Richieste di informazioni e campagne
Il modulo web per le richieste di informazioni, gli studenti che si presentano allo sportello, le campagne e i consulenti per le ammissioni con i loro follow-up.
Comunicazione
Relazioni ed ex studenti
Un CRM nel linguaggio di una segreteria studenti, non di un team commerciale: una pagina per persona, dal primo contatto attraverso gli anni di studio fino agli anni da alumni. Niente pipeline né opportunità — chi è la persona per l’ateneo, ogni contatto avuto, che cosa le è dovuto e a che cosa ha acconsentito.
- Il ciclo di vita segue la scheda: candidato, studente, alumnus
- Nessun consenso, nessun messaggio — e ogni consultazione di una persona viene registrata
- Gli alumni tengono aggiornati i propri dati
Che cosa fa
- Una pagina per persona — potenziale studente, studente, alumnus o referente di un’azienda — con ogni telefonata, nota, e-mail, incontro ed evento frequentato in un’unica cronologia, un riquadro in alto per registrare il successivo e promemoria che finiscono nella coda di lavoro: a chi devo una telefonata.
- Il ciclo di vita segue la scheda. Un potenziale studente la cui domanda viene accettata diventa studente da solo; un conseguimento del titolo registrato in Conclusione degli studi rende una persona alumnus. Nessuno deve ricordarsi di collegarli.
- Potenziali studenti con le parole dell’ateneo: le sue fasi (richiesta di informazioni, in contatto, venuto a un open day, ha presentato domanda, non più interessato) e le sue fonti (una fiera dell’istruzione, il modulo web, una telefonata), rinominate o ampliate a piacere. Come arrivano — il modulo web di richiesta, chi si presenta di persona, le campagne — e i consulenti per le ammissioni che se ne occupano si trovano in Richieste di informazioni e campagne.
- Aziende e partner — datori di lavoro dei laureati, sedi di tirocinio, istituzioni partner — con i loro referenti.
- Segmenti ed esportazioni: filtri salvati con la loro portata in base ai consensi, ai quali Messaggi invia le comunicazioni.
- Sono raggiungibili anche le persone senza carriera studente — potenziali studenti, i referenti di un’azienda, alumni precedenti a Wise Ed — via e-mail, con il loro consenso, il messaggio nella loro cronologia e un modo per annullare l’iscrizione in ogni messaggio.
- Notizie, eventi e proposte di mentoring per gli alumni, con chi si è iscritto e chi è venuto.
- I contatti dall’esterno arrivano tramite l’API pubblica e Zapier, come contatto nuovo o aggiornato — vedi Integrazioni.
Il portale alumni
Parte del portale studenti, per i laureati: tengono aggiornati i propri dati, scelgono come l’ateneo può contattarli, ritrovano i compagni di corso e restano in contatto.
- I propri dati: recapiti, qualche riga su di sé, lavoro, ulteriori studi e come aiuterebbero l’ateneo — come mentore, relatore ospite o sede di tirocinio.
- La regola prima del modulo. Ogni parte indica sotto il titolo se una modifica ha effetto subito o attende la segreteria studenti — a scelta dell’ateneo, parte per parte.
- Una volta all’anno, un pulsante: “i suoi dati sono ancora corretti?” — sì si risponde con un clic.
- Un elenco su adesione volontaria. Comparire nell’elenco è un consenso come gli altri, e ciò che i compagni vedono è scelta dell’alumnus stesso. “Collegati” invia un breve messaggio; nessuno dei due vede l’indirizzo dell’altro finché la richiesta non è accettata.
- Accedere dopo la chiusura della casella dell’ateneo: il codice di accesso del laureato va all’indirizzo privato che tiene aggiornato.
- Uno studente in corso vede solo come l’ateneo può contattarlo, e che il resto si apre alla laurea.
Consensi e chi vede che cosa
- I consensi sono prove: per persona e finalità (e-mail, telefono, newsletter, eventi, elenco), datati, con il modo in cui sono stati dati. Una revoca è una nuova voce; nulla viene riscritto, e nessuna voce significa nessun consenso.
- Segmenti ed esportazioni escludono chi non ha dato il consenso. Includerlo richiede un motivo, e il motivo viene registrato.
- Ogni consultazione è registrata: ogni apertura della pagina di una persona e ogni persona in un’esportazione.
- Chiesto, non rifiutato: una nuova persona la cui e-mail è già presente in un’altra scheda, un promemoria con data passata, il collegamento di uno studente che ha già una pagina CRM (le due vengono unite) — ciascuno viene chiesto e fatto una volta confermato.
Domande su relazioni e alumni
È un CRM commerciale?
No. Non ci sono pipeline né opportunità. È un registro di persone e contatti, con i promemoria e i consensi di cui una segreteria studenti ha bisogno, e si compila da sé a partire da ammissione, iscrizione e laurea.
Possiamo importare gli alumni che abbiamo già?
Sì. I contatti CRM entrano tramite la procedura guidata di importazione, con una prova preliminare; i consensi possono essere registrati come importati. Vedi dati in entrata e in uscita.
Che cosa vede un alumnus degli altri alumni?
Solo chi ha scelto di comparire nell’elenco, e di questi solo ciò che ciascuno ha scelto di mostrare — mai un indirizzo e-mail prima che un collegamento sia accettato. Un collegamento rifiutato non può essere richiesto di nuovo per sei mesi, per impostazione predefinita.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Messaggi
Messaggi diretti e di dipartimento, comunicazioni, avvisi e SMS.
Ammissione e iscrizione
Bandi, domande, graduatoria, modulo di iscrizione online e certificati.
Conclusione degli studi
La tesi dall’argomento alla discussione, il diploma e il Diploma Supplement.
Integrazioni
API pubblica, Zapier, webhook, Moodle e LTI, accesso Microsoft, contabilità.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.