Pedidos de informação e campanhas
O formulário de contacto na web, visitas presenciais, campanhas e orientadores de admissão com o seu acompanhamento.
Registos e admissão
Admissão e matrícula
Do concurso ao estudante matriculado, e em cada ano seguinte. As candidaturas chegam da exportação do sistema nacional de candidaturas ou são digitadas ao balcão; a secretaria pontua, seria e decide; e em cada ano seguinte o estudante matricula-se online, no telemóvel. Antes do concurso, as perguntas que as pessoas fazem são pedidos de informação com um orientador; uma candidatura ligada a um deles mostra o seu orientador e campanha.
- Uma pré-visualização antes de cada ação em massa
- Cartas de decisão redigidas, nunca enviadas sozinhas
- Certificados que qualquer pessoa pode verificar por código QR
Do concurso ao estudante matriculado
Abrir o concurso
Os programas e as suas vagas por quota — cidadãos do país da escola e da UE, e todos os outros, seriados à parte —, as fases com as suas datas, os critérios com as suas ponderações e os documentos que cada candidato tem de apresentar. O concurso do ano seguinte começa como cópia deste.
Trazer as candidaturas
Da exportação do sistema nacional de candidaturas ou de qualquer outra folha de cálculo, CSV ou Excel, lida através de um mapeamento de colunas que a escola define uma vez e o Wise Ed memoriza — ou digitadas ao balcão. Nada é escrito antes de a secretaria ver a pré-visualização.
Seriar e decidir
A seriação de cada programa, com os empates visíveis e a linha de vagas traçada nela. As primeiras posições são aceites numa só ação depois de a lista ser mostrada; um empate na linha é decidido à mão. Quem decidiu e quando fica guardado, e as cartas de decisão são redigidas em PDF para a secretaria as enviar à sua maneira.
Matricular
Um candidato aceite torna-se estudante através do mesmo registo que a secretaria mantém à mão, com o número seguinte da sequência de matrícula da escola — e a taxa de matrícula, onde a escola a cobra.
O formulário de matrícula online
Em cada ano seguinte, o estudante preenche o formulário de matrícula no telemóvel ou na web, encontra lá os dados do ano anterior, escolhe optativas através do módulo de optativas do Wise Timetable e confirma com um código de utilização única enviado para o seu correio. A secretaria revê-o, pergunta se algo falta e aprova-o: as alterações entram no registo e a matrícula é feita. Uma escola que ainda quer um papel assinado di-lo numa única definição.
Ano seguinte e certificados
Quem pode matricular-se no ano seguinte, e porque é que os outros não podem, com os escolhidos matriculados — ou a quem se envia o formulário online — numa só ação. Os certificados de matrícula são emitidos de imediato em PDF, numerados no formato da escola, com um código QR para uma verificação pública; também pelo estudante, onde a escola o permite.
O que a secretaria obtém
- Pontuações numa só escala. Os pontos de cada critério são divididos pelos seus pontos máximos e ponderados, de modo que resultados em escalas diferentes caem numa escala de 0 a 100; um limiar por programa impede quem fica abaixo dele, mesmo havendo vagas livres.
- Até três escolhas por candidato, por ordem. Aceitar um candidato numa escolha que prefere move-o para aí; quem já foi aceite numa escolha superior mantém-na.
- Uma lista de verificação de documentos. Uma candidatura à espera de documentos volta sozinha à revisão quando o último é assinalado.
- O mesmo ficheiro duas vezes não altera nada do que a secretaria decidiu — nunca o estado de uma candidatura nem a sua decisão.
- O que o estudante alterou, campo a campo. No formulário de matrícula, a secretaria vê cada campo alterado ao lado do valor do registo, pode excluir qualquer um e pode colocar uma pergunta no campo a que diz respeito.
- Cobranças, onde as finanças estão ativas: uma taxa de matrícula, propinas a tempo parcial na matrícula, uma taxa por certificado, aos preços do módulo de finanças.
