Ekonomi
Prislista, delbetalningar, fakturor med betalnings-QR-kod, betalningar och vem som är skyldig vad.
Ekonomi och personal
Studiestöd
Pengar som en student inte behöver betala, och pengar som lärosätet betalar tillbaka. Rabatter och stipendier verkar före fakturan, avgiftsbefrielser på det som redan är skyldigt, och utbetalningar efter betalningen - var och en med sin orsak, och ingen av dem skriver någonsin om en utfärdad faktura.
- Rabatter och stipendier som regler
- Avgiftsbefrielser som godkänns av en andra person
- Återbetalningar och stöd som betalas ut via en SEPA-fil
Vad den gör
Tre skärmar hos studieadministrationen, bredvid Ekonomi: Rabatter och stipendier, Avgiftsbefrielser och Utbetalningar.
- Rabatter och stipendier minskar vad en student debiteras, enligt regel, i samma stund som en avgift uppstår.
- Avgiftsbefrielser befriar en student från en avgift eller en faktura som redan är skyldig, helt eller delvis.
- Utbetalningar betalar ut pengar till en student: en återbetalning av tillgodohavande, eller stöd som betalas från lärosätets stödfonder.
- Den arbetar på Ekonomi: samma avgifter, fakturor, betalningar och kreditfakturor, samma numrering och samma historik.
Rabatter och stipendier är regler
En regel skrivs en gång och hittar själv de avgifter den gäller.
- En procentsats eller ett belopp av de poster i prislistan som den anger - eller varje post.
- För vem: en namngiven student, innehavarna av en särskild status från studentakten, ett program eller alla - mellan två datum.
- En egen rad på fakturan. När en avgift uppstår - för hand, genom att debitera ett helt år, eller genom ett betalt tentamenstillfälle - lägger regeln sin minskning bredvid den, en gång, hur ofta året än debiteras. En avgift som annulleras innan den fakturerats tar sin minskning med sig.
- Från den dag den sparas. Avgifter som uppstått tidigare skrivs inte om; studieadministrationen tillämpar en regel på årets öppna avgifter med avsikt, och får först en fråga.
- Ett stipendium kan ange sin sponsor, för läsaren och exporten; fakturan går ändå till studentens konto, eller till den betalare som lagts upp i Ekonomi.
- Hur mycket varje regel har gett står på regeln, och årets summa är en rad i ”Året i siffror”.
- En disciplinär åtgärd ändrar aldrig en rabatt eller ett stipendium.
Avgiftsbefrielser, med fyra ögon
”Befria henne från den andra delbetalningen”, ”debiterat av misstag”, ”dekanen efterskänkte förseningsavgiften” - ett beslut om pengar som redan är skyldiga, med orsaken bevarad.
- På en avgift eller på en faktura, helt eller delvis.
- En andra person godkänner som standard; lärosätet kan låta små belopp upp till en gräns som det anger gå igenom direkt.
- En öppen avgift minskas eller annulleras. På en utfärdad faktura blir befrielsen en kreditfaktura - ett utkast tills redovisningen släpper den - så att fakturan förblir som den utfärdades.
- Aldrig mer än vad som återstår att betala, så en befrielse ger aldrig tillbaka pengar: det är en återbetalning.
Återbetalningar och stöd som betalas ut
Pengar som lämnar lärosätet går genom fyra steg, och två personer.
Begärd
”Studenter med tillgodohavande” listar dem vars betalningar ingen faktura har använt - de pengar en återbetalning kan betala tillbaka. Handläggaren väljer återbetalning eller stöd, studenten, IBAN, beloppet och ändamålet, de ord som står på studentens kontoutdrag. En återbetalning är aldrig större än tillgodohavandet.
Godkänd av någon annan
Den som begärde utbetalningen får godkänna den själv bara med en orsak - en inställning hos lärosätet. En återbetalning tar tillgodohavandet vid godkännandet, så att det varken kan betalas två gånger eller användas för nästa faktura.
I en SEPA-överföringsfil
Godkända utbetalningar läggs i nästa kreditöverföringsfil (SEPA, pain.001), som lärosätet laddar upp till sin bank. Ingenting skickas till en bank från Wise Ed.
Markerad som betald
När banken bekräftar markeras utbetalningarna som betalda. En utbetalning som annulleras innan den betalats ger tillbaka tillgodohavandet.
För redovisningsansvarig
- En rabatt är redan en rad på sin faktura, med eget konto, så exporten av fakturaraderna innehåller den.
- Utbetalningarnas bokföringsrader är en egen fil - datum, typ, student, belopp, konto, IBAN, överföringens referens och filen - aldrig en del av den allmänna bokföringsexporten. Att ta ut dem är en egen rättighet för lärosätets roller, och varje export loggas.
- Flera campus: utbetalningar och deras överföringsfiler följer campus för läsarens roll.
Vad studenten ser
- I ”Min studentakt” på studentportalen ser studenten ”Mina rabatter och stipendier” och ”Pengar utbetalda till mig”: utbetalda återbetalningar och stipendier, med var varje utbetalning befinner sig. IBAN visas endast med sina fyra sista siffror.
Frågor om studiestöd
Ingår studiestödet i Ekonomi?
Det är en egen modul, bredvid Ekonomi, med sina egna tre skärmar i studieadministrationens meny. Den arbetar på Ekonomis avgifter, fakturor och betalningar.
Ändrar ett stipendium fakturan?
Det lägger till en egen rad i den. Avgiften och minskningen är två rader på samma faktura, så både studenten och redovisningsansvarig ser vad som getts.
Kan en person betala ut pengar ensam?
Inte utan en orsak. En utbetalning godkänns av någon annan än den som begärde den; att godkänna sin egen kräver en orsak, som bevaras.
Vad är skillnaden mellan en befrielse och en återbetalning?
En befrielse minskar det som fortfarande är skyldigt och betalar aldrig tillbaka pengar. En återbetalning betalar tillbaka en students tillgodohavande till dennes bankkonto.
Fungerar med
Varje modul fungerar för sig. Det här är de som den gör mer tillsammans med.
Studentakt
Särskilda statusar, stödanteckningar, disciplinärenden och närvarovarningar.
Studieplan och register
Program, kurser, studieplanen och studentregistret, med alla ändringar sparade.
Administration
Att slå på moduler, roller per menyval, kodlistor, campus och språk.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.