L’habilitation, avec tout son historique
Le service saisit le titre, l’instance qui a élu l’enseignant, les dates et le numéro de la décision. Une correction ou une annulation conserve l’ancienne ligne et son motif — rien n’est supprimé.
Finances et personnel
Enseignants
Ce que les enseignants demandaient au service de la scolarité ou lui envoyaient par e-mail — une absence, les créneaux où ils ne peuvent pas enseigner, leurs permanences, un nouveau numéro de téléphone, la liste des étudiants d’une matière — se fait sur leur propre page de l’emploi du temps web. Ce qu’ils remettent arrive dans la file de travail du service de la scolarité, qui règle chaque cours, cours par cours, dans l’emploi du temps lui-même.
- Une absence déclarée en un clic, le matin même
- Mes étudiants : les étudiants de chaque matière, avec un export
- Appel à la main, après le cours si besoin
- Permanences et salle sur l’emploi du temps public, jamais l’e-mail
Ce qu’il fait
- Une page d’accueil de ce qui attend, chaque élément avec un bouton : une absence encore en cours d’organisation, une fenêtre de disponibilité non remise, des messages à traiter — et, avec Travail des enseignants et Examens et notes activés, le mois à remettre et les dossiers à noter.
- Une absence en un clic. La page s’ouvre sur aujourd’hui avec les cours du jour cochés ; un enseignant fiévreux choisit donc un motif et appuie sur un seul bouton. Une absence plus longue peut aller jusqu’à 31 jours, avec une note et, si l’établissement l’autorise, un collègue qui pourrait assurer le remplacement.
- L’enseignant voit ce qu’il est advenu de chaque cours — remplacé par qui, annulé, tenu comme prévu ou encore ouvert — et peut retirer une absence tant que le service n’a pas commencé à la traiter.
- Disponibilités dans la fenêtre du service. Avant de planifier le prochain emploi du temps, le service ouvre une fenêtre ; les enseignants marquent chaque créneau de la grille horaire de l’établissement comme libre, de préférence non ou impossible, et remettent. Une touche par case sur un téléphone ; cela fonctionne aussi au clavier et sans JavaScript.
- Les permanences et la salle sont enregistrées aussitôt. L’e-mail et le téléphone relèvent de la fiche d’enseignant de l’emploi du temps ; leur modification part donc au service sous forme de demande à approuver.
- Une fiche de contact là où les étudiants regardent : permanences, salle et téléphone sous le nom de l’enseignant lorsque l’emploi du temps public affiche sa semaine, et dans la liste des enseignants du portail étudiant. Jamais l’adresse e-mail.
- Mes étudiants. Chaque matière que l’enseignant tient, enseigne dans l’emploi du temps de cette année ou évalue, et pour chacune ses étudiants : nom, numéro d’inscription, programme et année, les groupes de la matière auxquels ils appartiennent, l’e-mail de l’établissement, et deux repères — redoublant, et statut particulier avec droits d’examen (seulement qu’il y en a un, jamais lequel, et rien sur la santé). Filtré par groupe, exporté en Excel ou CSV, chaque export étant consigné ; l’établissement peut désactiver les exports. Depuis la liste, l’enseignant écrit à un étudiant ou envoie une annonce à un groupe, et voit le taux de présence de chaque étudiant dans la matière.
- Appel à la main. Les cours du jour et ceux des jours précédents, chacun avec l’état de sa liste de présence : une touche par étudiant, la même liste que remplit le code QR de l’emploi du temps. Voir Présence.
La fiche de l’enseignant
Tout sur un enseignant au même endroit, tenu par deux personnes : l’enseignant et le service.
Le profil propre de l’enseignant
Une courte biographie, des domaines de recherche, des langues et des liens (ORCID, Scopus, page web), tenus à jour par l’enseignant sur sa propre page ; le service saisit les titres.
Une liste publique des enseignants
Une fiche n’apparaît dans la liste de l’établissement que si l’enseignant la marque comme publique, et n’affiche alors que ce qui est renseigné — jamais d’adresse e-mail, de numéro de téléphone ni de numéro de document.
