Drift
Förbättra salsutnyttjandet
Undervisningslokaler är en av de två dyraste resurser ett universitet förfogar över, och schemat avgör hur väl de utnyttjas. De flesta lärosäten har aldrig mätt det.
Mät det innan ni förbättrar det
Den här artikeln handlar om att höja beläggningen. Hur siffran faktiskt tas fram — frekvens gånger beläggningsgrad, enkäten som samlar in den och vad en enkätvecka bevisar och inte bevisar — finns i undersökningar av lokalutnyttjande.
Två olika tal som ofta förväxlas
Frekvens är hur stor andel av de tillgängliga timmarna en sal över huvud taget är bokad. Beläggningsgrad är hur stor andel av platserna som är fyllda när den är bokad. Lärosäten anger det ena och menar det andra, och skillnaden spelar enorm roll.
En föreläsningssal som är bokad fyrtio timmar i veckan med tolv studenter i en sal på tvåhundra platser har utmärkt frekvens och förfärlig beläggningsgrad. Åtgärden för vart och ett är helt olika: låg frekvens är ett schemaläggningsproblem, låg beläggningsgrad är oftast ett problem med salstilldelning.
Multiplicerar man dem får man utnyttjandegrad, vilket är det tal som investeringsplaneringsnämnder faktiskt vill ha.
Vad siffrorna oftast avslöjar
- En markant middagstopp. Nästan allt schemaläggs mellan tio och tre, och lokalbeståndet står tomt före och efter. Begränsningen är sällan salarna; det är önskemålen.
- Systematisk överdimensionering av salar. Grupper placeras i den största lediga salen i stället för den minsta tillräckliga, eftersom det är minsta motståndets väg för den som tilldelade den.
- Institutionell hamstring. Salar som nominellt tillhör en institution, blockerade och oanvända, osynliga för alla andra.
- Fredagskollaps. Beläggningen på fredagar ligger långt under övriga veckodagar, vilket är en policyfråga snarare än en schemaläggningsfråga.
- Ett fåtal katastrofala salar. Två eller tre lokaler som ingen vill ha, av skäl som ingen skrivit ned, drar ned genomsnittet.
Vad schemaläggning kan och inte kan åtgärda
Schemaläggning kan jämna ut middagstoppen genom att sprida undervisningen över längre arbetstider, och den kan automatiskt rätta till systematisk överdimensionering genom att matcha gruppstorlek mot den minsta tillräckliga salen. Båda är okomplicerade när villkorsuppsättningen tillåter dem.
Den kan inte åtgärda en sal som verkligen är olämplig, och den kan inte avgöra ett politiskt beslut om huruvida undervisning får förläggas klockan åtta på morgonen eller efter sex på kvällen. Vad den kan göra är att kvantifiera kostnaden för de besluten, vilket förändrar samtalet.
Den mest användbara effekten av en beläggningsanalys är ofta upptäckten att en föreslagen ny byggnad inte behövs — att det befintliga lokalbeståndet skulle räcka om undervisningen fördelades annorlunda. Det är ett fynd som är värt betydligt mer än programvarans kostnad.
Att mäta det
Rapportering av beläggning måste komma från det levande schemat i stället för från en manuell enkät, både eftersom enkäter är dyra och eftersom de är inaktuella direkt. Wise Timetable rapporterar beläggning per sal, byggnad, campus och tid på dagen, exporterbart till nämndhandlingar.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.