Finanças
Tabela de preços, prestações, faturas com código QR de pagamento, pagamentos e quem deve o quê.
Finanças e pessoal
Apoio financeiro
Dinheiro que um estudante não tem de pagar, e dinheiro que a instituição devolve. Descontos e bolsas atuam antes da fatura, as dispensas de taxas sobre o que já é devido, e os pagamentos a estudantes depois do pagamento — cada um com o seu motivo, e nenhum reescreve uma fatura emitida.
- Descontos e bolsas como regras
- Dispensas de taxas aprovadas por uma segunda pessoa
- Reembolsos e apoios pagos por um ficheiro SEPA
O que faz
Três ecrãs na secretaria, ao lado de Finanças: Descontos e bolsas, Dispensas de taxas e Pagamentos a estudantes.
- Descontos e bolsas reduzem o que é cobrado a um estudante, por regra, no momento em que um encargo é lançado.
- Dispensas de taxas livram um estudante de um encargo ou de uma fatura já devidos, no todo ou em parte.
- Pagamentos a estudantes pagam dinheiro a um estudante: o reembolso do seu crédito, ou um apoio pago pelos fundos de apoio da instituição.
- Funciona sobre as Finanças: os mesmos encargos, faturas, pagamentos e notas de crédito, a mesma numeração e o mesmo histórico.
Descontos e bolsas são regras
Escrita uma vez, uma regra encontra sozinha os encargos a que se aplica.
- Uma percentagem ou um montante a descontar nos itens da tabela de preços que nomeia - ou em todos os itens.
- Para quem: um estudante nomeado, os titulares de um estatuto especial do processo do estudante, um curso, ou todos - entre duas datas.
- A sua própria linha na fatura. Quando um encargo é lançado - à mão, ao cobrar um ano inteiro, ou por uma tentativa de exame paga - a regra acrescenta a sua redução ao lado dele, uma só vez, por muitas vezes que o ano seja cobrado. Um encargo cancelado antes de ser faturado leva consigo a sua redução.
- A partir do dia em que é guardada. Os encargos lançados antes não são reescritos; a secretaria aplica uma regra aos encargos em aberto do ano de propósito, e é primeiro questionada.
- Uma bolsa pode nomear o seu patrocinador, para o leitor e para a exportação; a fatura continua a ir para a conta do estudante, ou para o pagador configurado nas Finanças.
- Quanto cada regra concedeu está na própria regra, e o total do ano é uma linha de “O ano em números”.
- Uma medida disciplinar nunca altera um desconto nem uma bolsa.
Dispensas de taxas, com quatro olhos
“Dispense-se a segunda prestação”, “cobrado por engano”, “o diretor dispensou a multa por atraso” - uma decisão sobre dinheiro já devido, com o motivo guardado.
- Sobre um encargo ou sobre uma fatura, no todo ou em parte.
- Uma segunda pessoa aprova por predefinição; a instituição pode deixar passar de imediato pequenos montantes até um limite que define.
- Um encargo em aberto é reduzido ou cancelado. Numa fatura emitida, a dispensa torna-se uma nota de crédito - um rascunho até a contabilidade a libertar - para que a fatura fique como foi emitida.
- Nunca mais do que o que ainda falta pagar, pelo que uma dispensa nunca devolve dinheiro: isso é um reembolso.
Reembolsos e apoios pagos
O dinheiro que sai da instituição passa por quatro passos e por duas pessoas.
Pedido
“Estudantes com crédito” lista aqueles cujos pagamentos nenhuma fatura utilizou - o dinheiro que um reembolso pode devolver. O funcionário escolhe um reembolso ou um apoio, o estudante, o IBAN, o montante e a finalidade, as palavras que constam do extrato bancário do estudante. Um reembolso nunca excede o crédito.
Aprovado por outra pessoa
Quem fez o pedido só pode aprovar o seu próprio pagamento com um motivo - uma definição da instituição. Um reembolso retira o crédito na aprovação, pelo que não pode ser pago duas vezes nem usado para a fatura seguinte.
Num ficheiro de transferências SEPA
Os pagamentos aprovados entram no ficheiro de transferências a crédito seguinte (SEPA, pain.001), que a instituição carrega no seu banco. O Wise Ed não envia nada a nenhum banco.
Marcado como pago
Quando o banco confirma, os pagamentos são marcados como pagos. Um pagamento cancelado antes de ser pago devolve o crédito.
Para o contabilista
- Um desconto já é uma linha da sua fatura, com a sua própria conta, pelo que a exportação das linhas de faturas o inclui.
- As linhas contabilísticas dos pagamentos a estudantes são um ficheiro próprio - data, tipo, estudante, montante, conta, IBAN, a referência da transferência e o ficheiro - nunca parte da exportação contabilística geral. Extraí-las é um direito próprio dos perfis da instituição, e cada exportação fica registada.
- Vários campus: os pagamentos a estudantes e os seus ficheiros de transferências seguem o campus do perfil do utilizador.
O que o estudante vê
- Em “O meu processo de estudante” no portal do estudante o estudante vê “Os meus descontos e bolsas” e “Dinheiro pago a mim”: reembolsos e bolsas pagos, com o ponto em que se encontra cada pagamento. O IBAN é mostrado apenas pelos últimos quatro dígitos.
Perguntas sobre apoios financeiros
Os apoios financeiros fazem parte das Finanças?
É um módulo próprio, ao lado das Finanças, com os seus três ecrãs no menu da secretaria. Funciona sobre os encargos, as faturas e os pagamentos das Finanças.
Uma bolsa altera a fatura?
Acrescenta-lhe uma linha própria. O encargo e a redução são duas linhas da mesma fatura, pelo que o estudante e o contabilista veem ambos o que foi concedido.
Uma só pessoa pode pagar dinheiro sozinha?
Não sem um motivo. Um pagamento é aprovado por alguém que não seja quem o pediu; aprovar o próprio exige um motivo, que fica guardado.
Qual é a diferença entre uma dispensa e um reembolso?
Uma dispensa reduz o que ainda é devido e nunca devolve dinheiro. Um reembolso devolve o crédito de um estudante à sua conta bancária.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Processo do estudante
Estatutos especiais, registos de apoio, processos disciplinares e alertas de assiduidade.
Plano curricular e registos
Programas, disciplinas, plano curricular e registo do estudante, com todas as alterações guardadas.
Administração
Ativação de módulos, funções por item de menu, listas de códigos, campi e idiomas.
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