Hjälp
Frågor som lärosäten ställer
De frågor som en chef för ett studentkansli, en prodekan eller lärosätets IT ställer först, grupperade efter tema. Varje svar är kort och leder till den sida som säger mer.
- Korta svar, vart och ett med sin sida
- Vad som ställs in för varje lärosäte, utsagt öppet
- Något annat: fråga oss
Wise Ed i allmänhet
Vad är Wise Ed?
Ett studieadministrativt system för högre utbildning, byggt på Wise Timetable av Wise Technologies: antagning och registrering, tentamen och betyg, avgifter, ärenden, uppsatser, lärarnas arbete och portaler för studenter och vårdnadshavare, i en enda applikation för studentkansliet. Se översikten.
Vem använder det?
Studentkansliet varje dag; lärare på den webbaserade tidtabell de redan använder; studenter och vårdnadshavare i sina telefoner; IT där nycklarna finns. Se vem det är till för.
Kan vi använda bara några av modulerna?
Ja. Kärnan är alltid på; varje annan modul slås på i en enda panel, och av igen utan att något går förlorat. Se administration.
På vilka språk fungerar det?
Kansliskärmarna finns på tretton språk och varje användare väljer sitt eget. Dokumenten är på lärosätets egna språk, som lärosätet ställer in.
Vad kostar det?
Berätta om ert lärosäte så skickar vi en offert. Det snabbaste sättet är kontaktformuläret, eller en demo på era egna data.
Vad ställer vi in tillsammans när vi inför det?
Det som är särskilt för ert lärosäte — betal- och e-fakturaleverantörer, löner, inloggning, LMS, ert lands krav — kopplas in när ni inför Wise Ed. En sida säger vad vi kopplar in och vad ni står för: anpassning till ert lärosäte.
Kan blivande studenter ställa en fråga till oss innan de söker?
Ja. Ett webbformulär för förfrågningar — hostat av Wise Ed eller inbäddat på lärosätets egen webbplats — lägger varje fråga på en sida per person och ger den till en studievägledare för antagning. Se förfrågningar och kampanjer.
Wise Ed och schemat
Behöver vi Wise Timetable för att använda Wise Ed?
Ja. Wise Ed körs på en Wise Timetable-databas och hämtar därifrån program, lärare, lektioner, tentamensdatum och studenternas inloggning. Varje lärosäte med Wise Ed har Wise Timetable; ett lärosäte med Wise Timetable behöver inte Wise Ed. Se byggt på Wise Timetable.
Vi har inte Wise Timetable ännu. Vad då?
Vi ställer in schemat, importerar det schema lärosätet har i dag, och dess schemawebbsidor är i drift inom några dagar. Därefter slås Wise Ed på för samma databas.
Kan Wise Ed ändra vårt schema?
Bara studentlistan och dess gruppmedlemskap, genom schemasynkroniseringen, med förhandsgranskning. Lektioner, lokaler, program och lärare läses, aldrig skrivs.
Var planeras tentamensdatumen?
I Wise Timetables tentamensmodul, som också bokar lokalerna och tar emot anmälningarna. Wise Ed för posterna och betygen, och dess regler avgör vem som får anmäla sig. Se tentamen och betyg.
Hur räknas lärarnas timmar?
Utifrån de lektioner som det levande schemat säger att de har hållit, även de som är dolda för webben. Läraren kontrollerar månaden och kansliet godkänner den. Se lärarnas arbete.
Data och flytt
Vi har många års poster i ett annat system. Hur kommer de in?
Det schemat känner till kommer över i en enda åtgärd. Studenter, kurser, rader i utbildningsplanen, registreringar, historiska betyg och betalningar kommer in genom importguiden. Berätta vad det gamla systemet innehåller innan ni planerar flytten. Se komma igång.
Kan vi pröva en import utan att ändra något?
Ja. Provkörningen gör hela importen med alla regler och tar tillbaka den; en genomförd import kan fortfarande ångras. Se data in och ut.
Hur kommer årets ansökningar in?
Från exporten ur det nationella antagningssystemet, från valfritt kalkylblad, eller inskrivna i receptionen. Se antagning och registrering.
Kan vi exportera valfri lista till Excel?
Varje lista i kansliet exporteras till Excel eller CSV enligt gällande sökning och filter. Där lärosätet har roller är exporten en egen behörighet, och varje export loggas.
Kan vi ta ut alla våra data?
Ja, med en knapp och utan att fråga oss: varje tabell som CSV, de verkliga filerna, en beskrivning av varje kolumn och en kontrollsumma för varje fil. Se den fullständiga exporten.
Studenter
Var ser jag vad som ska lämnas in?
I den webbaserade tidtabellen, i rubriken för den dag då en deadline infaller, när ni är inloggade; och på sidan för uppgifter, där ni också kan prenumerera på en kalender med era deadlines.
Kan jag lämna in en rättad fil?
Ja, före deadline. Varje uppladdning är en ny version; de tidigare sparas och den senaste gäller. När läraren har gett poäng låses arbetet.
Varför kan jag inte anmäla mig till tentamen?
