La plateforme

Données et confidentialité

Un système d’information étudiant détient des numéros d’identité nationale, des notes, de l’argent et parfois de la santé. Wise Ed laisse chaque personne n’ouvrir que ce que son travail exige, garde trace de qui a fait quoi, tient les dossiers les plus sensibles hors de toute intégration, et permet à l’établissement de retirer toutes ses données quand il le souhaite.

Demander une démonstration Poser une question sur Wise Ed

Droits contrôlés par le serveur, et pas seulement masqués à l’écran
Chaque consultation de dossiers de santé ou d’aménagements est journalisée
L’export complet ne demande personne chez Wise Technologies

Des rôles construits à partir du menu

Un rôle est une liste d’entrées du menu qu’il ouvre, chacune en « consultation » ou en « consultation et modification ». La personne qui administre Wise Ed dans l’établissement crée autant de rôles que nécessaire et en attribue un ou plusieurs à chaque personne.
Un rôle restreint, il n’élargit jamais. Savoir qui est utilisateur du service reste décidé sur la fiche de la personne ; un rôle indique seulement quels écrans cette personne ouvre.
Contrôlé par le serveur. Chaque appel du service passe un contrôle avant toute lecture ou écriture : un écran qui n’est pas dans le menu ne peut donc pas non plus être atteint en tapant son adresse.
Des rôles par campus. Dans un établissement comptant plusieurs campus, un rôle peut être limité à certains d’entre eux : un agent d’un campus ne voit que les étudiants de ce campus, dans toutes les listes et tous les dossiers.
Une confirmation avant de changer l’écran de tous. Tant qu’un établissement n’a pas créé son premier rôle, chacun voit ce qu’il voyait auparavant ; la création du premier rôle et la suppression du dernier font l’objet d’une question préalable.
Les enseignants et les étudiants ne sont pas des utilisateurs du service. Les enseignants voient leurs propres relevés d’examen et leurs mois ; un étudiant ne voit que lui-même.

Chaque modification est consignée

Qui, quand et quoi, pour chaque modification de chaque module, champ par champ, dans le journal propre à l’établissement — rédigé dans les treize langues du service.
Rien n’est réécrit discrètement. Une note se corrige par une nouvelle saisie, une facture par un avoir, un document par une nouvelle émission ; l’ancien reste lisible.
Les exports sont aussi journalisés, et exporter une liste est un droit à part dans les rôles.

Santé, accompagnement et aménagements

La partie la plus stricte de Wise Ed : des catégories particulières de données personnelles, conservées à part du reste.

Des droits propres. Les entrées d’accompagnement et de santé, les dossiers disciplinaires et les documents d’aménagement sont des écrans à part dans les rôles. Dans un établissement sans rôles, seule la personne qui administre Wise Ed les ouvre.
Chaque consultation est journalisée. Chaque accès à une entrée de santé ou d’accompagnement, à un dossier disciplinaire ou à un document d’aménagement est consigné, avec chaque modification et chaque tentative refusée — qui, quand et quel dossier, jamais le texte lui-même.
L’aménagement circule, le motif non. Un examinateur lit « temps supplémentaire 25 %, salle séparée » sur le relevé d’examen ; jamais le type d’entrée, jamais le diagnostic. Voir aménagements.
Jamais hors de Wise Ed par une intégration. L’API, Zapier et les webhooks ne lisent pas du tout ces dossiers, et les parents, les payeurs et les financeurs ne voient jamais les aménagements.
Les aménagements terminés sont conservés aussi longtemps que l’établissement le décide, 3 ans par défaut, puis effacés par la tâche de nuit une fois ce délai écoulé.

