Accesso di terzi
Genitori, paganti e sponsor: che cosa vedono, su quale base giuridica e che cosa controlla lo studente.
La piattaforma
Dati e privacy
Un sistema informativo degli studenti contiene numeri di identificazione nazionale, voti, denaro e a volte dati sanitari. Wise Ed lascia che ciascuno apra solo ciò che il suo lavoro richiede, tiene traccia di chi ha fatto che cosa, tiene i dati più sensibili fuori da ogni integrazione e permette all’ateneo di portare via tutti i propri dati quando vuole.
- Diritti verificati dal server, non solo nascosti sullo schermo
- Ogni consultazione di dati sanitari o di misure di supporto viene registrata
- L’esportazione completa non richiede nessuno di Wise Technologies
Ruoli costruiti dal menu
- Un ruolo è l’elenco delle voci di menu che apre, ciascuna come “visualizzazione” o “visualizzazione e modifica”. Chi amministra Wise Ed presso l’ateneo crea tutti i ruoli di cui l’ateneo ha bisogno e ne assegna uno o più a ciascuna persona.
- Un ruolo restringe, non amplia mai. Chi sia utente della segreteria è comunque stabilito dalla scheda della persona; un ruolo indica soltanto quali schermate quella persona apre.
- Verificato dal server. Ogni chiamata della segreteria supera un controllo prima che qualcosa venga letto o scritto, perciò una schermata che non è nel menu non si raggiunge nemmeno digitandone l’indirizzo.
- Ruoli per sede. In un ateneo con più sedi, un ruolo può essere limitato ad alcune di esse: un impiegato di una sede vede solo gli studenti di quella sede, in ogni elenco e in ogni scheda.
- Una domanda prima di cambiare la schermata di tutti. Finché l’ateneo non crea il primo ruolo, tutti vedono ciò che vedevano prima; la creazione del primo ruolo e l’eliminazione dell’ultimo vengono prima chieste con una conferma.
- I docenti e gli studenti non sono utenti della segreteria. I docenti vedono i propri verbali d’esame e i propri mesi; lo studente vede soltanto sé stesso.
Ogni modifica registrata
- Chi, quando e che cosa, per ogni modifica in ogni modulo, campo per campo, nel registro proprio dell’ateneo — redatto nelle tredici lingue della segreteria.
- Niente viene riscritto di nascosto. Un voto si corregge con una nuova registrazione, una fattura con una nota di credito, un documento con una nuova emissione; il precedente resta leggibile.
- Anche le esportazioni sono registrate, e esportare un elenco è un diritto a sé stante nei ruoli.
Salute, supporto e misure di supporto
La parte più rigorosa di Wise Ed: categorie particolari di dati personali, tenute separate dal resto.
- Diritti propri. Le registrazioni di supporto e di salute, i procedimenti disciplinari e i documenti sulle misure di supporto sono schermate a sé nei ruoli. In un ateneo senza ruoli, le apre soltanto chi amministra Wise Ed presso l’ateneo.
- Ogni consultazione registrata. Ogni accesso a una registrazione di salute o di supporto, a un procedimento disciplinare o a un documento sulle misure di supporto è tracciato, insieme a ogni modifica e a ogni tentativo rifiutato — chi, quando e quale scheda, mai il testo stesso.
- L’adattamento viaggia, il motivo no. Un esaminatore legge “tempo aggiuntivo del 25 %, aula separata” nel verbale d’esame; mai il tipo di registrazione, mai la diagnosi. Vedere misure di supporto.
- Mai fuori da Wise Ed tramite un’integrazione. L’API, Zapier e i webhook non leggono affatto questi dati, e genitori, paganti e sponsor non vedono mai le misure di supporto.
- Le misure di supporto concluse sono conservate per il tempo che l’ateneo decide, 3 anni per impostazione predefinita, e cancellate dall’elaborazione notturna una volta trascorso quel tempo.
Consensi e chi ha consultato
- Consensi conservati come prova, per persona e per finalità, mai riscritti. Un segmento o un’esportazione di relazioni e alumni esclude chiunque non abbia dato il consenso; includerlo richiede un motivo, che viene registrato.