Om lärosätet har ställt in en lägsta närvaro för tentamen anger anmälan orsaken med er egen närvaro och den som krävs.
Behöver studenterna ett annat lösenord?
Nej. De loggar in med sitt registreringsnummer och en sexsiffrig kod som skickas till deras e-post, eller med lärosätets Microsoft-konto där det används — samma inloggning som för närvaro, kursval och tentamensanmälan.
Vad ser studenterna?
”Mina studier” i telefonen: vad som kommer härnäst, framsteg mot utbildningsplanen, fakturor, dokument, ärenden och uppsatsen — bara deras egna. Se studentportalen.
Kan studenter registrera sig online?
Ja. Varje år fyller de i registreringsformuläret i telefonen eller på webben, hittar förra årets uppgifter redan ifyllda, väljer kurser och bekräftar med en engångskod. Kansliet granskar och godkänner det. Se antagning och registrering.
Kan studenter lämna in ärenden utan papper?
Ja, med bilagor, och de följer varje ärendes status. Svaret är ett numrerat beslut som PDF. Se ärenden och beslut.
Kan en student se hur långt det är kvar till examen?
Ja. Examenskontrollen visar varje krav som uppfyllt, pågående eller saknat, med en vad-händer-om för ett annat program och en framstegsrapport som vem som helst kan kontrollera. Se examenskontroll.
Kan en arbetsgivare kontrollera en students intyg eller examensbevis?
Ja. Intyg, beslut, examensbevis och bilagor bär en verifieringskod, och en QR-kod leder till en offentlig kontroll som inte kräver inloggning. Se avslutade studier.
Lärare
Kan lärare samla in uppgifter i Wise Ed?
Ja. Läraren lägger ut en uppgift för en kurs med en deadline, studenterna lämnar in en fil, och läraren läser och bedömer den på samma sida.
Vart tar uppgiftens poäng vägen?
In i kursens bedömning, som resultatet av den del som uppgiften räknas till. Därifrån räknas de in i viktningarna, tentamensvillkoret och betygsförslaget; ingen skriver in dem två gånger.
Kan lärare mata in betyg själva?
Ja, på sin egen sida i den webbaserade tidtabellen: de poster där de är bedömare, betygsrutnätet, kursarbetet och en PDF av protokollet att signera. Lärosätet avgör om en lärare signerar protokollet själv eller lämnar det till kansliet.
Kan en lärare bestämma hur kursen bedöms?
Kursansvarig definierar upplägget — delar, poäng, viktningar, minimikrav och betygsgränser — och de andra lärarna anger poäng. Wise Ed föreslår betyget med skälen; examinatorn bekräftar det. Se bedömning.
Var delar lärare material?
Per kurs, på sina egna sidor: filer och länkar, publicerade när de väljer, för de studenter som läser kursen. Se kursmaterial.
Vad händer när en lärare är frånvarande?
Läraren anmäler frånvaron på sin egen sida, och kansliet ordnar ersättare för eller ställer in varje lektion. Se lärarnas självbetjäning.
Kan lärare få listan över sina studenter utan att fråga kansliet?
Ja. ”Mina studenter” listar varje kurs studenter med deras grupper, program och år, filtrerade efter grupp och exporterade till Excel eller CSV — om inte lärosätet stänger av exporterna. Se lärarnas självbetjäning.
Kan en lärare ta närvaro utan projektor?
Ja, genom upprop på sin egen sida, för dagens lektioner och de senaste dagarnas — på samma lista som QR-koden fyller. Se närvaro.
Kan vi se allt om en lärare på ett ställe?
Ja, på lärarkortet: kontaktuppgifter och institution, hela meriteringshistoriken, profilen och det som schemat låter dem undervisa — kurser, undervisningsformer och grupper — var och en kontrollerad mot meriteringen. Se lärarkortet.
Våra lärare och deras meriteringar finns i ett kalkylblad. Måste vi skriva in dem på nytt?
Nej. Importera listan: varje rad matchas mot en lärare i schemat via e-post, annars via namn, och ni ser varje ändring innan den skrivs. Se import och export.
Kan kursplaner hållas och publiceras från Wise Ed?
Ja. Varje kurs behåller alla versioner av sin kursplan; senaten läser och kommenterar, kansliet registrerar beslutet, och den godkända versionen låses och finns på lärosätets webb med sin PDF. Se kursplaner.
Pengar
Utfärdar den fakturor, eller följer den bara upp dem?
Det utfärdar dem: egen numrering utan luckor, en PDF med QR-kod för betalning, betalningar som matchas mot kontoutdraget, kreditfakturor för misstag, och en periods fakturor och betalningar exporterade till redovisningen. Se ekonomi.
Hur matchas betalningar?
Från kontoutdraget (camt.053): via referensen, via ett fakturanummer i texten, därefter via belopp och namn. En betalning som passar flera fakturor, eller ingen, väntar i arbetskön.
Vilket inbetalningskort finns på fakturan?
