Finanças e pessoal

Docentes

O que os docentes pediam à secretaria académica, ou lhe enviavam por e-mail — uma ausência, as horas em que não podem lecionar, o seu horário de atendimento, um novo número de telefone, a lista dos estudantes de uma disciplina — faz-se na sua própria página do horário web. O que entregam cai na fila de trabalho da secretaria académica, e a secretaria resolve-o aula a aula, no próprio horário.

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Uma ausência comunicada com um clique, na manhã em que acontece
Os meus estudantes: os estudantes de cada disciplina, com exportação
Chamada à mão, depois da aula se for preciso
Horário de atendimento e sala no horário público, nunca o e-mail

O que faz

Uma página inicial do que está à espera, cada coisa com um botão: uma ausência ainda em tratamento, uma janela de disponibilidade por entregar, mensagens por responder — e, com Trabalho dos docentes e Exames e notas ativos, o mês a entregar e os registos a classificar.
Uma ausência com um clique. A página abre no dia de hoje com as aulas de hoje assinaladas, pelo que um docente com febre escolhe um motivo e carrega num botão. Uma ausência mais longa pode ir até 31 dias, com uma nota e, se a instituição o permitir, um colega que poderia substituir.
O docente vê o que aconteceu a cada aula — substituída por quem, cancelada, dada como previsto ou ainda em aberto — e pode retirar uma ausência até a secretaria começar a tratá-la.
Disponibilidade dentro da janela da secretaria. Antes de planear o horário seguinte, a secretaria abre uma janela; os docentes assinalam cada intervalo da grelha horária da instituição como livre, preferencialmente não ou impossível, e entregam. Um toque por célula no telemóvel; funciona também por teclado e sem JavaScript.
O horário de atendimento e a sala são guardados de imediato. O e-mail e o telefone pertencem ao registo do docente no horário, pelo que uma alteração a eles segue para a secretaria como um pedido a aprovar.
Um cartão de contacto onde os estudantes procuram: horário de atendimento, sala e telefone sob o nome do docente quando o horário público mostra a sua semana, e na lista de docentes do portal do estudante. Nunca o endereço de e-mail.
Os meus estudantes. Todas as disciplinas que o docente tem a seu cargo, leciona no horário deste ano ou avalia, e para cada uma os seus estudantes: nome, número de matrícula, curso e ano, os grupos da disciplina em que estão, o e-mail institucional e duas marcas — repetente, e um estatuto especial com direitos de exame (apenas que existe, nunca qual, e nada de saúde). Filtrada por grupo, exportada em Excel ou CSV, cada exportação registada; a instituição pode desativar as exportações. A partir da lista o docente escreve a um estudante ou envia um aviso a um grupo, e vê a taxa de assiduidade de cada estudante na disciplina.
Chamada à mão. As aulas de hoje e as dos dias anteriores, cada uma com o estado da sua lista de presenças: um toque por estudante, a mesma lista que o código QR do horário preenche. Ver Assiduidade.

A ficha do docente

Tudo sobre um docente num só lugar, mantido por duas pessoas: o docente e a secretaria.

Habilitação, com todo o seu histórico

A secretaria regista o título, quem elegeu o docente, as datas e o número da decisão. Uma correção ou um cancelamento mantém a linha antiga e o seu motivo - nada é apagado.

O perfil do próprio docente

Uma breve biografia, áreas de investigação, línguas e ligações (ORCID, Scopus, página web), mantidas pelo docente na sua própria página; a secretaria regista os títulos.

Uma lista pública de docentes

Uma ficha só aparece na lista da instituição quando o docente a marca como pública, e então mostra apenas o que está preenchido - nunca um endereço de e-mail, um número de telefone ou um número de documento.

Um aviso antes de uma habilitação terminar

Uma habilitação prestes a expirar aguarda na fila de trabalho da secretaria, para que a renovação não seja esquecida. A instituição define com quantos dias de antecedência (90 por predefinição).

O que o horário lhes atribui

Todas as disciplinas que o docente leciona no horário, com os tipos de ensino e o número de grupos, lidos do próprio horário - pelo que nunca estão desatualizados. O plano de ensino de toda a instituição descarrega-se como um único CSV.

Cada disciplina verificada face à habilitação

Uma disciplina lista as áreas de habilitação que a cobrem; a ficha assinala cada disciplina que a habilitação válida não cobre, ou um docente sem qualquer habilitação válida, e a fila de trabalho lista-os.

