Acesso de terceiros
Pais, pagadores e patrocinadores: o que veem, com que base jurídica e o que o estudante controla.
A plataforma
Dados e privacidade
Um sistema de informação de estudantes guarda números de identificação nacional, notas, dinheiro e por vezes saúde. O Wise Ed deixa cada pessoa abrir apenas o que o seu trabalho precisa, mantém um registo de quem fez o quê, mantém os registos mais sensíveis fora de qualquer integração e deixa a escola retirar todos os seus dados quando quiser.
- Direitos verificados pelo servidor, não apenas ocultados no ecrã
- Cada consulta de registos de saúde ou de adaptações fica registada
- A exportação completa não precisa de ninguém na Wise Technologies
Perfis construídos a partir do menu
- Um perfil é uma lista de itens do menu que abre, cada um como “consulta” ou “consulta e alteração”. Quem administra o Wise Ed na instituição cria tantos perfis quantos a instituição precisar e atribui a cada pessoa um ou vários.
- Um perfil restringe, nunca alarga. Se alguém é utilizador da secretaria académica continua a ser decidido no registo da pessoa; o perfil apenas diz que ecrãs essa pessoa abre.
- Verificado pelo servidor. Cada chamada da secretaria passa por uma verificação antes de qualquer leitura ou escrita, pelo que um ecrã que não está no menu também não pode ser alcançado escrevendo o seu endereço.
- Perfis por campus. Numa instituição com vários campus, um perfil pode ser limitado a alguns deles: um funcionário de um campus vê apenas os estudantes desse campus, em todas as listas e em todos os registos.
- Pergunta-se antes de alterar o ecrã de todos. Até a instituição criar o primeiro perfil, todos veem o que viam antes; criar o primeiro perfil e eliminar o último são ações que pedem confirmação.
- Docentes e estudantes não são utilizadores da secretaria. Os docentes veem os seus próprios registos de exame e meses; um estudante vê apenas os seus próprios dados.
Cada alteração fica registada
- Quem, quando e o quê, para cada alteração em cada módulo, campo a campo, no registo da própria instituição — redigido nas treze línguas da secretaria.
- Nada é reescrito em silêncio. Uma nota é corrigida por um novo lançamento, uma fatura por uma nota de crédito, um documento por uma nova emissão; o anterior continua legível.
- As exportações também ficam registadas, e exportar uma lista é um direito próprio nos perfis.
Saúde, apoio e adaptações
A parte mais rigorosa do Wise Ed: categorias especiais de dados pessoais, mantidas separadas do resto.
- Direitos próprios. Os registos de apoio e de saúde, os processos disciplinares e os documentos de adaptações são ecrãs próprios nos perfis. Numa instituição sem perfis, só quem administra o Wise Ed na instituição os abre.
- Cada consulta registada. Cada acesso a um registo de saúde ou de apoio, a um processo disciplinar ou a um documento de adaptações fica em registo, tal como cada alteração e cada tentativa recusada — quem, quando e que registo, nunca o texto em si.
- A adaptação acompanha, o motivo não. Um examinador lê “tempo suplementar de 25 %, sala separada” no registo do exame; nunca o tipo de registo, nunca o diagnóstico. Ver adaptações.
- Nunca sai do Wise Ed através de uma integração. A API, o Zapier e os webhooks não leem de todo estes registos, e os pais, os pagadores e os patrocinadores nunca veem adaptações.
- As adaptações terminadas são conservadas durante o tempo que a instituição decidir, 3 anos por defeito, e apagadas pela tarefa noturna quando esse prazo terminar.
Consentimentos e quem consultou
- Consentimentos conservados como prova, por pessoa e finalidade, nunca reescritos. Um segmento ou uma exportação de relações e antigos estudantes exclui quem não deu consentimento; incluí-los exige um motivo, que fica registado.
- O estudante adulto decide quem vê o quê. Os pais, os pagadores e os patrocinadores veem apenas o que o estudante autoriza, por pessoa e por parte do estudo, e uma autorização retirada produz efeito de imediato. Ver acesso de terceiros.
- O estudante vê quem consultou. Cada consulta de um terceiro é registada, o terceiro é informado disso e o estudante lê quem viu o quê. O registo é conservado 3 anos por defeito; a instituição pode definir um prazo mais curto ou mais longo.
- As preferências de mensagens dos próprios estudantes são respeitadas, incluindo a de não receber mensagens de texto; só os avisos que a instituição marca como essenciais chegam a todos.
Avaliações de impacto sobre a proteção de dados
Dois modelos para o encarregado de proteção de dados da instituição, para as duas partes do Wise Ed que mais vezes exigem uma avaliação. Cada um é um ponto de partida que a instituição completa por si.
Adaptações
Adaptações para estudantes com necessidades especiais: o que é conservado, quem vê e durante quanto tempo.
A exportação completa
Tudo o que a instituição guarda no Wise Ed, num único ficheiro ZIP, em formatos abertos e documentados — sempre que a instituição quiser, sem a nossa intervenção.
A forma como os dados entram e como as listas saem está em dados: entrada e saída.
- Um botão. O servidor prepara o ficheiro em segundo plano enquanto a secretaria faz outra coisa, e a secretaria descarrega-o quando estiver pronto.
- Um ficheiro CSV por tabela do Wise Ed, os catálogos do horário para que os registos apontam, o próprio horário como aulas e reservas datadas, e os registos dos módulos de estudantes do horário.
- Os ficheiros reais: anexos de pedidos, teses e decisões, com o nome derivado da linha que os contém.
- Descrito dentro do ficheiro: um README, uma descrição de cada tabela e coluna, schema.json para programas e SHA256SUMS, uma soma de verificação de cada ficheiro que prova que nada foi alterado.
- As credenciais ficam de fora. Palavras-passe, chaves de acesso e outros segredos não são dados sobre ninguém; as suas colunas ficam vazias e uma lista dentro do ficheiro nomeia cada uma.
- Um direito próprio nos perfis. Numa instituição sem perfis, só quem administra o Wise Ed na instituição o detém. Cada pedido e cada descarga constam do registo da própria instituição.
- Conservado durante 7 dias, e depois eliminado do servidor.
- Disponível durante 90 dias após o fim de uma licença. Durante esse período, todos os ecrãs do Wise Ed conduzem à exportação, para que a instituição ainda possa retirar os seus dados.
- Nunca desativado. A exportação encontra-se nas definições da própria instituição, que nenhum interruptor de módulo pode ocultar.
Perguntas sobre dados e privacidade
Um funcionário pode ver apenas o seu próprio campus?
Sim. Um perfil limitado a alguns campus vê apenas os estudantes desses campus, e o servidor verifica-o em cada chamada, não apenas no ecrã.
Quem pode ver as informações de saúde de um estudante?
Apenas uma pessoa cujo perfil abra esse ecrã — numa instituição sem perfis, apenas quem administra o Wise Ed. Cada consulta fica registada. Os examinadores veem a adaptação, nunca o motivo.
Alguma destas informações vai para o Zapier ou para os nossos outros sistemas?
Os registos de saúde, de apoio, de adaptações e disciplinares nunca vão. Quanto ao resto, a instituição decide que campos pessoais podem sair; ver integrações.
Temos de pedir os nossos dados à Wise Technologies?
Não. Quem detém o direito prime o botão e descarrega o ficheiro. Continua possível durante 90 dias após o fim de uma licença.
Existe um modelo para a nossa avaliação de impacto sobre a proteção de dados?
Dois: um para o acesso de terceiros e outro para as adaptações, ligados acima. Cada um é um ponto de partida que a instituição completa por si.
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