Operações
Melhorar a ocupação das salas
O espaço de ensino é um dos dois recursos mais dispendiosos que uma universidade controla, e o horário é o que determina a qualidade da sua utilização. A maioria das instituições nunca o mediu.
Antes de a melhorar, meça-a
Este artigo trata de aumentar a taxa de utilização. A forma como o valor é efetivamente obtido — frequência vezes ocupação, o inquérito que o recolhe e o que uma semana de inquérito prova e não prova — está em inquéritos de utilização do espaço.
Dois números diferentes, frequentemente confundidos
A frequência é a proporção das horas disponíveis em que uma sala está reservada. A ocupação é a proporção dos seus lugares que estão preenchidos quando está reservada. As instituições citam um e referem-se ao outro, e a distinção é extremamente importante.
Um anfiteatro reservado quarenta horas por semana com doze estudantes numa sala de duzentos lugares tem excelente frequência e péssima ocupação. A ação corretiva para cada caso é completamente diferente: baixa frequência é um problema de planeamento de horários, baixa ocupação é normalmente um problema de atribuição de salas.
Multiplique-os e obtém a taxa de utilização, que é o número que os comités de planeamento de capital realmente querem.
O que os números costumam revelar
- Um pico acentuado ao meio-dia. Quase tudo é agendado entre as dez e as quinze horas, e o parque de salas fica ocioso antes e depois. O constrangimento raramente são as salas; é a preferência.
- Sobredimensionamento sistemático de salas. Grupos colocados na maior sala disponível em vez da menor sala adequada, porque é o caminho de menor resistência para quem fez a atribuição.
- Acumulação departamental. Salas nominalmente pertencentes a um departamento, bloqueadas e sem uso, invisíveis para todos os outros.
- Colapso à sexta-feira. Taxa de utilização à sexta-feira muito abaixo do resto da semana, o que é uma questão de política e não de planeamento.
- Um punhado de salas catastróficas. Dois ou três espaços que ninguém quer, por razões que ninguém registou, e que puxam a média para baixo.
O que o planeamento de horários consegue e não consegue resolver
O planeamento pode achatar o pico do meio-dia distribuindo a lecionação por um horário de funcionamento alargado, e pode corrigir automaticamente o sobredimensionamento sistemático, ajustando a dimensão do grupo à menor sala adequada. Ambos são simples quando o conjunto de restrições o permite.
Não consegue corrigir uma sala genuinamente inadequada, nem resolver uma decisão política sobre se pode haver aulas às oito da manhã ou depois das seis da tarde. O que pode fazer é quantificar o custo dessas decisões, o que muda a conversa.
O resultado mais útil de um exercício de utilização é frequentemente a descoberta de que um novo edifício proposto não é necessário — de que o parque existente seria suficiente se a lecionação fosse distribuída de forma diferente. É uma conclusão que vale consideravelmente mais do que o custo do software.
Como medi-la
Os relatórios de utilização têm de provir do horário em tempo real e não de um inquérito manual, quer porque os inquéritos são dispendiosos, quer porque ficam desatualizados de imediato. O Wise Timetable apresenta a utilização por sala, edifício, campus e hora do dia, exportável para documentos de comités.
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