Operazioni
Migliorare l’utilizzo delle aule
Lo spazio didattico è una delle due risorse più costose che un ateneo gestisce, e l'orario è ciò che determina quanto bene viene usato. La maggior parte degli atenei non l'ha mai misurato.
Prima di migliorarlo, misuratelo
Questo articolo riguarda l'aumento dell'utilizzo. Come viene effettivamente prodotto il dato — frequenza per occupazione, la rilevazione che lo raccoglie e ciò che una settimana di rilevazione prova e non prova — è spiegato nelle rilevazioni sull'utilizzo degli spazi.
Due numeri diversi, spesso confusi
La frequenza è la quota di ore disponibili in cui un'aula è prenotata. L'occupazione è la quota di posti occupati quando l'aula è prenotata. Gli atenei citano l'uno intendendo l'altra, e la distinzione conta enormemente.
Un'aula magna prenotata quaranta ore a settimana con dodici studenti in una sala da duecento posti ha un'ottima frequenza e un'occupazione pessima. L'azione correttiva è completamente diversa nei due casi: una bassa frequenza è un problema di programmazione, una bassa occupazione è di solito un problema di assegnazione delle aule.
Moltiplicandole si ottiene l'utilizzo, che è il numero che i comitati di pianificazione degli investimenti vogliono davvero.
Che cosa rivelano di solito i dati
- Un marcato picco a metà giornata. Quasi tutto è programmato tra le dieci e le quindici, e il patrimonio edilizio resta inutilizzato prima e dopo. Il vincolo raramente sono le aule; è la preferenza.
- Sovradimensionamento sistematico delle aule. Gruppi collocati nell'aula più grande disponibile anziché nella più piccola adeguata, perché è la via di minor resistenza per chi ha assegnato.
- Accaparramento da parte dei dipartimenti. Aule nominalmente appartenenti a un dipartimento, bloccate e inutilizzate, invisibili a tutti gli altri.
- Crollo del venerdì. Un utilizzo del venerdì ben inferiore al resto della settimana, che è una questione di politica e non di programmazione.
- Una manciata di aule disastrose. Due o tre spazi che nessuno vuole, per ragioni che nessuno ha messo per iscritto, che abbassano la media.
Che cosa la programmazione può e non può risolvere
La programmazione può appiattire il picco di metà giornata distribuendo l'insegnamento su un orario di lavoro esteso, e può correggere automaticamente il sovradimensionamento sistematico abbinando la dimensione del gruppo all'aula adeguata più piccola. Entrambe le cose sono semplici una volta che l'insieme di vincoli lo consente.
Non può risolvere un'aula davvero inadatta, né una decisione politica su se l'insegnamento possa essere programmato alle otto del mattino o dopo le diciotto. Ciò che può fare è quantificare il costo di tali decisioni, il che cambia la discussione.
Il risultato più utile di un'analisi dell'utilizzo è spesso la scoperta che un nuovo edificio proposto non serve — che il patrimonio esistente sarebbe sufficiente se l'insegnamento fosse distribuito diversamente. È un riscontro che vale notevolmente più del costo del software.
Misurarlo
La rendicontazione dell'utilizzo deve provenire dall'orario in uso e non da una rilevazione manuale, sia perché le rilevazioni sono costose sia perché sono immediatamente obsolete. Wise Timetable riporta l'utilizzo per aula, edificio, sede e fascia oraria, esportabile per i documenti dei comitati.
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