Regras e direitos
Tudo o que é invulgar é perguntado, não recusado: documentos em falta num candidato aceite, um empate na última vaga, mais candidatos aceites do que vagas, um número de identificação nacional que não bate certo, um estudante que já repetiu um ano.
- Cada ação em massa mostra primeiro a sua lista — quem, o quê e porquê — e não escreve nada até a secretaria a confirmar.
- Só é recusado o que os dados não conseguem conter: uma segunda candidatura com o mesmo número de candidatura no mesmo concurso, um número de matrícula já atribuído.
- O nome não consta do formulário. Um nome alterado exige prova, por isso chega como pedido.
- Um estudante acede apenas ao seu próprio formulário. O formulário é encontrado a partir do início de sessão do próprio estudante, nunca de um número num endereço.
- Um certificado nunca é editado. Um emitido por engano é revogado e a sua verificação pública di-lo. A verificação mostra apenas o que o próprio certificado diz.
Candidatura online
Desativada até a escola a ativar.
- A secretaria configura cada fase de admissão: as datas, os programas, ramos e campi oferecidos, que dados pedir (a identificação nacional onde o país a utiliza), que documentos são exigidos (PDF, JPG ou PNG, com limite de tamanho), as declarações a aceitar e uma nota opcional sobre a taxa.
- Os candidatos candidatam-se no telemóvel ou no computador, no seu próprio idioma: confirmam o e-mail com um código de seis dígitos, preenchem o formulário, carregam os documentos, ordenam as suas escolhas, guardam um rascunho, regressam e submetem.
- Veem em que ponto está a sua candidatura e enviam um documento em falta quando a secretaria o pede.
- Cada candidatura online chega à admissão como o mesmo registo que uma importação ou a secretaria cria, ligada à pessoa no CRM sem duplicados, com os documentos anexados e uma confirmação enviada.
- No site da própria escola com uma linha de código, ou numa página própria.
Configuração com a sua escola
A taxa de candidatura é uma nota sobre como pagar; o pagamento por cartão é combinado com o fornecedor de pagamentos da própria escola. A exportação de um sistema nacional de candidaturas, ou de qualquer outra folha de cálculo, entra através da importação ao lado do formulário online. Ver configuração com a sua escola.
Perguntas sobre admissão e matrícula
O nosso país não tem sistema nacional de candidaturas. Podemos usar a admissão na mesma?
Sim. A importação lê qualquer ficheiro CSV ou Excel de candidaturas, reconhece as colunas pelos seus nomes e pergunta uma vez pelo resto; o ficheiro do ano seguinte lê-se sem qualquer pergunta. As candidaturas também podem ser digitadas ao balcão.
O Wise Ed envia as cartas de decisão?
Não. Redige-as num só PDF, a partir dos textos que a escola escreve uma vez, no idioma dos documentos da escola ou noutro. A escola envia-as à sua maneira.
Quem decide quem pode matricular-se no ano seguinte?
As condições propõem-no: os ECTS necessários para sair de um ano, definidos por programa ou como regra geral da escola, com os créditos retirados dos registos de exames. A secretaria pode assinalar um estudante à mão, e a marcação fica registada. Uma segunda repetição de um ano é perguntada, nunca recusada.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Plano curricular e registos
Programas, disciplinas, plano curricular e registo do estudante, com todas as alterações guardadas.
Finanças
Tabela de preços, prestações, faturas com código QR de pagamento, pagamentos e quem deve o quê.
Portal do estudante
«O meu estudo» no telemóvel: o que se segue, progressão, faturas, documentos, pedidos.
Construído sobre o Wise Timetable
Porque é que uma secretaria académica assente nos dados do próprio horário faz o que as outras não conseguem.
Reporte nacional
Reporte ao registo do país, lote a lote, cada problema em palavras simples.
Veja o Wise Ed na sua escola
Marque uma apresentação online. Mostramos como funciona hoje a sua secretaria académica e o mesmo trabalho no Wise Ed, com os seus programas, não com dados de demonstração.