Rapports
Transformer un emploi du temps en rapport de paiement
L'emploi du temps sait déjà qui a enseigné quoi, quand, pendant combien de temps, dans quel programme et dans quel type de séance. Donnez-lui un taux horaire et il peut dire à votre service comptable ce qui est dû.
L'idée en un paragraphe
Personne ne devrait ressaisir un emploi du temps dans un tableur à la fin d'un trimestre.
Chaque heure d'enseignement dans Wise Timetable porte déjà l'enseignant qui l'a dispensée, le cours, le programme d'études auquel elle appartient, le type de séance — cours magistral, séminaire, laboratoire, clinique, quel que soit le nom que lui donne votre établissement — et la date à laquelle elle a eu lieu. Un rapport de paiement, c'est cette information multipliée par un taux.
Les taux résident dans une petite table que l'on écrit une fois. Chaque enseignant y a sa propre ligne, et c'est tout l'intérêt : dans la plupart des facultés, deux personnes n'ont pas le même contrat, et un système qui suppose un seul taux pour tous ne sert à rien.
La table des taux
Un fichier, une ligne par enseignant, volontairement en texte brut.
Le fichier s'appelle payments.txt et se trouve dans le dossier de données du programme. Inutile de le chercher : le planificateur l'ouvre depuis Paramètres → Divers → Paramètres de fichiers, où le bouton porte le nom même du fichier.
Une ligne est le nom de l'enseignant, puis jusqu'à quinze taux, séparés par des points-virgules. Chaque taux est un code et un montant horaire entre parenthèses :
Novak Janez;LEC(42.00);LAB(31.50);SEM(36.00)
Horvat Maja;LEC(38.00);MED(55.00)
C'est tout le format. C'est du texte brut parce que c'est le genre de chose qu'un secrétaire de faculté doit pouvoir corriger à seize heures un vendredi sans rien demander à personne.
Ce que signifient les champs
Les champs sont séparés par des points-virgules. Le premier est la personne ; tout ce qui suit est un taux.
| Champ | Exemple | Ce que cela doit être |
|---|---|---|
| Premier | Novak Janez | L'enseignant, écrit exactement comme l'application écrit le nom — nom de famille puis prénom, sauf si votre établissement a choisi le prénom en premier, auquel cas dans cet ordre. La correspondance se fait sur le nom, la table doit donc être tenue à jour avec la liste des enseignants. |
| Du deuxième au seizième | LEC(42.00) | Un code et le taux horaire correspondant. Jusqu'à quinze par enseignant. Les espaces autour du code sont ignorés. |
| Le code | LEC | Soit le code d'un type d'exécution — le type de séance — soit le code d'un programme d'études. Quel que soit votre choix, la même chaîne doit figurer sur le type ou sur le programme. |
| Le montant | 42.00 | Par heure scolaire, dans la devise que l'établissement utilise. Le rapport ne fait aucune conversion et aucun arrondi au-delà de deux décimales. |
Comment un taux est choisi pour une heure enseignée
Le créneau est converti en heures scolaires
Un cours occupe un certain nombre de lignes de la grille ; le rapport le convertit en heures scolaires que votre établissement compte réellement, selon la longueur de segment que vous avez configurée. Les heures issues de réservations rattachées au même cours, au même type de séance et au même enseignant sont ajoutées, de sorte qu'un créneau de consultation réservé sur un module est payé comme le module.
Le type de séance est essayé en premier
Si le type d'exécution de cette séance a un code, et que ce code figure sur la ligne de l'enseignant, le taux correspondant s'applique. C'est le cas ordinaire, et c'est ce qui permet de payer une même personne d'un montant pour un cours magistral et d'un autre pour un laboratoire.
Le programme d'études est essayé en second
Si aucun type d'exécution ne correspond, le code du programme d'études est essayé sur la même ligne. C'est ainsi qu'un établissement paie par programme — un programme de troisième cycle à un taux, un programme de premier cycle à un autre — quel que soit le type de séance.
Tout ce qui ne correspond à aucun des deux est compté mais non chiffré
L'heure figure quand même dans le total de l'enseignant. Elle ne rapporte simplement rien sous aucun code, et l'écart entre le total des heures et la somme des colonnes d'argent permet de repérer un code oublié. Le rapport n'invente pas de taux par défaut, volontairement.
Une séance est comptée une fois par jour
Lorsque le même créneau parvient deux fois à un enseignant — deux groupes fusionnés en un seul enseignement, par exemple — il est compté une fois, pour les heures comme pour l'argent. Il ne l'a enseigné qu'une fois.
Ce qui en sort
Un CSV, sous l'une de deux formes.
