Demandes d’information et campagnes
Le formulaire web de demande, les visites au guichet, les campagnes et les conseillers d’admission avec leurs relances.
Communication
Relations et anciens étudiants
Un CRM dans les mots d’une scolarité, non d’une équipe commerciale : une page par personne, de la première demande jusqu’aux années d’ancien étudiant en passant par les années d’études. Pas de pipelines ni d’opportunités — ce que la personne est pour l’établissement, chaque contact avec elle, ce qui lui est dû, et ce qu’elle a accepté.
- Le cycle de vie suit le dossier : candidat, étudiant, ancien étudiant
- Sans consentement, pas de message — et chaque consultation d’une personne est journalisée
- Les anciens étudiants tiennent eux-mêmes leurs coordonnées à jour
Ce qu’il fait
- Une page par personne — prospect, étudiant, ancien étudiant ou contact d’une entreprise — avec chaque appel, note, e-mail, réunion et événement suivi sur une seule chronologie, un champ en haut pour consigner le suivant, et des relances qui arrivent dans la file de travail : à qui dois-je un appel.
- Le cycle de vie suit le dossier. Un prospect dont la candidature est acceptée devient étudiant de lui-même ; une fin d’études enregistrée dans Achèvement des études fait un ancien étudiant. Personne n’a à penser à les relier.
- Les prospects dans les mots de l’établissement : ses étapes (demande, en contact, venu à une journée portes ouvertes, candidature déposée, plus intéressé) et ses sources (un salon de l’éducation, le formulaire web, un appel téléphonique), renommées ou étendues à sa guise. La façon dont ils arrivent — formulaire de demande web, visites spontanées, campagnes — et les conseillers d’admission qui s’en occupent sont décrits sur Demandes et campagnes.
- Entreprises et partenaires — employeurs de diplômés, lieux de stage, établissements partenaires — avec leurs interlocuteurs.
- Segments et exports : des filtres enregistrés avec leur portée sous réserve de consentement, auxquels Messages envoie des annonces.
- Les personnes sans dossier d’étudiant sont elles aussi joignables — prospects, collaborateurs d’une entreprise, anciens étudiants d’avant Wise Ed — par e-mail, avec leur consentement, le message figurant sur leur chronologie et un moyen de se désabonner dans chaque courrier.
- Actualités, événements et offres de mentorat pour les anciens étudiants, avec qui s’est inscrit et qui est venu.
- Les contacts venus de l’extérieur arrivent par l’API publique et Zapier, comme contact nouveau ou mis à jour — voir Intégrations.
Le portail des anciens étudiants
Partie du portail étudiant, pour les diplômés : ils tiennent leurs coordonnées à jour, choisissent comment l’établissement peut les contacter, retrouvent leurs camarades et restent en contact.
- Leurs propres informations : coordonnées, quelques lignes sur eux-mêmes, emploi, études complémentaires, et la façon dont ils aideraient l’établissement — comme mentor, intervenant invité ou lieu de stage.
- La règle avant le formulaire. Chaque partie indique sous son titre si une modification prend effet immédiatement ou attend la scolarité — au choix de l’établissement, partie par partie.
- Une fois par an, un bouton : « vos coordonnées sont-elles toujours exactes ? » — oui se fait en un clic.
- Un annuaire sur adhésion. Y figurer est un consentement comme les autres, et ce que voient les camarades relève du choix de l’ancien étudiant. « Se connecter » envoie un court message ; ni l’un ni l’autre ne voit l’adresse de l’autre avant l’acceptation.
- Se connecter après la fermeture de la messagerie de l’établissement : le code de connexion d’un diplômé est envoyé à l’adresse privée qu’il tient à jour.
- Un étudiant en cours d’études voit seulement comment l’établissement peut le contacter, et que le reste s’ouvre à l’obtention du diplôme.
Consentements et qui voit quoi
- Les consentements sont des preuves : par personne et par finalité (e-mail, téléphone, lettre d’information, événements, annuaire), datés, avec la manière dont ils ont été donnés. Un retrait est une nouvelle entrée ; rien n’est réécrit, et pas d’entrée signifie pas de consentement.
- Les segments et les exports excluent toute personne sans consentement. Les inclure exige un motif, et le motif est journalisé.
- Chaque consultation est enregistrée : chaque ouverture de la page d’une personne et chaque personne figurant dans un export.
- Une question, pas un refus : une nouvelle personne dont l’e-mail figure déjà dans un autre dossier, une relance datée dans le passé, le rattachement d’un étudiant qui a déjà une page CRM (les deux sont fusionnées) — chaque cas fait l’objet d’une question et s’exécute une fois confirmé.
Questions sur les relations et les anciens étudiants
Est-ce un CRM commercial ?
Non. Il n’y a ni pipelines ni opportunités. C’est un registre de personnes et de contacts, avec les relances et les consentements dont une scolarité a besoin, et il se remplit tout seul à partir de l’admission, de l’inscription et de l’obtention du diplôme.
Pouvons-nous reprendre les anciens étudiants que nous avons déjà ?
Oui. Les contacts CRM entrent par l’assistant d’import, avec un essai à blanc au préalable ; les consentements peuvent être enregistrés comme importés. Voir données entrantes et sortantes.
Que voit un ancien étudiant des autres anciens étudiants ?
Seulement ceux qui ont choisi d’être dans l’annuaire, et d’eux seulement ce que chacun a choisi de montrer — jamais une adresse e-mail avant qu’une connexion soit acceptée. Une connexion refusée ne peut pas être redemandée avant six mois par défaut.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Messages
Messages directs et de service, annonces, alertes et SMS.
Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Fin d’études
Le mémoire du sujet à la soutenance, le diplôme et le supplément au diplôme.
Intégrations
API publique, Zapier, webhooks, Moodle et LTI, connexion Microsoft, comptabilité.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.