Ekonomi och personal

Personalregister

Vem som arbetat hur länge, vem som varit ledig, sjuk eller på tjänsteresa, och hur många semesterdagar var och en har kvar — för varje anställd, månad för månad. Anställda stämplar in och ut och ansöker om ledighet på sin egen sida, deras chef godkänner, och studieadministrationen ser och rättar allt och lämnar månaden till löneadministrationen som en fil.

Boka en demo Fråga om Wise Ed

Anställda loggar in på sin egen sida
Chefer godkänner sina medarbetares ledighet
Månaden för löneadministrationen som en CSV-fil
Helgdagar inlästa per land

Vad den gör

Ett kort per anställd: tjänst, avdelning, chef, anställningsform, datum, arbetstid för varje veckodag och årliga semesterdagar. Listan börjar som en kopia av schemats lärare med en knapp; alla andra läggs till för hand.
Tidsregistret: en persons månad, en rad per dag med de planerade timmarna (inga på helger och helgdagar, som anges med namn), och dagens avsnitt — typ, från–till, rast, timmar, anmärkning. Fyll månaden lägger de planerade timmarna på varje tom arbetsdag. Månaden skrivs ut som ett undertecknat register.
Tidstyperna är lärosätets lista: arbete, arbete hemifrån, tjänsteresa, utbildning, årlig semester, särskild ledighet, sjukfrånvaro, obetald ledighet och kompensationsledighet till att börja med — var och en anger om den räknas som arbete, är betald, kräver godkännande och använder semesterdagar.
Månadsöversikten visar allas planerade och arbetade timmar, betald frånvaro, saldo och timmar per typ, filtrerat efter avdelning och sökt efter namn; hela månaden går till löneadministrationen som en CSV-fil som ett kalkylprogram öppnar som den är.
Ledighet: ansökningar efter tillstånd, studieadministrationens egna poster godkända direkt, och varje persons årliga rätt med överförda, uttagna, väntande och återstående dagar. En godkänd ledighet skriver sina dagar i registret; en annullerad tar bort dem igen.
Helgdagar i lärosätets land läses in för ett år med en knapp — hittills fem regeluppsättningar i regionen, rörliga högtider beräknade — och lärosätet lägger till egna dagar.

Månadsöversikten för personalregistret: planerade och arbetade timmar, betald frånvaro och saldo per anställd, med timmarna för varje tidstyp — Månaden för hela lärosätet, med sökning, avdelningar och CSV-filen för löneadministrationen.

Den anställdas egen sida

Varje anställd som studieadministrationen ger en inloggning loggar in på en egen sida — även på mobilen.

Stämpla in och ut med en knapp. En dag som lämnats öppen föranleder en fråga nästa gång, med tiden för att stänga den.
Den egna månaden: samma rader som studieadministrationens register. Poster som den anställde gjort kan rättas från den första dagen i förra månaden; studieadministrationens poster och godkänd ledighet visas, ändras inte.
Ansök om ledighet, se saldot, dra tillbaka en ansökan som fortfarande väntar.
Chefens flik: den som skolan har markerat som godkännare ser sina medarbetares ansökningar och godkänner eller avslår dem, med en anteckning. Ett godkännande skriver in dagarna i registret, på samma sätt som kansliets.
Fem felaktiga lösenord spärrar inloggningen i en kvart.

Regler som frågar, inte avvisar

En dag över tolv timmar, överlappande perioder, ledighet över saldot, ledighet utan arbetsdag i sig: varje fall föranleder en fråga och sparas när kansliet bekräftar.
Kansliet ansvarar för registret. Det ser och rättar varje post; den anställdas sida kan inte ändra det som kansliet eller ett godkännande har skrivit.
Tjänsteresor kommer från reseordern. En godkänd order för in sina dagar i registret av sig själv; de ändras på ordern, inte i registret.

Inte ännu

Ingen stämpelklocka eller kortläsare. Instämpling sker med en knapp på den anställdas sida.
Lön beräknas inte här. Månaden går ut som en CSV-fil till löneadministrationen.

Frågor om personalregister

Hör timlärare och externa lärare hemma här?

Alla som skolan önskar. Kopian från schemat tar med varje lärare; listan visar de aktiva, och den som inte är anställd markeras som inaktiv eller utelämnas.

Kan en anställd ändra det som kansliet har skrivit?

Nej. Anställda ändrar bara sina egna poster, och bara från och med första dagen i förra månaden.

Vad får löneadministrationen?

En CSV-fil för månaden: varje anställds planerade och arbetade timmar, betald frånvaro, saldo, helgdagar och timmarna för varje slag av tid.

Fungerar med

Varje modul fungerar för sig. Det här är de som den gör mer tillsammans med.

Läs vidare

Fler moduler

Se Wise Ed på ert eget lärosäte

Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.