelha como um número de linhas; o relatório converte-o nas horas letivas que a sua instituição efetivamente conta, usando o comprimento de segmento que configurou. As horas de reservas associadas à mesma disciplina, tipo de sessão e docente são somadas, de modo que um período de atendimento reservado para um módulo é pago como o módulo.
Tenta-se primeiro o tipo de sessão
Se o tipo de execução dessa sessão tiver um código, e esse código estiver na linha do docente, aplica-se a taxa a seu lado. É o caso normal, e é o que permite que uma pessoa seja paga com um valor por uma aula teórica e com outro por um laboratório.
Tenta-se depois o programa de estudos
Se nenhum tipo de execução correspondeu, tenta-se o código do programa de estudos na mesma linha. É assim que uma instituição paga por programa — um programa de pós-graduação a uma taxa, um de licenciatura a outra — independentemente do tipo de sessão.
O que não corresponde a nenhum é contado mas não é custeado
A hora continua a aparecer no total do docente. Simplesmente não rende nada sob nenhum código, e a diferença entre o total de horas e a soma das colunas de dinheiro é como se descobre um código que esqueceu de definir. O relatório não inventa uma taxa por omissão, de propósito.
Uma sessão é contada uma vez por dia
Quando o mesmo período chega duas vezes a um docente — por exemplo, dois grupos fundidos numa só lecionação — é contado uma vez, em horas e em dinheiro. Lecionou-o uma vez.
O que sai
Um CSV, em uma de duas formas.
A forma por omissão é escrita para ser lida por uma pessoa. Cada docente recebe um bloco: o total de horas no período, o próprio período e depois uma coluna por cada código configurado para ele, com o dinheiro acumulado sob esse código. Abaixo, as horas repartem-se por programa de estudos e, sob cada programa, as datas, disciplinas e tipos de sessão individuais que as compuseram. Uma faculdade pode pôr isto à frente de um diretor.
A forma plana é escrita para ser lida por uma máquina: uma linha por docente por sessão por data, com o nome, a semana, o dia, a disciplina, o tipo de sessão, as horas e os ramos de estudo com os respetivos códigos. É o formato de entrega para um sistema de processamento salarial ou de contabilidade que prefira fazer as suas próprias contas. É uma definição avançada e não um segundo item de menu, e ativamo-la por si.
Um docente sem linha na tabela de taxas não é omitido. Aparece com as suas horas e sem colunas de dinheiro, o que é a resposta certa para alguém cujo contrato não é horário e o sinal óbvio para alguém cuja linha simplesmente falta.
Produzir um
Atribua os seus códigos
Ponha um código em cada tipo de execução quando a taxa depende do tipo de ensino, ou em cada programa de estudos quando depende do programa. Pode fazer ambos; o tipo é tentado primeiro.
Escreva a tabela de taxas
Definições → Diversos → Definições de ficheiros, e depois o botão com o nome payments.txt. Uma linha por docente que é pago à hora.
Dados → Exportar para ficheiro CSV → Relatório do registo de pessoal
O item de menu tem o nome do registo e não do dinheiro, porque as instituições que não usam taxas o utilizam apenas para as horas.
Escolha o período e, opcionalmente, um tipo de ensino
Qualquer intervalo de datas, não apenas meses inteiros. O mesmo diálogo pode restringir todo o relatório a um só tipo de execução, que é como se produz um pedido de pagamento para uma categoria de trabalho isolada.
Escolha onde guardar o .csv
Abre-se no Excel e no LibreOffice com o separador e a codificação que a sua instituição configurou, para que não chegue como uma única coluna de pontos e vírgulas.
O que não é, e preferimos dizê-lo aqui
Não é um sistema de processamento salarial. Produz valores — horas e dinheiro, por pessoa, por programa e por tipo de ensino — numa folha de cálculo. Não há ficheiro bancário, nem cálculo de impostos, nem contribuições sociais, nem recibo de vencimento.
Não há formulário de pedido de pagamento em autosserviço para o pessoal. Um docente não inicia sessão e submete um pedido para aprovação. O relatório é produzido pelos serviços a partir do que o horário regista, o que algumas instituições preferem precisamente porque não há nada a submeter e nada a contestar depois.
Custeia trabalho à hora. Tudo o que num contrato não seja uma taxa horária — um subsídio anual fixo, uma remuneração de orientação, um suplemento de chefia de departamento — fica fora dele e pertence ao sistema que guarda o contrato.
Conta o que está no horário. O ensino que foi lecionado e nunca foi agendado não aparece, o que é um argumento a favor de manter o horário rigoroso e não contra o relatório.
O registo assinado, no navegador
Um documento diferente para uma finalidade diferente, e aquele que as faculdades eslovenas pedem pelo nome.
A par do relatório de pagamento existe uma folha de comprovativo de atividade académica, produzida na administração web e não no ambiente de trabalho. É impressa para um docente de cada vez, para um mês ou para qualquer período, e divide o que fez em ensino, atendimento, colóquios, exames e outras atividades, com linhas de assinatura para o docente e para os serviços e um cabeçalho que a faculdade escreve uma só vez e que o sistema depois memoriza.
As instituições eslovenas conhecem-no como Evalvacija, e é com esse nome, em esloveno, que aqui aparece porque é a palavra que usam nos seus próprios relatórios. É o mesmo documento sob dois nomes, e é o que é assinado.
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