Importado da sua própria lista

Docentes, títulos, habilitações, áreas de investigação e ORCID entram a partir de uma folha de cálculo através do assistente de importação, associados pelo e-mail, ou então pelo nome, com uma pré-visualização de cada alteração. Ver importação e exportação.

O programa da disciplina

A partir de cada disciplina na ficha, o seu programa: versões, a decisão do senado e a página na web da instituição. Ver programas das disciplinas.

A visão geral própria de um docente na web: o que o espera, as aulas de hoje com a assiduidade, o horário de atendimento e ligações para as suas outras páginas — A visão geral do próprio docente: ausências, disponibilidade, dados de contacto e as restantes páginas.

Como se trata uma ausência

O docente comunica-a
Os dias, as suas aulas nesses dias tal como o horário as tem, um motivo e uma nota.
Cai na fila de trabalho
Uma linha por ausência. A secretaria abre-a e vê todas as aulas desses dias, a nota e o colega proposto.
Cada aula é decidida
Substituir lista quem a poderia assumir, o melhor primeiro: livre nessa hora, na lista da disciplina, com menos aulas substituídas até agora. Cancelar a aula marca-a como cancelada para essa semana. Deixar como está não altera nada.
O horário muda, e as pessoas são informadas
Uma substituição é uma substituição real, no horário dos estudantes de imediato. Através de Mensagens, o substituto, os estudantes da aula e o docente ausente recebem cada um um aviso.
Tudo pode ser desfeito
Desfazer repõe a aula como estava, e informa de novo as mesmas pessoas.

Regras que perguntam, não recusam

Os motivos de uma ausência, até quanto tempo atrás se pode comunicar uma sem perguntas (sete dias), propor um colega, alterações de contacto e avisos automáticos são definições da instituição.

Perguntas, não recusas. Uma ausência há muito passada ou que se sobreponha a outra, a substituição de uma aula já dada ou por um colega que não consta da lista da disciplina, uma disponibilidade entregue depois de a janela fechar: cada caso é questionado e feito depois de confirmado. Só uma regra nunca é posta de lado — ninguém leciona em duas salas ao mesmo tempo.
Um docente vê apenas as suas próprias ausências, disponibilidade e perfil. Os ecrãs da secretaria — Ausências, Disponibilidade, Alterações de contacto, Definições de autosserviço — são atribuídos por perfil.
Os avisos são tipos próprios, regidos pela instituição como qualquer alerta e desligados por cada leitor. Ninguém é informado de uma aula já dada, e os estudantes nunca veem porque é que um docente está ausente.
Uma instituição sem grupos chega na mesma aos estudantes certos: a lista de presenças da aula substitui os seus grupos.
Segura através de uma publicação do horário. Tudo é guardado pela identidade permanente do docente e da aula, pelo que republicar a partir do ambiente de trabalho nunca desloca uma ausência para outra pessoa.

A disponibilidade entra no horário

Os docentes entregam quando não podem lecionar. Com um clique após uma pré-visualização, a secretaria escreve as entregas na disponibilidade do próprio horário, que o planeador de ambiente de trabalho e o seu horário automático respeitam. O planeador escolhe as semanas; as entradas do próprio planeador e as reservas de outras pessoas nunca são sobrescritas sem uma escolha, e as aulas já existentes nesse período são listadas, nunca deslocadas. Opcionalmente, as entregas posteriores entram por si.

Convém saber

“Preferencialmente não” é para o planeador ler; o horário automático trabalha com bloqueios rígidos e horas pretendidas, pelo que uma instituição escreve “preferencialmente não” como um bloqueio ou deixa-o ao planeador.
As aulas já colocadas num período em que um docente já não pode lecionar são listadas para o planeador, não deslocadas.

Perguntas sobre o autosserviço dos docentes

Uma aula substituída altera mesmo o horário?

Sim. É a mesma substituição que o ecrã do próprio horário faz: o nome do substituto aparece de imediato no horário dos estudantes, e uma aula cancelada leva a palavra da própria instituição para “cancelada” nessa semana.

Um docente pode alterar ele próprio o seu endereço de e-mail?

Pede-o na sua página de perfil; a secretaria aprova, ou rejeita com um motivo que o docente lê aí. Um e-mail aprovado entra no registo do docente no horário. O horário não tem campo de telefone, pelo que um número de telefone aprovado é guardado no Wise Ed, para o cartão de contacto.

Precisamos dos outros módulos do Wise Ed para isto?

Não, funciona por si; os módulos com que trabalha acrescentam as suas linhas à visão geral do docente.

Funciona com

Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.

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