Studieplan och register
Program, kurser, studieplanen och studentregistret, med alla ändringar sparade.
Vem det är till för
För studieadministrationen
Kansliet öppnar Wise Ed och ser vad som väntar, äldst först, med en knapp till den skärm som avgör varje rad. Studenterna lämnar in formulär och ärenden online, lärarna anger sina egna betyg och sin månad, och kontoutdraget matchas självt mot fakturorna. Det som återstår för kansliet är att avgöra.
- En arbetskö i stället för en hög med e-postmeddelanden
- Skärmen frågar; kansliet avgör, och skälet sparas
- Varje dokument numrerat, med en kod som vem som helst kan kontrollera
Dagen börjar med det som väntar
Varje modul som lärosätet använder lägger sina rader i en enda lista på startsidan: en tentamenspost som ingen har signerat, ett ärende som passerat sitt måldatum, en betalning som inte passar någon faktura, en uppsats vars examinationskommitté inte är utsedd. Varje rad anger vad som väntar, om vem och hur länge; de försenade är markerade. En tom lista betyder att arbetet är gjort.
Vad som förändras på kansliet
- Inget skrivs in två gånger. Program, kurser, utbildningsplanen och årets studenter kommer över från Wise Timetable, och studenterna går tillbaka in i schemat av sig själva.
- Studenterna fyller i sina egna formulär. Registreringsformuläret, en adressändring och ett ärende kommer in online, bekräftade med en kod via e-post; kansliet kontrollerar, godkänner eller ber studenten komplettera.
- Lärarna gör sin del. De anger betygen på sina tentamensposter och lämnar in sin månad från schemat; kansliet signerar och godkänner.
- Pengarna matchar sig själva. Kontoutdraget importeras och varje betalning matchas mot sin referens; bara det som inte passar väntar på kansliet.
- Förfrågningar sköter sig själva tills någon måste svara. Webbformuläret för förfrågningar och formuläret för besök i receptionen lägger varje intressent på en sida och ger dem till en studievägledare för antagning, som får en lista med uppföljningar varje morgon. Se förfrågningar och kampanjer.
- Det som händer en student är en enda åtgärd: ett byte, ett avbrott, ett uppehåll och återkomsten, var och en med sitt datum, sin orsak och sitt beslut, sparade i studentens akt.
- En sida per sak. En student, en tentamenspost, ett ärende: allt om den, med dess historik, på en egen sida. Varje lista har sökning, sidor och en export till Excel.
- Skärmen frågar, den nekar inte. Ett personnummer som inte stämmer eller en andra student med samma namn namnges under ”Innan detta sparas”; kansliet väljer Spara ändå eller rättar. Bara det som data inte kan rymma avvisas.
Modulerna som kansliet arbetar i
Var och en har en egen sida med vad den gör, hur det går till och vad som är värt att veta.
Förfrågningar och kampanjer
Webbformuläret för förfrågningar, besökare på plats, kampanjer och antagningsrådgivare med sina uppföljningar.
Antagning och registrering
Utlysningar, ansökningar, rangordning, registreringsformuläret online och intyg.
Tentor och betyg
Tentamensprotokoll, betygsregistrering online, regler som anger skäl, attestering och betygsutdraget.
Ekonomi
Prislista, delbetalningar, fakturor med betalnings-QR-kod, betalningar och vem som är skyldig vad.
Ansökningar och beslut
Studenternas ansökningar med bilagor, besvarade med numrerade beslut.
Vem som ser vad på kansliet
Den som administrerar Wise Ed vid lärosätet bygger roller av menyval, vart och ett stängt, öppet för visning eller öppet för visning och ändring, och begränsar en roll till vissa campus där lärosätet har fler än ett.
- En handläggare ser bara det hennes roll öppnar. Arbetskön visar bara rader från skärmar som hon får öppna.
- Inget skrivs om i det tysta. Ett betyg rättas genom en ny post, en faktura genom en kreditfaktura, ett dokument genom en ny utfärdning; det gamla finns kvar i historiken med vem och när.
- Granskningar av känsliga poster loggas, till exempel en stöd- eller disciplinpost i studentakten.
Frågor från studentkanslier
Behöver vi fortfarande blanketter på papper?
Inte för det Wise Ed täcker. Studenterna bekräftar sitt registreringsformulär och sina ärenden med en engångskod som skickas till deras e-post i stället för en underskrift, och beslut, intyg och examensbevis bär en verifieringskod som vem som helst kan kontrollera utan att logga in.
Vad händer om en students fall inte passar reglerna?
Reglerna anger varför och till när, och kansliet kan åsidosätta en regel med en motivering som sparas. Wise Ed avgör inte åt kansliet; det ser till att beslutet skrivs ned.
Hur lär vi oss det?
Guiden för studentkansliet går igenom de vardagliga uppgifterna steg för steg, och frågetecknet i kansliets övre fält öppnar PDF-guiden på ert språk.
Kan vi börja med bara en del av det?
Ja. Posterna, schemasynkroniseringen och inställningarna är alltid på; varje annan modul slås på eller av i en enda panel, och att stänga av en raderar ingenting.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.