Admissão e matrícula
Concursos, candidaturas, seriação, formulário de matrícula online e certificados.
Registos e admissão
Plano curricular e registos
O núcleo sobre o qual assentam todos os outros módulos: programas de estudo, disciplinas, plano curricular e registo do estudante. Está sempre ativo, parte do que o Wise Timetable já conhece e cada alteração é guardada com quem a fez e quando.
- Retomado do horário numa só ação
- Um só vocabulário de estados, cada etiqueta explicada
- Cada alteração guardada, campo a campo
O que faz
- Programas, para além do horário. Um programa começa no horário, onde se definem os seus anos e ramos; o Wise Ed acrescenta o que o horário não conhece: o ciclo e o tipo de estudo, os créditos, os códigos nacionais de classificação da educação (nível e área), o título que confere, as datas de acreditação, o regime e o idioma de estudo.
- Um catálogo de disciplinas. O código de cada disciplina, o seu nome no idioma da escola e em inglês, os seus ECTS, as suas horas por tipo — aulas teóricas, seminários, prática, outras e estudo autónomo —, o seu responsável de entre os docentes do horário, como é avaliada e uma ligação ao seu programa.
- O plano curricular, ano a ano. Que disciplina é lecionada em que ano e ramo, obrigatória ou optativa, em que semestre, com os créditos que cada ano e semestre somam mostrados por baixo — ninguém os soma com uma calculadora.
- O registo do estudante. Dados pessoais, com o número de identificação nacional verificado pela regra do país da escola — o seu dígito de controlo e, quando o número os contém, a data de nascimento e o sexo são comparados com o registo; e as matrículas ano a ano, cada uma com o seu tipo (primeira, de continuação, repetição, ano adicional, transferência), o seu regime e, numa escola com vários locais, o seu campus.
- Um histórico de tudo. A página do estudante mostra o que lhe aconteceu em qualquer módulo, o mais recente primeiro — matrículas, exames, pedidos, faturas, documentos e alterações — cada linha com quem a registou.
- Um só vocabulário de estados. Uma candidatura, um formulário de matrícula, um pedido, um registo de exame, uma fatura: as mesmas poucas palavras em todos os ecrãs, e cada etiqueta tem uma dica que diz o que significa e a quem cabe agir.
- Listas de códigos que a escola edita. Os tipos de programa, os regimes de estudo, os tipos de matrícula e as formas de avaliação são listas da própria escola (šifranti), preenchidas para o seu país com palavras em cada idioma — tal como a escala de notas. Um valor desativado continua legível em todos os registos que o contêm.
Alterações de estudo, contactos e documentos
O que acontece a um estudante durante os estudos, cada coisa como uma ação com o seu histórico.
- Alterações de estudo guiadas. Uma transferência para outro programa — ou para outro ano, ramo ou regime do mesmo —, uma desistência, uma conclusão, uma suspensão e o regresso: uma ação cada, com a sua data, o motivo da escola e o número da decisão. O estado muda com ela, uma transferência move a matrícula e as cobranças em aberto ainda não faturadas podem ser canceladas no mesmo passo; o que já está faturado fica para uma nota de crédito ou uma isenção. O processo do estudante guarda o histórico.
- Contactos de emergência — a quem ligar e por que ordem: um nome, quem é para o estudante, dois telefones e um e-mail. Não é um encarregado de educação: nunca inicia sessão e nunca recebe nada. Os estudantes mantêm os seus contactos atualizados no portal, a menos que a escola o desative, e o registo anota que um contacto mudou, nunca o nome nem o número do contacto.
- Documentos e elegibilidade. Certificados e outros documentos por estudante, dos tipos da escola: uma digitalização (PDF, PNG ou JPEG) ou apenas as datas de um original visto ao balcão, com a sua validade. Um funcionário marca cada um como verificado, ou rejeitado com um motivo; um tipo que a escola exige a todos aparece no processo como em ordem, em falta, caducado ou por verificar, e uma lista mostra os documentos de todos os estudantes à espera de verificação ou prestes a caducar. Cada abertura de uma digitalização fica registada.