La forme par défaut est écrite pour être lue par une personne. Chaque enseignant a un bloc : son total d'heures pour la période, la période elle-même, puis une colonne par code configuré pour lui portant l'argent cumulé sous ce code. En dessous, les heures sont réparties par programme d'études et, sous chaque programme, les dates, cours et types de séance qui les composent. Une faculté peut présenter cela à un doyen.
La forme à plat est écrite pour être lue par une machine : une ligne par enseignant, par séance et par date, avec le nom, la semaine, le jour, le cours, le type de séance, les heures et les filières avec leurs codes. C'est le format de remise pour un système de paie ou de comptabilité qui préfère faire ses propres calculs. C'est un paramètre avancé plutôt qu'une seconde entrée de menu, et nous l'activerons pour vous.
Un enseignant sans ligne dans la table des taux n'est pas omis. Il apparaît avec ses heures et sans colonnes d'argent, ce qui est la bonne réponse pour quelqu'un dont le contrat n'est pas horaire et le signal évident pour quelqu'un dont la ligne manque simplement.
En produire un
Attribuez vos codes
Mettez un code sur chaque type d'exécution lorsque le taux dépend du type d'enseignement, ou sur chaque programme d'études lorsqu'il dépend du programme. Vous pouvez faire les deux ; le type est essayé en premier.
Rédigez la table des taux
Paramètres → Divers → Paramètres de fichiers, puis le bouton nommé payments.txt. Une ligne par enseignant rémunéré à l'heure.
Données → Exporter vers un fichier CSV → Rapport de dossier du personnel
L'entrée de menu porte le nom de l'enregistrement plutôt que celui de l'argent, car les établissements qui n'emploient pas de taux l'utilisent pour les seules heures.
Choisissez la période, et éventuellement un seul type d'enseignement
Toute plage de dates, pas seulement des mois entiers. La même boîte de dialogue peut restreindre tout le rapport à un seul type d'exécution, ce qui permet de produire une demande pour une catégorie de travail à part.
Choisissez où enregistrer le .csv
Il s'ouvre dans Excel et dans LibreOffice avec le séparateur et l'encodage configurés par votre établissement, et n'arrive donc pas sous la forme d'une seule colonne de points-virgules.
Ce que ce n'est pas, et nous préférons le dire ici
Ce n'est pas un système de paie. Il produit des chiffres — heures et argent, par personne, par programme et par type d'enseignement — dans un tableur. Il n'y a ni fichier bancaire, ni calcul d'impôt, ni cotisations sociales, ni fiche de paie.
Il n'y a pas de formulaire de demande en libre-service pour le personnel. Un enseignant ne se connecte pas pour soumettre une demande à approbation. Le rapport est produit par le service à partir de ce que l'emploi du temps enregistre, ce que certains établissements préfèrent précisément parce qu'il n'y a rien à soumettre et rien à contester après coup.
Il chiffre le travail horaire. Tout ce qui, dans un contrat, n'est pas un taux horaire — une indemnité annuelle fixe, une prime d'encadrement, un supplément de chef de département — en est exclu et relève du système qui détient le contrat.
Il compte ce qui figure dans l'emploi du temps. L'enseignement dispensé et jamais planifié n'apparaît pas, ce qui est un argument pour garder l'emploi du temps honnête plutôt qu'un argument contre le rapport.
Le justificatif signé, dans le navigateur
Un autre document pour un autre usage, et celui que les facultés slovènes demandent par son nom.
À côté du rapport de paiement, il existe une feuille de justificatif de l'activité académique, produite dans l'administration web plutôt que sur le poste de bureau. Elle s'imprime pour un enseignant à la fois, pour un mois ou pour toute période, et répartit ce qu'il a fait entre enseignement, consultations, colloques, examens et autres activités, avec des lignes de signature pour l'enseignant et pour le service, et un en-tête que la faculté rédige une fois et que le système retient ensuite.
Les établissements slovènes le connaissent sous le nom Evalvacija, et il porte ce nom en slovène parce que c'est le mot qu'ils emploient dans leurs propres rapports. C'est le même document sous deux noms, et c'est celui qui se signe.
Voir aussi
- Équilibrer la charge de travail des enseignantsL'autre moitié des mêmes données : comment l'enseignement est réparti entre le personnel avant que quiconque soit payé pour cela.
- Rapports pour la direction de l'universitéCe que demande un doyen, et quel écran y répond.
- Passer de CELCATComment cela se situe par rapport à CELCAT Pay Claim, qui est un produit distinct chez CELCAT et fait partie de la licence ici.
- RapportsCharge de travail des enseignants, utilisation des salles et rapports personnalisés, dans le navigateur ou en Excel et PDF.
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