Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Finances et personnel
Aides financières
L’argent qu’un étudiant n’a pas à payer, et l’argent que l’établissement rembourse. Les réductions et les bourses agissent avant la facture, les remises de frais sur ce qui est déjà dû, et les versements après le paiement — chacun avec son motif, et aucun ne réécrit jamais une facture émise.
- Réductions et bourses sous forme de règles
- Remises de frais approuvées par une seconde personne
- Remboursements et aides versés par fichier SEPA
Ce qu’il fait
Trois écrans au service, à côté de Finance : Réductions et bourses, Remises de frais et Versements.
- Les réductions et les bourses diminuent ce qui est facturé à un étudiant, par règle, au moment où les frais sont créés.
- Les remises de frais dispensent un étudiant de frais ou d’une facture déjà dus, en totalité ou en partie.
- Les versements font sortir de l’argent vers un étudiant : le remboursement de son crédit, ou une aide prélevée sur les fonds d’aide de l’établissement.
- Il s’appuie sur Finance : les mêmes frais, factures, paiements et avoirs, la même numérotation et le même historique.
Les réductions et les bourses sont des règles
Écrite une fois, une règle trouve seule les frais auxquels elle s’applique.
- Un pourcentage ou un montant en moins sur les articles de la grille tarifaire qu’elle nomme — ou sur tous.
- Pour qui : un étudiant désigné, les titulaires d’un statut particulier du dossier de l’étudiant, un programme, ou tout le monde — entre deux dates.
- Sa propre ligne sur la facture. Lorsque des frais sont créés — à la main, en facturant toute une année, ou par une tentative d’examen payante —, la règle ajoute sa diminution à côté, une seule fois, quel que soit le nombre de fois où l’année est facturée. Des frais annulés avant d’être facturés emportent leur diminution avec eux.
- À partir du jour de l’enregistrement. Les frais créés auparavant ne sont pas réécrits ; le service applique une règle aux frais ouverts de l’année de manière délibérée, après confirmation.
- Une bourse peut nommer son financeur, pour le lecteur et pour l’export ; la facture va toujours au compte de l’étudiant, ou au payeur défini dans Finance.
- Ce que chaque règle a accordé figure sur la règle, et le total de l’année est une ligne de « L’année en chiffres ».
- Une mesure disciplinaire ne change jamais une réduction ni une bourse.
Remises de frais, à quatre yeux
« Dispensez-la de la deuxième échéance », « facturé par erreur », « le doyen a levé les pénalités de retard » — une décision sur de l’argent déjà dû, avec le motif conservé.
- Sur des frais ou sur une facture, en totalité ou en partie.
- Une seconde personne approuve par défaut ; l’établissement peut laisser passer immédiatement les petits montants jusqu’à une limite qu’il fixe.
- Des frais ouverts sont réduits ou annulés. Sur une facture émise, la remise devient un avoir — un brouillon tant que la comptabilité ne l’a pas libéré — de sorte que la facture reste telle qu’elle a été émise.
- Jamais plus que ce qui reste à payer, de sorte qu’une remise ne rend jamais d’argent : cela, c’est un remboursement.
Remboursements et aides versés
L’argent qui sort de l’établissement passe par quatre étapes et deux personnes.
Demandé
« Étudiants avec un crédit » liste ceux dont les paiements n’ont été utilisés par aucune facture — l’argent qu’un remboursement peut restituer. L’employé choisit un remboursement ou une aide, l’étudiant, l’IBAN, le montant et le motif, c’est-à-dire les mots qui figurent sur le relevé bancaire de l’étudiant. Un remboursement ne dépasse jamais le crédit.
Approuvé par une autre personne
La personne qui l’a demandé ne peut approuver son propre versement qu’avec un motif — un réglage de l’établissement. Un remboursement prélève le crédit à l’approbation, de sorte qu’il ne peut être ni payé deux fois ni utilisé pour la facture suivante.
Dans un fichier de virement SEPA
Les versements approuvés vont dans le prochain fichier de virements (SEPA, pain.001), que l’établissement téléverse à sa banque. Wise Ed n’envoie rien à une banque.
Marqué payé
Lorsque la banque confirme, les versements sont marqués payés. Un versement annulé avant d’être payé restitue le crédit.
Pour le comptable
- Une réduction est déjà une ligne de sa facture, avec son propre compte, de sorte que l’export des lignes de facture la contient.
- Les lignes comptables des versements forment un fichier à part — date, type, étudiant, montant, compte, IBAN, référence du virement et fichier — jamais incluses dans l’export comptable général. Les sortir est un droit à part dans les rôles de l’établissement, et chaque export est consigné.
- Plusieurs campus : les versements et leurs fichiers de virement suivent le campus du rôle du lecteur.
Ce que voit l’étudiant
- Dans « Mon dossier d’étudiant » sur le portail étudiant, l’étudiant voit « Mes réductions et bourses » et « Sommes versées à mon intention » : remboursements et bourses versés, avec l’état de chaque versement. L’IBAN n’est affiché que par ses quatre derniers chiffres.
Questions sur les aides financières
Les aides financières font-elles partie de Finance ?
C’est un module à part, à côté de Finance, avec ses trois écrans dans le menu du service. Il s’appuie sur les frais, factures et paiements de Finance.
Une bourse modifie-t-elle la facture ?
Elle y ajoute sa propre ligne. Les frais et la diminution sont deux lignes de la même facture, de sorte que l’étudiant et le comptable voient tous deux ce qui a été accordé.
Une seule personne peut-elle verser de l’argent seule ?
Pas sans motif. Un versement est approuvé par une autre personne que celle qui l’a demandé ; approuver le sien exige un motif, qui est conservé.
Quelle est la différence entre une remise et un remboursement ?
Une remise réduit ce qui reste dû et ne rend jamais d’argent. Un remboursement reverse le crédit d’un étudiant sur son compte bancaire.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Dossier de l’étudiant
Statuts particuliers, mesures d’accompagnement, dossiers disciplinaires et alertes de présence.
Plan d’études et dossiers
Programmes, matières, maquette et dossier de l’étudiant, chaque modification conservée.
Administration
Activation des modules, rôles par entrée de menu, listes de codes, campus et langues.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.