- Lo studente maggiorenne decide chi vede che cosa. Genitori, paganti e sponsor vedono solo ciò che lo studente concede, per persona e per parte del percorso di studio, e un’autorizzazione ritirata ha effetto subito. Vedere accesso di terzi.
- Lo studente vede chi ha consultato. Ogni consultazione di un terzo viene registrata, il terzo ne è informato e lo studente legge chi ha visto che cosa. La registrazione è conservata 3 anni per impostazione predefinita; l’ateneo può impostare un periodo più breve o più lungo.
- Le preferenze degli studenti sui messaggi sono rispettate, compreso il rifiuto degli SMS; solo gli avvisi che l’ateneo contrassegna come essenziali raggiungono tutti.
Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati
Due modelli per il responsabile della protezione dei dati dell’ateneo, per le due parti di Wise Ed che più spesso ne richiedono una. Ciascuno è un punto di partenza che l’ateneo completa per proprio conto.
Adattamenti
Adattamenti per studenti con esigenze speciali: che cosa viene conservato, chi lo vede e per quanto tempo.
L’esportazione completa
Tutto ciò che l’ateneo conserva in Wise Ed, in un unico file ZIP, in formati aperti e documentati — quando l’ateneo lo desidera, senza di noi.
Come entrano i dati e come escono gli elenchi è spiegato in dati in entrata e in uscita.
- Un solo pulsante. Il server prepara il file in background mentre la segreteria fa altro, e la segreteria lo scarica quando è pronto.
- Un file CSV per ogni tabella di Wise Ed, i cataloghi dell’orario a cui i dati rimandano, l’orario stesso come lezioni e prenotazioni datate, e i dati dei moduli per gli studenti dell’orario.
- I file veri e propri: allegati di richieste, tesi e decisioni, denominati a partire dalla riga che li contiene.
- Descritto all’interno del file: un README, la descrizione di ogni tabella e colonna, schema.json per i programmi e SHA256SUMS, un checksum di ogni file che prova che nulla è stato modificato.
- Le credenziali restano fuori. Password, chiavi di accesso e altri segreti non sono dati su nessuno; le loro colonne restano vuote, e un elenco nel file le nomina tutte.
- Un diritto a sé stante nei ruoli. In un ateneo senza ruoli, lo detiene soltanto chi amministra Wise Ed presso l’ateneo. Ogni richiesta e ogni scaricamento sono nel registro proprio dell’ateneo.
- Conservato 7 giorni, poi cancellato dal server.
- Disponibile per 90 giorni dopo la fine di una licenza. In quel periodo ogni schermata di Wise Ed porta all’esportazione, così l’ateneo può ancora portare via i propri dati.
- Mai disattivato. L’esportazione si trova tra le impostazioni proprie dell’ateneo, che nessun interruttore di modulo può nascondere.
Domande su dati e privacy
Un impiegato può vedere solo la propria sede?
Sì. Un ruolo limitato ad alcune sedi vede solo gli studenti di quelle sedi, e il server lo verifica a ogni chiamata, non soltanto sullo schermo.
Chi può vedere le informazioni sanitarie di uno studente?
Solo una persona il cui ruolo apre quella schermata — in un ateneo senza ruoli, solo chi amministra Wise Ed. Ogni consultazione è registrata. Gli esaminatori vedono l’adattamento, mai il motivo.
Qualcuno di questi dati va a Zapier o ad altri nostri sistemi?
I dati di salute, supporto, misure di supporto e disciplinari non vanno mai. Per tutto il resto l’ateneo decide quali campi personali possono uscire; vedere integrazioni.
Dobbiamo chiedere a Wise Technologies i nostri dati?
No. Chi detiene il diritto preme il pulsante e scarica il file. Resta possibile per 90 giorni dopo la fine di una licenza.
Esiste un modello per la nostra valutazione d’impatto sulla protezione dei dati?
Due: uno per l’accesso di terzi e uno per le misure di supporto, collegati sopra. Ciascuno è un punto di partenza che l’ateneo completa per proprio conto.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.