Anagrafica del personale
Presenze, ferie e assenze; i dipendenti sulla propria pagina, i superiori approvano, il mese per le paghe.
Finanze e personale
Ordini di missione
Un dipendente chiede una missione, il responsabile la approva e, al termine del viaggio, il dipendente presenta la richiesta di rimborso con le ricevute. Diarie, rimborso chilometrico e importo da liquidare sono calcolati secondo le norme del paese, i giorni della missione entrano da soli nella scheda del personale e la segreteria liquida l’ordine e lo stampa.
- Diarie secondo le norme del paese
- Più paesi in un solo viaggio
- Ricevute con foto o PDF
- I giorni della missione nella scheda del personale
Dalla richiesta al pagamento
L’ordine viene richiesto
Dal dipendente sulla propria pagina o dalla segreteria: motivo, destinazione, partenza e ritorno, mezzo di trasporto, veicolo e chilometri previsti, un anticipo. Una stima compare subito.
Il responsabile approva
Sulla propria pagina, oppure la segreteria approva subito. I giorni della missione entrano nella scheda del personale come missione.
Si presenta la richiesta di rimborso
Orari effettivi, chilometri, i pasti forniti, una breve relazione e ogni ricevuta con importo, valuta e una foto o un PDF.
La segreteria liquida
Diarie, rimborso chilometrico e spese, meno l’anticipo, danno l’importo da liquidare. L’ordine si stampa.
Che cosa calcola
- Diarie secondo le norme del paese dell’ateneo: le fasce per una giornata in sede in base alle ore di assenza, la tariffa giornaliera di ogni paese estero, calcolata a blocchi di 24 ore con il resto secondo la sua fascia, e le riduzioni per ogni colazione, pranzo e cena forniti. Sei insiemi di norme per cinque paesi della regione sono già inclusi, ciascuno caricato con un pulsante; ogni importo resta modificabile.
- Più paesi in un solo viaggio. L’ordine elenca i paesi in successione e quando il viaggiatore è entrato in ciascuno. Ogni blocco di 24 ore conta per il paese in cui ne è stata trascorsa la maggior parte, in caso di parità per il paese successivo — mai più diarie di quante ne dia l’intero viaggio.
- Il rimborso chilometrico alla tariffa per chilometro per l’auto privata, e le ricevute nelle rispettive valute; una valuta estera viene convertita al cambio indicato nell’ordine.
- Ricevute con le scansioni. Ogni riga di ricevuta accetta un PDF o una foto (JPG, PNG, WEBP, HEIC) fino a 10 MB — sul telefono si apre la fotocamera — e la carta d’imbarco o l’invito possono essere allegati all’ordine stesso. Le scansioni si aprono nel browser; la stampa le conta per ricevuta.
- La stampa: l’ordine, i paesi, la richiesta di rimborso con ogni ricevuta e gli importi, pronta per le firme.
Regole che chiedono, non rifiutano
- Chilometri molto superiori al previsto, lo stesso file di ricevuta due volte: viene chiesto e salvato una volta confermato.
- Si rifiuta solo ciò che non può essere: un paese indicato fuori dal periodo all’estero, paesi in un viaggio in sede, un file che non è una ricevuta o è troppo grande.
- Chi vede che cosa. Il dipendente vede i propri ordini; il responsabile quelli del proprio personale; la segreteria tutti. Un ordine annullato toglie di nuovo i suoi giorni dalla scheda del personale.
Non ancora
- Nessuna firma elettronica. L’ordine si stampa per essere firmato.
- Nessun pagamento da qui. L’importo da liquidare va all’ufficio paghe o alla contabilità.
Domande sugli ordini di viaggio
Le norme del nostro paese sono diverse. Possiamo modificarle?
Sì. Le norme si caricano con un pulsante e ogni importo — fasce delle diarie, tariffe per paese, riduzioni per i pasti, tariffa chilometrica — può essere modificato dall’ateneo.
Il dipendente può presentare le ricevute dal telefono?
Sì. Sulla pagina del dipendente ogni riga di ricevuta accetta una foto direttamente dalla fotocamera.
Una missione compare nella scheda del personale?
Sì. Quando l’ordine è approvato, i suoi giorni vengono scritti come missione e seguono l’ordine se viene annullato.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Wise Ed Tools
La gestione interna dell’ateneo accanto al sistema studenti, con un unico accesso.
Finanze
Listino, rate, fatture con codice QR di pagamento, pagamenti e situazione dei debiti.
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