Inbetalningskortet för lärosätets land, med sin QR-kod — till exempel HUB-3 med sin PDF417-streckkod i Kroatien, IPS QR i Serbien och i hela euroområdet EPC QR som varje SEPA-bankapp läser. Wise Ed anpassas efter inbetalningskortet i varje land där det är integrerat.
Kan ett företag eller en finansiär betala för en student?
Ja. En arbetsgivare, en finansiär eller ett ministerium läggs upp en gång som betalare i ekonomi och kan få åtkomst till de fakturor som är ställda till dem. Se åtkomst för tredje part.
Hanterar det rabatter, stipendier och återbetalningar?
Ja. Rabatter och stipendier är regler som blir egna rader på fakturan; återbetalningar och utbetalt stöd godkänns av två personer och lämnar systemet som en betalningsfil till banken. Se Studiefinansiering.
Kan kansliet befria en student från en avgift?
Ja, som ett eftergift: begärt av en person och godkänt av en annan, med motivering. En öppen avgift sänks eller annulleras; en utfärdad faktura får en kreditfaktura. Se Studiefinansiering.
Wise Ed Tools
Vad är Wise Ed Tools?
En andra applikation vid sidan av Wise Ed för det som kansliet sköter förutom studenterna: anläggningstillgångar, personalregister med de anställdas egen sida, och tjänsteresor. Samma utseende, samma lärosäte, en inloggning.
Loggar vi in två gånger?
Nej. Inloggad i Wise Ed öppnar avsnittet Wise Ed Tools i menyn Ed Tools i en ny flik, redan inloggad; Ed Tools och schemats administration har dörrar tillbaka på samma sätt.
Behöver anställda ett konto i schemat?
Nej. Kansliet ger varje anställd en inloggning på dennes kort i Ed Tools; den öppnar bara den egna tiden, ledigheten och resorna.
Kan vi använda våra egna nivåer och regler?
Ja. Avskrivningssatser, helgdagar och resebelopp läses in med en knapp för flera länder i regionen, och varje belopp kan ändras.
Integritet
Kan vi begränsa vad varje handläggare ser?
Ja. Roller byggs genom att låsa upp menyval, som visa eller visa och ändra, och kan begränsas till campus. Servern kontrollerar dem vid varje anrop. Se data och integritet.
Vem kan se en students hälsouppgifter?
Bara en person vars roll öppnar den skärmen, och varje granskning loggas. Examinatorer ser anpassningen, till exempel extra tid, aldrig orsaken. Se anpassningar.
Kan vårdnadshavare se sitt barns betyg?
För en vuxen student bara det studenten ger tillgång till, per person och per del av studierna, och som kan återkallas när som helst. För en minderårig det lärosätet bestämmer. Se åtkomst för tredje part.
Loggas varje ändring?
Ja, med vem och när, fält för fält. Ett betyg rättas genom en ny post, en faktura genom en kreditfaktura, ett dokument genom en ny utfärdning.
Finns det hjälp med vår konsekvensbedömning avseende dataskydd?
Två mallar, för åtkomst för tredje part och för anpassningar, under data och integritet.
Integrationer
Finns det ett publikt API?
Ja, och det ingår i licensen. Lärosätet skapar sina egna nycklar med behörighetsområden, giltighetstid, en lista över tillåtna adresser och en begränsning av antalet anrop; dokumentationen följer med nyckeln. Se integrationer.
Fungerar det med Zapier?
Ja: nio händelser, åtgärder och sökningar, där handläggaren ansluter som sig själv. Det finns tillgängligt på begäran som en privat integration tills vidare.
Fungerar det med Moodle?
Ja. Kurser och registreringar går till Moodle, och genom LTI 1.3 öppnas Wise Ed inuti en kurs i Moodle, Canvas, Brightspace eller Blackboard. Se LMS-integration.
Kan vårt redovisningsprogram läsa fakturorna och betalningarna?
Redovisningsfilerna under Ekonomi innehåller lärosätets konton och kostnadsställen, i det format dess program läser. En faktura går också ut som e-faktura i det nationella formatet.
Installation
Hur kommer ett lärosäte igång?
Vi slår på Wise Ed för lärosätets schemadatabas, kansliet tar över det schemat känner till i en enda åtgärd, kompletterar resten och ställer in sina regler. Se komma igång.
Vi undervisar på flera platser. Klarar det av det?
Ja. Studenter, program, dokument och behörigheter per campus; ett lärosäte med ett enda campus ser inget campus någonstans. Se campus.
Rapporterar det till vårt nationella register?
Ja: sats för sats, med varje problem i klartext, genom adaptern för ert lands register, som ställs in när ert lärosäte inför Wise Ed. Se nationell rapportering.
Vem ställer in vårt land och vår betygsskala?
Wise Technologies ställer in landet när Wise Ed slås på, och det medför betygsskalan, valutan och inbetalningskortet. Betygsskalan och andra listor är därefter lärosätets egna kodlistor. Se administration.
Kan vi se det på våra egna data först?
Ja. Boka en presentation online så visar vi samma uppgifter som ert kansli utför i dag, med era program. Begär en demo.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.