Uma universidade, muitos membros

Ligar os membros de uma universidade

As faculdades raramente querem abdicar do seu próprio horário, da sua própria nomenclatura ou das suas próprias horas de ensino — e não deviam ter de o fazer. O Wise Timetable une horários separados em vez de os substituir por uma grelha central que ninguém pediu.

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Cada membro mantém o seu próprio horário
Grelhas horárias diferentes suportadas
Disponibilidade visível em todos eles

Federação, não amalgamação

A proposta habitual é que todas as faculdades passem para um único horário partilhado. É uma ideia limpa que morre ao contacto com uma universidade real.

As faculdades diferem por razões que não são teimosia. Uma faculdade de medicina tem blocos clínicos; uma academia de artes tem ateliês; uma faculdade de engenharia tem ciclos de laboratório. Mantêm horas de ensino diferentes, estruturas de semestre diferentes e nomes diferentes para as mesmas coisas, porque essas coisas são genuinamente diferentes em cada contexto.

Por isso o Wise Timetable não exige uma única grelha. Cada membro mantém o seu próprio horário, as suas próprias definições e o seu próprio responsável pelos horários, e o sistema liga-os — para que uma sala partilhada, um docente partilhado ou uma coorte de estudantes partilhada sejam visíveis a todos os que precisam de os ver, sem que ninguém abdique do controlo do seu próprio horário.

Este é também o caminho prático para uma implementação em toda a universidade. As faculdades aderem uma de cada vez, ao seu próprio ritmo, e cada uma é útil por si só desde o primeiro dia, e não apenas depois de a última ter migrado.

Programas, anos e ramos na administração do Wise Timetable no navegador, com o número de grupos em cada ramo — A estrutura de que depende o horário de cada faculdade: programa, ano, ramo e os grupos de cada um. Partilhada aqui, de modo que as faculdades que partilham salas e pessoal partilham uma única definição dos mesmos.

Um dicionário para nomes que não coincidem

O maior obstáculo isolado à união de horários separados é que a mesma coisa tem três nomes diferentes.

Uma faculdade escreve um docente como Novak Ana, outra como dr. A. Novak, uma terceira guarda apenas um número de funcionário. A sala P1 de um edifício é Predavalnica 1 noutro e Lecture Theatre 1 nos registos em inglês. Uma disciplina partilhada entre dois programas tem um código diferente em cada um.

O Wise Timetable guarda um mapeamento — um dicionário — entre esses nomes, para que o sistema saiba que as entradas se referem a uma só pessoa, uma só sala ou uma só disciplina. Ninguém tem de renomear nada no seu próprio horário, e os registos de cada faculdade continuam a ler-se da forma que o respetivo pessoal espera.

Esta é a peça que a maioria das tentativas de integração omite, e é por isso que falham. A correspondência por cadeias de texto exatas funciona numa demonstração e colapsa com dados reais.

Grelhas horárias diferentes, unidas com honestidade

Duas faculdades podem ser sincronizadas mesmo quando as suas horas de ensino não coincidem de todo.

Uma faculdade pode iniciar as aulas às 08:00 em blocos de noventa minutos; outra às 07:30 em períodos de quarenta e cinco minutos. A maioria dos sistemas exige que uma delas mude. O Wise Timetable não: os horários são sincronizados entre as grelhas diferentes e, quando uma sessão de outro membro cai entre as linhas de toque locais, as horas reais são indicadas no próprio cartão da sessão.

Assim, um docente que olha para a semana da sua própria faculdade vê a sessão externa no seu lugar verdadeiro, identificada com a hora a que realmente decorre e não ajustada ao período local mais próximo. A alternativa — arredondar o ensino de outrem para caber na sua grelha — produz um horário com ar arrumado que envia as pessoas para a sala errada à hora errada.

Disponibilidade em todos os horários, não apenas no seu

Um docente que leciona em três faculdades é uma só pessoa com uma só semana. Uma sala emprestada a um departamento vizinho está ocupada para todos, e não apenas para o horário que a reservou.

O Wise Timetable mostra a ocupação de um docente ou de uma sala em todos os horários ligados, para que quem constrói o horário de uma faculdade possa ver o que já está comprometido noutros locais antes de colocar uma sessão. Isso transforma a discussão interfaculdades mais comum — não sabíamos que ele lecionava para vós à quinta-feira — em algo visível no momento em que a decisão é tomada.

A mesma vista é o que faz funcionar o espaço de ensino partilhado. A administração central pode ver a utilização real em toda a instituição, em vez de somar números que cada faculdade preparou separadamente. Mais sobre relatórios de utilização.

Um calendário para um docente que leciona em todo o lado

Seja qual for a organização administrativa, um docente quer um só calendário. O Wise Timetable publica o horário de cada pessoa como um feed de subscrição, que a pessoa adiciona uma só vez ao calendário ou cliente de correio em que já vive — Outlook, Google Calendar, Apple Calendar, Thunderbird, qualquer cliente que fale a norma.

É uma subscrição e não uma exportação, pelo que se mantém atualizada. Uma sessão alterada por um responsável pelos horários na terça-feira aparece no telemóvel do docente sem que ninguém envie um ficheiro, e o ensino de todas as faculdades em que trabalha chega a esse mesmo calendário, junto com os seus próprios compromissos. Como funciona a publicação.

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