Plattformen

Data och integritet

Ett studentadministrativt system rymmer personnummer, betyg, pengar och ibland hälsa. Wise Ed låter var och en öppna bara det arbetet kräver, för en förteckning över vem som gjorde vad, håller de mest känsliga uppgifterna utanför varje integration och låter skolan ta ut alla sina data när den vill.

Boka en demo Fråga om Wise Ed

Behörigheter som kontrolleras av servern, inte bara döljs på skärmen
Varje granskning av hälso- eller anpassningsuppgifter loggas
Den fullständiga exporten kräver ingen på Wise Technologies

Roller byggda utifrån menyn

En roll är en lista över de menyval den öppnar, vart och ett som ”visa” eller ”visa och ändra”. Den som administrerar Wise Ed vid lärosätet skapar så många roller som lärosätet behöver och ger en person en eller flera.
En roll begränsar, den utvidgar aldrig. Vem som alls är kanslianvändare avgörs fortfarande på personens post; en roll anger bara vilka skärmar personen öppnar.
Kontrolleras av servern. Varje anrop från kansliet passerar en kontroll innan något läses eller skrivs, så en skärm som inte finns i menyn kan inte nås genom att skriva in dess adress heller.
Roller per campus. Vid ett lärosäte med flera campus kan en roll begränsas till vissa av dem: en handläggare vid ett campus ser bara det campusets studenter, i varje lista och varje post.
Frågan ställs innan allas skärmar ändras. Tills lärosätet har skapat sin första roll ser alla det de såg tidigare; att skapa den första rollen och att ta bort den sista föregås av en fråga.
Lärare och studenter är inte kanslianvändare. Lärare ser sina egna tentamensposter och månader; en student ser bara sig själv.

Varje ändring finns registrerad

Vem, när och vad, för varje ändring i varje modul, fält för fält, i lärosätets egen logg — formulerad på kansliets tretton språk.
Inget skrivs om i det tysta. Ett betyg rättas genom en ny post, en faktura genom en kreditfaktura, ett dokument genom en ny utfärdning; det gamla förblir läsbart.
Exporter loggas också, och att exportera en lista är en egen behörighet i rollerna.

Hälsa, stöd och anpassningar

Den strängaste delen av Wise Ed: särskilda kategorier av personuppgifter, förvarade skilda från övriga.

Egna behörigheter. Stöd- och hälsoposter, disciplinärenden och anpassningsdokument är egna skärmar i rollerna. Vid ett lärosäte utan roller öppnas de bara av den som administrerar Wise Ed vid lärosätet.
Varje granskning loggas. Varje titt på en hälso- eller stödpost, ett disciplinärende eller ett anpassningsdokument finns registrerad, tillsammans med varje ändring och varje nekat försök — vem, när och vilken post, aldrig själva texten.
Anpassningen följer med, orsaken gör det inte. En examinator läser ”extra tid 25 %, ett separat rum” på tentamensposten; aldrig typen av post, aldrig diagnosen. Se anpassningar.
Lämnar aldrig Wise Ed genom en integration. API:et, Zapier och webhooks läser inte dessa poster alls, och vårdnadshavare, betalare och finansiärer ser aldrig anpassningar.
Avslutade anpassningar sparas så länge lärosätet bestämmer, som standard 3 år, och raderas av nattjobbet när den tiden har gått.

Samtycken sparas som bevis, per person och ändamål, och skrivs aldrig om. Ett urval eller en export av relationer och alumner utesluter alla som saknar samtycke; att ta med dem kräver en motivering, som loggas.
En vuxen student avgör vem som ser vad. Vårdnadshavare, betalare och finansiärer ser bara det studenten ger dem tillgång till, per person och per del av studierna, och ett återkallat medgivande gäller omedelbart. Se åtkomst för tredje part.
Studenten ser vem som har tittat. Varje titt av en tredje part registreras, den tredje parten får veta det, och studenten läser vem som tittade på vad. Registret sparas som standard i 3 år; lärosätet kan ställa in en kortare eller längre tid.
Studenternas egna meddelandeinställningar respekteras, även att inte få sms; bara meddelanden som lärosätet markerar som nödvändiga når alla.

Konsekvensbedömningar avseende dataskydd

Två mallar för lärosätets dataskyddsombud, för de två delar av Wise Ed som oftast kräver en. Varje mall är en utgångspunkt som lärosätet själv fullföljer.

Åtkomst för tredje part

Vårdnadshavare, betalare och finansiärer: vad de ser, på vilken rättslig grund och vad studenten styr.

Anpassningar

Anpassningar för studenter med särskilda behov: vad som sparas, vem som ser det och hur länge.

Den fullständiga exporten

Allt som lärosätet har i Wise Ed, i en enda ZIP-fil, i öppna och dokumenterade format — när lärosätet vill, utan vår medverkan.

Hur data kommer in och hur listor går ut beskrivs under data in och ut.

En knapp. Servern förbereder filen i bakgrunden medan kansliet gör något annat, och kansliet laddar ned den när den är klar.
En CSV-fil per tabell i Wise Ed, schemats register som posterna pekar på, själva schemat som daterade lektioner och bokningar, samt posterna från schemats studentmoduler.
De verkliga filerna: bilagor till ansökningar, uppsatser och beslut, namngivna efter den rad som innehåller dem.
Beskrivet i filen: en README, en beskrivning av varje tabell och kolumn, schema.json för program, samt SHA256SUMS, en kontrollsumma för varje fil som visar att inget har ändrats.
Inloggningsuppgifter lämnas kvar. Lösenord, åtkomstnycklar och andra hemligheter är inte uppgifter om någon; deras kolumner förblir tomma, och en lista i filen namnger varje sådan kolumn.
En egen behörighet i rollerna. Vid ett lärosäte utan roller innehas den bara av den som administrerar Wise Ed vid lärosätet. Varje begäran och varje nedladdning finns i lärosätets egen logg.
Sparas i 7 dagar, därefter raderas filen från servern.
Öppen i 90 dagar efter att en licens upphör. Under den tiden leder varje skärm i Wise Ed till exporten, så att lärosätet fortfarande kan ta ut sina data.
Stängs aldrig av. Exporten finns bland lärosätets egna inställningar, som ingen modulbrytare kan dölja.

Frågor om data och integritet

Kan en handläggare bara se sitt eget campus?

Ja. En roll som är begränsad till vissa campus ser bara de campusens studenter, och servern kontrollerar det vid varje anrop, inte bara på skärmen.

Vem kan se en students hälsouppgifter?

Bara en person vars roll öppnar den skärmen — vid ett lärosäte utan roller bara den som administrerar Wise Ed. Varje granskning loggas. Examinatorer ser anpassningen, aldrig orsaken.

Går något av detta till Zapier eller våra andra system?

Hälso-, stöd-, anpassnings- och disciplinposter gör det aldrig. För allt annat avgör lärosätet vilka personuppgiftsfält som får lämna systemet; se integrationer.

Måste vi be Wise Technologies om våra data?

Nej. Den som har behörigheten trycker på knappen och laddar ned filen. Det går fortfarande 90 dagar efter att en licens upphör.

Finns det en mall för vår konsekvensbedömning avseende dataskydd?

Två: en för åtkomst för tredje part och en för anpassningar, länkade ovan. Varje mall är en utgångspunkt som lärosätet själv fullföljer.

Läs vidare

Se Wise Ed på ert eget lärosäte

Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.