Plano curricular e registos
Programas, disciplinas, plano curricular e registo do estudante, com todas as alterações guardadas.
A quem se destina
Para a secretaria académica
A secretaria abre o Wise Ed e vê o que está à sua espera, o mais antigo primeiro, com um botão para o ecrã que resolve cada linha. Os estudantes entregam formulários e pedidos online, os docentes introduzem as suas notas e o seu mês, e o extrato bancário associa-se sozinho às faturas. O que resta para a secretaria é decidir.
- Uma fila de trabalho em vez de uma pilha de e-mails
- O ecrã pergunta; a secretaria decide e o motivo fica guardado
- Cada documento numerado, com um código que qualquer pessoa pode verificar
O dia começa pelo que está à espera
Cada módulo que a instituição usa acrescenta as suas linhas a uma única lista na página inicial: um registo de exame que ninguém assinou, um pedido que excedeu o prazo-alvo, um pagamento que não corresponde a nenhuma fatura, uma tese cuja comissão não está nomeada. Cada linha diz o que espera, sobre quem e há quanto tempo; as atrasadas são marcadas. Uma lista vazia significa que o trabalho está feito.
O que muda na secretaria
- Nada é digitado duas vezes. Cursos, disciplinas, o plano curricular e os estudantes deste ano vêm do Wise Timetable, e os estudantes regressam ao horário por si próprios.
- Os estudantes preenchem os seus próprios formulários. O formulário de matrícula, uma mudança de morada e um pedido chegam online, confirmados com um código por e-mail; a secretaria verifica, aprova ou devolve ao estudante.
- Os docentes fazem a sua parte. Introduzem as notas nos seus registos de exame e entregam o seu mês a partir do horário; a secretaria assina e aprova.
- O dinheiro associa-se sozinho. O extrato bancário é importado e cada pagamento é associado pela sua referência; só o que não corresponde espera pela secretaria.
- Os pedidos de informação tratam-se sozinhos até alguém ter de responder. O formulário web de pedido de informação e o formulário de atendimento presencial colocam cada candidato potencial numa página e entregam-no a um conselheiro de admissões, que recebe uma lista de seguimentos todas as manhãs. Ver pedidos de informação e campanhas.
- O que acontece a um estudante é uma só ação: uma transferência, uma desistência, uma interrupção e o regresso, cada uma com a sua data, motivo e decisão, guardadas no processo do estudante.
- Uma página por coisa. Um estudante, um registo de exame, um pedido: tudo sobre ele, com o seu historial, na sua própria página. Cada lista tem pesquisa, páginas e exportação para Excel.
- O ecrã pergunta, não recusa. Um número de identificação nacional que não bate certo ou um segundo estudante com o mesmo nome é indicado em “Antes de guardar”; a secretaria escolhe Guardar mesmo assim ou corrige. Só é recusado o que os dados não podem conter.
Os módulos em que a secretaria trabalha
Cada um tem a sua própria página com o que faz, como decorre e o que vale a pena saber.
Pedidos de informação e campanhas
O formulário de contacto na web, visitas presenciais, campanhas e orientadores de admissão com o seu acompanhamento.
Admissão e matrícula
Concursos, candidaturas, seriação, formulário de matrícula online e certificados.
Exames e notas
Registos de exames, lançamento de notas online, regras que explicam o porquê, validação e histórico académico.
Finanças
Tabela de preços, prestações, faturas com código QR de pagamento, pagamentos e quem deve o quê.
Pedidos e decisões
Pedidos dos estudantes com anexos, respondidos com decisões numeradas.
Quem vê o quê na secretaria
Quem administra o Wise Ed na instituição constrói perfis a partir de itens do menu, cada um fechado, aberto para consulta ou aberto para consulta e alteração, e limita um perfil a alguns campus quando a instituição tem mais de um.
- Um funcionário vê apenas o que o seu perfil abre. A fila de trabalho mostra apenas linhas de ecrãs que ele pode abrir.
- Nada é reescrito em silêncio. Uma nota é corrigida por um novo lançamento, uma fatura por uma nota de crédito, um documento por uma nova emissão; o anterior permanece no historial com quem e quando.
- As consultas de registos sensíveis ficam registadas, como um registo de apoio ou disciplinar no processo do estudante.
Perguntas das secretarias académicas
Ainda precisamos dos formulários em papel?
Não para o que o Wise Ed cobre. Os estudantes confirmam o formulário de matrícula e os pedidos com um código de utilização única enviado para o seu e-mail em vez de uma assinatura, e as decisões, certificados e diplomas têm um código de verificação que qualquer pessoa pode verificar sem iniciar sessão.
E se o caso de um estudante não se enquadrar nas regras?
As regras dizem porquê e até quando, e a secretaria pode pô-las de lado com um motivo que fica guardado. O Wise Ed não decide pela secretaria; garante que a decisão fica escrita.
Como o aprendemos?
O guia para a secretaria académica percorre passo a passo as tarefas do dia a dia, e o ponto de interrogação na barra superior da secretaria abre o guia em PDF na sua língua.
Podemos começar apenas com uma parte?
Sim. Os registos, a sincronização do horário e as definições estão sempre ativos; todos os outros módulos são ativados ou desativados num só painel, e desativar um não elimina nada.
Veja o Wise Ed na sua escola
Marque uma apresentação online. Mostramos como funciona hoje a sua secretaria académica e o mesmo trabalho no Wise Ed, com os seus programas, não com dados de demonstração.