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Comunicação

Relações e antigos estudantes

Um CRM nas palavras de uma secretaria académica, não de uma equipa comercial: uma página por pessoa, do primeiro contacto pelos anos de estudo até aos anos de antigo estudante. Sem funis e sem oportunidades — quem é a pessoa para a escola, cada contacto com ela, o que lhe é devido e com o que concordou.

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  • O ciclo de vida segue o registo: candidato, estudante, antigo estudante
  • Sem consentimento, sem mensagem — e cada consulta a uma pessoa fica registada
  • Os antigos estudantes mantêm os seus dados atualizados

O que faz

  • Uma página por pessoa — candidato potencial, estudante, antigo estudante ou contacto de uma empresa — com cada chamada, nota, e-mail, reunião e evento a que assistiu numa só cronologia, uma caixa no topo para registar o próximo e seguimentos que caem na fila de trabalho: a quem devo uma chamada.
  • O ciclo de vida segue o registo. Um candidato potencial cuja candidatura é aceite torna-se estudante sozinho; uma conclusão registada em Conclusão de estudos faz um antigo estudante. Ninguém tem de se lembrar de os ligar.
  • Candidatos potenciais nas palavras da própria escola: as suas fases (pedido de informação, em contacto, veio a um dia aberto, candidatou-se, já sem interesse) e origens (uma feira de educação, o formulário web, uma chamada telefónica), renomeadas ou ampliadas como quiser. Como chegam — o formulário web de pedido de informação, visitas sem marcação, campanhas — e os conselheiros de admissão que deles tratam estão em Pedidos de informação e campanhas.
  • Empresas e parceiros — empregadores de diplomados, locais de estágio, instituições parceiras — com as suas pessoas de contacto.
  • Segmentos e exportações: filtros guardados com o seu alcance sob consentimento, a que as Mensagens enviam avisos.
  • Também se chega às pessoas sem registo de estudante — candidatos potenciais, pessoas de uma empresa, antigos estudantes de antes do Wise Ed — por e-mail, com o seu consentimento, com a mensagem na sua cronologia e uma forma de cancelar a subscrição em cada e-mail.
  • Notícias, eventos e ofertas de mentoria para os antigos estudantes, com quem se inscreveu e quem veio.
  • Contactos de fora chegam pela API pública e pelo Zapier, como um contacto novo ou atualizado — ver Integrações.
Uma pessoa no CRM do Wise Ed: dados de contacto, consentimentos, uma resposta por e-mail e o registo de chamadas e notas
Uma pessoa desde o primeiro contacto, com os consentimentos guardados ao lado dos dados de contacto.

O portal de antigos estudantes

Parte do portal do estudante, para diplomados: mantêm os seus dados atualizados, escolhem como a escola pode contactá-los, encontram colegas e mantêm o contacto.

  • Os seus próprios dados: contacto, algumas linhas sobre si, trabalho, estudos posteriores e como ajudariam a escola — como mentor, orador convidado ou local de estágio.
  • A regra antes do formulário. Cada parte diz sob o seu título se uma alteração produz efeito de imediato ou espera pela secretaria académica — a escolha da escola, parte a parte.
  • Uma vez por ano, um botão: “os seus dados continuam certos?” — sim é um clique.
  • Um diretório por adesão. Constar da lista é um consentimento como os outros, e o que os colegas veem é escolha do próprio antigo estudante. “Ligar” envia uma mensagem curta; nenhum dos dois vê o endereço do outro até ser aceite.
  • Iniciar sessão depois de a caixa de correio da escola fechar: o código de início de sessão de um diplomado vai para o endereço privado que mantém atualizado.
  • Um estudante atual vê apenas como a escola o pode contactar, e que o resto abre na conclusão do curso.
  • Os consentimentos são prova: por pessoa e finalidade (e-mail, telefone, newsletter, eventos, o diretório), datados, com a forma como foram dados. Uma retirada é uma nova entrada; nada é reescrito, e nenhuma entrada significa nenhum consentimento.
  • Segmentos e exportações deixam de fora quem não tem o consentimento. Incluí-los exige um motivo, e o motivo fica registado.
  • Cada consulta fica registada: cada abertura da página de uma pessoa e cada pessoa numa exportação.
  • Pergunta-se, não se recusa: uma pessoa nova cujo e-mail outro registo já tem, um seguimento com data no passado, ligar um estudante que já tem uma página no CRM (as duas fundem-se) — cada caso é perguntado e feito depois de confirmado.

Perguntas sobre relações e antigos estudantes

Isto é um CRM comercial?

Não. Não há funis nem oportunidades. É um registo de pessoas e contactos, com os seguimentos e consentimentos de que uma secretaria académica precisa, e preenche-se sozinho a partir da admissão, da inscrição e da conclusão do curso.

Podemos trazer os antigos estudantes que já temos?

Sim. Os contactos do CRM entram pelo assistente de importação, com um ensaio primeiro; os consentimentos podem ser registados como importados. Ver dados de entrada e saída.

O que vê um antigo estudante dos outros antigos estudantes?

Apenas os que escolheram constar do diretório, e deles apenas o que cada um escolheu mostrar — nunca um endereço de e-mail antes de uma ligação ser aceite. Uma ligação recusada não pode ser pedida de novo durante seis meses por defeito.

Funciona com

Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.

Mensagens

Mensagens diretas e por departamento, avisos, alertas e mensagens de texto.

Integrações

API pública, Zapier, webhooks, Moodle e LTI, início de sessão Microsoft, contabilidade.

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