Exploitation
Améliorer le taux d’occupation des salles
Les locaux d'enseignement sont l'une des deux ressources les plus coûteuses que contrôle une université, et c'est l'emploi du temps qui détermine dans quelle mesure ils sont bien utilisés. La plupart des établissements ne l'ont jamais mesuré.
Avant de l'améliorer, mesurez-le
Cet article traite de l'augmentation du taux d'utilisation. La manière dont le chiffre est réellement produit — fréquence multipliée par occupation, l'enquête qui le collecte, et ce qu'une semaine d'enquête prouve ou non — est décrite dans les enquêtes d'utilisation des locaux.
Deux chiffres différents, souvent confondus
La fréquence est la proportion des heures disponibles pendant lesquelles une salle est réservée. L'occupation est la proportion de ses places qui sont remplies lorsqu'elle est réservée. Les établissements citent l'une en pensant à l'autre, et la distinction est considérable.
Un amphithéâtre réservé quarante heures par semaine avec douze étudiants dans une salle de deux cents places a une excellente fréquence et une occupation désastreuse. L'action corrective est totalement différente dans chaque cas : une faible fréquence est un problème de planification, une faible occupation est généralement un problème d'affectation des salles.
En les multipliant, vous obtenez le taux d'utilisation, qui est le chiffre que les comités de planification des investissements souhaitent réellement.
Ce que révèlent généralement les chiffres
- Un pic marqué en milieu de journée. Presque tout est planifié entre dix heures et quinze heures, et le parc reste inutilisé de part et d'autre. La contrainte est rarement les salles ; c'est la préférence.
- Un surdimensionnement systématique des salles. Des groupes placés dans la plus grande salle disponible plutôt que dans la plus petite adaptée, parce que c'est la voie de moindre résistance pour la personne qui a procédé à l'affectation.
- L'accaparement par les départements. Des salles nominalement rattachées à un département, bloquées et inutilisées, invisibles pour tous les autres.
- L'effondrement du vendredi. Un taux d'utilisation le vendredi bien inférieur à celui du reste de la semaine, ce qui relève d'une question de politique plutôt que de planification.
- Une poignée de salles catastrophiques. Deux ou trois locaux dont personne ne veut, pour des raisons que personne n'a consignées, et qui tirent la moyenne vers le bas.
Ce que la planification peut et ne peut pas corriger
La planification peut aplanir le pic de milieu de journée en répartissant les enseignements sur des horaires de travail élargis, et elle peut corriger automatiquement le surdimensionnement systématique en faisant correspondre la taille du groupe à la plus petite salle adaptée. Les deux sont simples dès lors que l'ensemble de contraintes le permet.
Elle ne peut pas corriger une salle réellement inadaptée, ni trancher une décision politique sur la possibilité de programmer des cours à huit heures du matin ou après dix-huit heures. Ce qu'elle peut faire, c'est chiffrer le coût de ces décisions, ce qui change la discussion.
Le résultat le plus utile d'un exercice d'analyse de l'utilisation est souvent la découverte qu'un nouveau bâtiment envisagé n'est pas nécessaire — que le parc existant suffirait si les enseignements étaient répartis différemment. C'est un constat qui vaut considérablement plus que le coût du logiciel.
La mesurer
Le suivi du taux d'utilisation doit provenir de l'emploi du temps en direct plutôt que d'une enquête manuelle, à la fois parce que les enquêtes coûtent cher et parce qu'elles sont immédiatement périmées. Wise Timetable fournit le taux d'utilisation par salle, bâtiment, campus et moment de la journée, exportable pour les documents de comité.
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