Relazioni ed ex studenti
Dalla prima richiesta di informazioni agli anni da ex studente, con i consensi conservati.
Comunicazione
Messaggi
Il dialogo tra studente e ateneo, in un unico posto invece che in una dozzina di caselle di posta: messaggi diretti e di struttura, comunicazioni a più destinatari e avvisi automatici quando qualcosa è in attesa in un modulo qualsiasi. Secondo le regole dell’ateneo e quelle di ciascun lettore.
- “Scrivi alla segreteria studenti” è il primo pulsante nella posta dello studente
- Un avviso essenziale di studio raggiunge tutti; il resto rispetta le preferenze
- Fasce di silenzio e riepilogo mattutino, così nessuno viene sommerso
Che cosa fa
- Messaggi diretti. Uno studente scrive alla segreteria studenti, a una struttura o a un docente — per impostazione predefinita i docenti che insegnano i suoi insegnamenti e il relatore della tesi. Una conversazione come in qualsiasi messenger, con “visto” quando qualcuno l’ha letta e file in entrambe le direzioni.
- Strutture create dall’ateneo — la segreteria studenti, l’ufficio internazionale, la biblioteca — di cui ogni membro può rispondere, con risposte rapide per quelle date dieci volte al giorno. Una struttura può ricevere anche le righe della coda di lavoro dei moduli di cui si occupa.
- Comunicazioni a un corso di studio, un anno, un gruppo, un segmento CRM o a tutti coloro che hanno qualcosa di aperto, con anteprima prima dell’invio e conteggio dopo: consegnati, letti. I docenti scrivono ai propri gruppi e insegnamenti dalla propria pagina dei messaggi.
- Avvisi automatici. Quando qualcosa di nuovo attende qualcuno in un modulo qualsiasi — una fattura in scadenza, una richiesta in attesa dello studente, un argomento di tesi in scadenza, un’iscrizione che sta per chiudersi — la persona ne è informata una volta, nella posta e via e-mail. La prima lettura di un utente è silenziosa, così attivare il modulo non sommerge nessuno di notizie vecchie.
- Fasce di silenzio e riepilogo giornaliero. Nulla viene inviato come notifica o e-mail tra le 22:00 e le 07:00, salvo diversi orari stabiliti dall’ateneo; attende la fine della fascia. L’ateneo regola ogni tipo di avviso — attivo o no, e-mail, notifica push, subito o nel riepilogo mattutino — e ciascun lettore disattiva i propri canali.
- Allegati fino a 24 MB: PDF, JPG, PNG o Word, riconosciuti dal contenuto, non dal nome.
- SMS come quarto canale, tramite un gateway HTTP generico, Twilio o Infobip. Disattivato finché l’ateneo non lo attiva; poi, per impostazione predefinita, solo avvisi essenziali, con un limite mensile.
Come parte una comunicazione
Scegliere i destinatari
Un corso di studio, un anno, un gruppo, un segmento CRM o tutti coloro che hanno qualcosa di aperto. Il conteggio viene prima: quanti raggiunge e chi non raggiunge, e perché.
Segnarla come essenziale, o no
Solo per ciò che uno studente deve sapere per studiare — una data d’esame cambiata, una scadenza. Un avviso essenziale raggiunge tutti, quali che siano le preferenze e i consensi, e viene chiesto prima.
Parte
Nella posta di ogni studente sul portale e via e-mail secondo le regole e le preferenze del lettore; una comunicazione a più di 300 persone viene chiesta prima. Poi i conteggi: consegnati e letti.
Chi vede che cosa
- Uno studente vede solo le proprie conversazioni, comunicazioni e avvisi; qualsiasi altra cosa risponde come se non esistesse.
- Il personale vede le strutture a cui appartiene e le proprie conversazioni dirette. Amministrare Wise Ed non significa leggere le lettere della biblioteca: un amministratore vede ogni struttura solo dove l’ateneo lo prevede.
- Una schermata bloccata non è privata. Per impostazione predefinita una notifica push o un’e-mail personale dice solo che è arrivato un nuovo messaggio, non che cosa dice.
- Il “no SMS” di uno studente viene rispettato anche per un avviso essenziale; lo stesso avviso raggiunge comunque la sua posta e l’e-mail. Gli studenti disattivano gli SMS nelle impostazioni dei messaggi del loro portale.
- Il consenso decide per le persone senza carriera studente. Un potenziale studente o un referente di un’azienda nel CRM riceve e-mail solo con il suo consenso — mai scavalcato.
Notifiche push sul telefono
Il server di Wise Ed invia i suoi avvisi come notifiche push, con le stesse regole delle e-mail: i tipi consentiti dall’ateneo, le scelte di ciascuno, le fasce di silenzio. Raggiungono il telefono dello studente e del genitore nell’app Wise Timetable dopo l’accesso. Senza l’app: la posta e l’e-mail, e gli SMS dove l’ateneo li prevede.
Da sapere
- I telefoni ricevono questi avvisi dalla versione 1.3.2 dell’app Wise Timetable.
- Docenti e personale ricevono gli avvisi nella posta e via e-mail, e una notifica sul telefono apre i messaggi di Wise Ed nel browser.
Domande sui messaggi
Gli studenti hanno bisogno di un’app?
No. La posta fa parte del portale studenti, nel browser di qualsiasi telefono, e ogni avviso via e-mail rimanda alla schermata che risolve la questione.
Uno studente può scrivere a qualsiasi docente?
Decide l’ateneo: ai propri docenti, a tutti o a nessuno. Può anche consentire agli studenti solo di rispondere a ciò che l’ateneo ha scritto.
Chi paga gli SMS?
Passano attraverso l’account dell’ateneo presso il proprio fornitore, quindi l’ateneo paga direttamente il fornitore. Il limite mensile interrompe l’invio quando viene raggiunto e lo segnala una volta alla segreteria.
Possono usarlo altri moduli?
Già lo fanno. L’autoservizio dei docenti avvisa gli studenti di una lezione sostituita o annullata, Finanza di una fattura in scadenza, Richieste di una decisione — ciascuno come tipo di avviso a sé che l’ateneo può regolare separatamente.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Portale studenti
“Il mio percorso” sul telefono: cosa viene dopo, avanzamento, fatture, documenti, richieste.
Docenti
Abilitazione, profilo ed elenco pubblico; assenze e relative sostituzioni, disponibilità, i miei studenti.
Accesso di terzi
Genitori, paganti e sponsor, ciascuno con la visibilità che lo studente consente.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.