Integração
Integrar o seu horário com o seu SIS
A integração com um sistema externo desconhecido é a razão mais comum para uma implementação de planeamento de horários se atrasar. É também a mais evitável, se for delimitada com honestidade desde o início.
Pode já existir uma página para o seu sistema
Este artigo apresenta o argumento geral — quem é responsável por quê, em que sentido circulam os dados e que mecanismo utilizar. Se já sabe o nome do sistema com o qual vai integrar, comece pela respetiva página e volte aqui para o raciocínio: SITS, Banner, Workday Student, PeopleSoft, Ellucian Colleague, Callista e UNIT-e.
Decida que sistema é responsável por quê
Quase todos os problemas de integração são, na realidade, problemas de responsabilidade.
Antes de qualquer trabalho técnico, acorde qual o sistema que é a fonte autoritativa para cada tipo de dados. Tipicamente, o sistema de informação de estudantes é responsável por programas, disciplinas e inscrições; os recursos humanos pelos registos de pessoal; os serviços de instalações pelo inventário de salas; e o sistema de planeamento de horários pelo próprio calendário e pelas restrições que o sustentam.
Quando dois sistemas julgam ambos ser responsáveis por algo, divergem, e o trabalho de reconciliação cairá sobre quem se queixar menos. Escrever o mapa de responsabilidades antes de a integração começar são vinte minutos que poupam meses.
Em que sentido circulam os dados
- Entrada no horário: estrutura de programas e disciplinas, inscrições e dimensões de grupos, registos de pessoal e departamentos, inventário de salas e capacidades.
- Saída do horário: o próprio calendário, para o seu portal, ambiente virtual de aprendizagem, aplicação móvel, sinalética digital e feeds de calendário.
- Bidirecional, ocasionalmente: reservas de salas, quando um sistema de instalações e o sistema de horários criam ambos reservas. É o caso mais difícil e convém evitá-lo, se possível.
Ficheiros, APIs ou sincronização agendada
A troca baseada em ficheiros — exportação e importação em Excel, CSV ou XML — é a via mais amplamente suportada e perfeitamente adequada quando os dados mudam poucas vezes por semestre. Falha onde a atualidade importa, porque o horário está tão atualizado quanto a última exportação de que alguém se lembrou de executar.
Uma API REST documentada permite a sincronização agendada, de modo que as alterações se propagam sem intervenção humana, e permite que os seus próprios sistemas leiam os dados do horário em tempo real em vez de mostrarem a cópia de ontem.
A integração direta com a base de dados é a mais rápida e a mais frágil, e só deve ser considerada quando ambos os sistemas estão sob o seu controlo e a política da instituição o permite.
Delimitá-la com honestidade
Faça a qualquer fornecedor potencial duas perguntas: já se ligaram a este sistema específico e, se não, como é o trabalho? Um fornecedor que responde de forma vaga à segunda pergunta está a dizer-lhe algo.
Depois, descubra internamente se o seu SIS expõe de facto uma API utilizável ou apenas uma exportação de relatórios. A resposta frequentemente não é a que o fornecedor desse sistema afirma, e é muito melhor descobri-la na avaliação do que no terceiro mês.
Convém definir também o início de sessão único (SSO) ao mesmo tempo. O Shibboleth e sistemas comparáveis de identidade federada são amplamente adotados no ensino superior, e usar o seu elimina toda uma classe de administração de credenciais.
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