Les consentements sont conservés comme preuve, par personne et par finalité, sans jamais être réécrits. Un segment ou un export des relations et des anciens étudiants exclut toute personne sans consentement ; les inclure demande un motif, qui est journalisé.
Un étudiant majeur décide qui voit quoi. Les parents, les payeurs et les financeurs ne voient que ce que l’étudiant accorde, par personne et par partie des études, et une autorisation retirée prend effet immédiatement. Voir accès des tiers.
L’étudiant voit qui a consulté. Chaque consultation d’un tiers est enregistrée, le tiers en est informé, et l’étudiant lit qui a consulté quoi. La trace est conservée 3 ans par défaut ; l’établissement peut la raccourcir ou l’allonger.
Les préférences de message des étudiants sont respectées, y compris l’absence de SMS ; seuls les avis que l’établissement marque comme essentiels parviennent à tous.

Analyses d’impact relatives à la protection des données

Deux modèles pour le délégué à la protection des données de l’établissement, pour les deux parties de Wise Ed qui en demandent le plus souvent une. Chacun est un point de départ que l’établissement complète lui-même.

Accès de tiers

Parents, payeurs et financeurs : ce qu’ils voient, sur quelle base légale, et ce que l’étudiant contrôle.

Aménagements

Aménagements pour les étudiants ayant des besoins particuliers : ce qui est conservé, qui le voit et pendant combien de temps.

L’export complet

Tout ce que l’établissement conserve dans Wise Ed, dans un seul fichier ZIP, en formats ouverts et documentés — quand l’établissement le souhaite, sans nous.

La façon dont les données entrent et dont les listes sortent est décrite sur données en entrée et en sortie.

Un seul bouton. Le serveur prépare le fichier en arrière-plan pendant que le service fait autre chose, et le service le télécharge quand il est prêt.
Un fichier CSV par table de Wise Ed, les catalogues de l’emploi du temps vers lesquels pointent les dossiers, l’emploi du temps lui-même sous forme de séances datées et de réservations, et les enregistrements des modules étudiants de l’emploi du temps.
Les vrais fichiers : pièces jointes des demandes, des mémoires et des décisions, nommées d’après la ligne qui les contient.
Décrit dans le fichier : un README, une description de chaque table et de chaque colonne, schema.json pour les programmes informatiques, et SHA256SUMS, une somme de contrôle de chaque fichier qui prouve que rien n’a été modifié.
Les identifiants restent derrière. Les mots de passe, les clés d’accès et les autres secrets ne sont des données sur personne ; leurs colonnes restent vides, et une liste dans le fichier les nomme toutes.
Un droit à part dans les rôles. Dans un établissement sans rôles, seule la personne qui administre Wise Ed dans l’établissement le détient. Chaque demande et chaque téléchargement figurent dans le journal propre à l’établissement.
Conservé 7 jours, puis supprimé du serveur.
Ouvert pendant 90 jours après la fin d’une licence. Pendant ce temps, chaque écran de Wise Ed mène à l’export, afin que l’établissement puisse encore récupérer ses données.
Jamais désactivé. L’export se trouve parmi les paramètres propres à l’établissement, qu’aucun interrupteur de module ne peut masquer.

Questions sur les données et la confidentialité

Un agent peut-il ne voir que son propre campus ?

Oui. Un rôle limité à certains campus ne voit que les étudiants de ces campus, et le serveur le vérifie à chaque appel, pas seulement à l’écran.

Qui peut voir les informations de santé d’un étudiant ?

Uniquement une personne dont le rôle ouvre cet écran — dans un établissement sans rôles, uniquement la personne qui administre Wise Ed. Chaque consultation est journalisée. Les examinateurs voient l’aménagement, jamais le motif.

Une partie de cela part-elle vers Zapier ou nos autres systèmes ?

Les dossiers de santé, d’accompagnement, d’aménagement et disciplinaires, jamais. Pour tout le reste, l’établissement décide quels champs personnels peuvent sortir ; voir intégrations.

Devons-nous demander nos données à Wise Technologies ?

Non. La personne qui détient le droit appuie sur le bouton et télécharge le fichier. Cela reste possible pendant 90 jours après la fin d’une licence.

Existe-t-il un modèle pour notre analyse d’impact relative à la protection des données ?

Deux : un pour l’accès des tiers et un pour les aménagements, liés ci-dessus. Chacun est un point de départ que l’établissement complète lui-même.

Pour aller plus loin

Voir Wise Ed sur votre propre établissement

Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.