Operaciones
Mejorar el aprovechamiento de las aulas
El espacio de enseñanza es uno de los dos recursos más caros que controla una universidad, y el horario determina qué tan bien se usa. La mayoría de las instituciones nunca lo ha medido.
Antes de mejorarla, mídala
Este artículo trata de aumentar la utilización. Cómo se produce realmente la cifra — frecuencia por ocupación, el estudio que la recoge y qué demuestra y qué no una semana de estudio — está en estudios de utilización del espacio.
Dos números distintos, con frecuencia confundidos
La frecuencia es la proporción de horas disponibles en que un aula está reservada. La ocupación es la proporción de sus asientos que están llenos cuando está reservada. Las instituciones citan una y quieren decir la otra, y la distinción importa enormemente.
Un aula magna reservada cuarenta horas a la semana con doce estudiantes en una sala de doscientos asientos tiene una frecuencia excelente y una ocupación terrible. La acción correctiva para cada una es completamente distinta: una frecuencia baja es un problema de programación, una ocupación baja suele ser un problema de asignación de aulas.
Si las multiplica obtiene la utilización, que es el número que realmente quieren los comités de planificación de inversiones.
Lo que suelen revelar las cifras
- Un pico marcado al mediodía. Casi todo se programa entre las diez y las tres, y el edificio queda ocioso a ambos lados. La restricción rara vez son las aulas; es la preferencia.
- Sobredimensionamiento sistemático de aulas. Grupos colocados en la mayor aula disponible y no en la menor adecuada, porque es el camino de menor resistencia para quien hizo la asignación.
- Acaparamiento departamental. Aulas que nominalmente pertenecen a un departamento, bloqueadas y sin usar, invisibles para todos los demás.
- El desplome del viernes. La utilización del viernes muy por debajo del resto de la semana, lo que es una cuestión de política y no de programación.
- Un puñado de aulas catastróficas. Dos o tres espacios que nadie quiere, por razones que nadie ha escrito, que arrastran el promedio hacia abajo.
Lo que la programación puede y no puede arreglar
La programación puede aplanar el pico del mediodía repartiendo la docencia en un horario de trabajo ampliado, y puede corregir automáticamente el sobredimensionamiento sistemático ajustando el tamaño del grupo al aula adecuada más pequeña. Ambas cosas son sencillas una vez que el conjunto de restricciones las permite.
No puede arreglar un aula que realmente no sirve, ni resolver una decisión política sobre si se puede programar docencia a las ocho de la mañana o después de las seis de la tarde. Lo que sí puede hacer es cuantificar el coste de esas decisiones, lo que cambia la conversación.
El resultado más útil de un ejercicio de utilización es con frecuencia descubrir que un edificio nuevo propuesto no hace falta — que la infraestructura existente bastaría si la docencia se distribuyera de otra manera. Es un hallazgo que vale considerablemente más que el coste del software.
Medirla
Los informes de utilización tienen que salir del horario en vivo y no de un estudio manual, tanto porque los estudios son caros como porque quedan desactualizados de inmediato. Wise Timetable informa de la utilización por aula, edificio, campus y hora del día, exportable para los documentos de los comités.
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