- A entrada — onde uma escola recebe estudantes mais de uma vez por ano — na matrícula, para que preços e cobranças possam acompanhar a entrada e a coorte. Uma escola com uma só entrada nunca a vê.
Como uma escola o preenche
Retomar do horário
Uma ação na visão geral traz os programas, as disciplinas, o plano curricular que o horário conhece e os estudantes deste ano com a sua matrícula. O ecrã conta primeiro o que acrescentaria e só acrescenta: voltar a premir não altera nada do que já existe.
Completar o que o horário não conhece
O ciclo, os códigos e os créditos de um programa; os ECTS e as horas de uma disciplina; os dados pessoais dos estudantes — digitados, ou trazidos de um ficheiro através do assistente de importação.
Deixar a fila de trabalho apontar as lacunas
A página inicial conta os estudantes ativos sem número de identificação nacional válido, dois registos que partilham o mesmo número, estudantes ativos não matriculados este ano e disciplinas em nenhum plano curricular — cada um a um clique da lista exata desses casos. A partir daí, a admissão e a sincronização com o horário trabalham sobre o mesmo registo.
Regras que explicam porquê
O ecrã indica o que é invulgar e pergunta; a secretaria decide. Só é recusado o que a base de dados não consegue conter: uma segunda disciplina com o mesmo código, um segundo estudante com o mesmo número de matrícula.
- Perguntado, não recusado: um número de identificação nacional que não bate certo, um responsável que o horário já não tem, um ano para além da duração do programa, um ramo que o horário tem noutro ano, uma disciplina inativa colocada num plano curricular.
- Cada alteração guardada, campo a campo, com quem a fez e quando. Os números de identificação nacional e fiscal são registados apenas como «alterado», nunca copiados para o histórico — uma segunda cópia seria um segundo lugar de onde poderiam vazar.
- Histórico no idioma do leitor. Uma linha do histórico é guardada como o que aconteceu e com que valores, e cada ecrã redige-a para o seu leitor.
- Um plano curricular reformado fica ao lado do antigo. Cada linha do plano curricular traz o ano a partir do qual é válida, e a verificação do grau mantém cada estudante na versão da sua primeira matrícula.
- O horário é lido, não escrito. O Wise Ed lê os programas, docentes e aulas do horário e escreve apenas as suas próprias tabelas, através de uma conta que não pode escrever mais nada.
- Quem vê o quê é escolha da escola. Sem funções, todos na secretaria académica veem os registos; com funções, cada pessoa vê os ecrãs que a sua função desbloqueia, e uma função pode ser limitada a alguns campi.
Perguntas sobre plano curricular e registos
Temos de digitar de novo os nossos programas?
Não. Eles já estão no Wise Timetable, com os seus anos e ramos; acrescenta apenas o que o horário não contém.
Podemos alterar nós mesmos as listas de códigos?
Sim. São da escola e editam-se no ecrã das listas de códigos. Uma alteração que toque em códigos que os registos já têm pergunta primeiro e diz quantos registos os têm; os registos mantêm os seus códigos, pelo que um registo escrito este ano se lê da mesma forma daqui a dez anos.
Para onde vai o número de identificação nacional de um estudante?
Para o registo, verificado, e é usado nos documentos e nos relatórios nacionais que o exigem. O histórico diz apenas que foi alterado, e o registo de uma importação também não o guarda.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Exames e notas
Registos de exames, lançamento de notas online, regras que explicam o porquê, validação e histórico académico.
Verificação do grau
Cada estudante face ao que o grau exige, com simulação e um relatório verificável.
Processo do estudante
Estatutos especiais, registos de apoio, processos disciplinares e alertas de assiduidade.
Sincronização com o horário
Estudantes e respetivos grupos escritos no Wise Timetable, com pré-visualização, todas as noites.
Campi
Vários locais numa só escola: estudantes, programas, documentos e direitos por campus.
Mais módulos
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