Un avertissement avant la fin d’une habilitation
Une habilitation sur le point d’expirer attend dans la file de travail du service, afin que le renouvellement ne soit pas oublié. L’établissement fixe combien de jours à l’avance (90 par défaut).
Ce que l’emploi du temps lui fait enseigner
Chaque matière que l’enseignant assure dans l’emploi du temps, avec les types d’enseignement et le nombre de groupes, lus dans l’emploi du temps lui-même — donc jamais périmés. Le plan d’enseignement de tout l’établissement se télécharge en un seul CSV.
Chaque matière confrontée à l’habilitation
Une matière liste les domaines d’habilitation qui la couvrent ; la fiche marque chaque matière que l’habilitation valide ne couvre pas, ou un enseignant sans aucune habilitation valide, et la file de travail les liste.
Importé depuis votre propre liste
Enseignants, titres, habilitations, domaines de recherche et ORCID arrivent depuis un tableur par l’assistant d’import, rapprochés par e-mail, sinon par nom, avec un aperçu de chaque modification. Voir import et export.
Le programme de la matière
Depuis chaque matière de la fiche, son programme : versions, décision du sénat et page sur le site web de l’établissement. Voir programmes de cours.
Comment une absence est organisée
L’enseignant la déclare
Les jours, leurs cours ces jours-là tels que l’emploi du temps les a, un motif et une note.
Elle arrive dans la file de travail
Une ligne par absence. Le service l’ouvre et voit tous les cours de ces jours, la note et le collègue proposé.
Chaque cours est tranché
Remplacer liste ceux qui pourraient le prendre, les meilleurs d’abord : libre à ce moment-là, sur la liste de la matière, avec le moins de cours remplacés jusqu’ici. Annuler le cours le marque annulé pour cette semaine. Laisser tel quel ne change rien.
L’emploi du temps change, et les personnes sont averties
Un remplacement est une véritable substitution, aussitôt visible dans l’emploi du temps des étudiants. Par Messages, le remplaçant, les étudiants du cours et l’enseignant absent reçoivent chacun un avis.
Tout peut être annulé
Annuler remet le cours tel qu’il était et avertit de nouveau les mêmes personnes.
Des règles qui posent des questions, sans refuser
Les motifs d’absence, jusqu’à quand en arrière on peut en déclarer une sans question (sept jours), la proposition d’un collègue, les changements de coordonnées et les avis automatiques sont des paramètres de l’établissement.
- Des questions, pas des refus. Une absence très ancienne ou qui en chevauche une autre, le remplacement d’un cours déjà tenu ou par un collègue absent de la liste de la matière, des disponibilités après la clôture de la fenêtre : chacun donne lieu à une question et se fait une fois confirmé. Une seule règle n’est jamais écartée — personne n’enseigne dans deux salles à la fois.
- Un enseignant ne voit que ses propres absences, disponibilités et profil. Les écrans du service — Absences, Disponibilités, Changements de coordonnées, Paramètres du libre-service — sont attribués par rôle.
- Les avis sont des types à part, régis par l’établissement comme toute alerte et désactivables par chaque lecteur. Personne n’est averti d’un cours déjà tenu, et les étudiants ne voient jamais pourquoi un enseignant est absent.
- Un établissement sans groupes atteint quand même les bons étudiants : la liste de présence du cours remplace ses groupes.
- Sûr lors d’une publication de l’emploi du temps. Tout est conservé par l’identité permanente de l’enseignant et du cours ; republier depuis le poste de bureau ne déplace donc jamais une absence sur quelqu’un d’autre.
Les disponibilités entrent dans l’emploi du temps
Les enseignants remettent quand ils ne peuvent pas enseigner. D’un clic après un aperçu, le service écrit les remises dans les disponibilités propres de l’emploi du temps, que respectent le planificateur de bureau et sa planification automatique. Le planificateur choisit les semaines ; les entrées propres du planificateur et les réservations d’autres personnes ne sont jamais écrasées sans choix, et les cours déjà placés à ce moment-là sont listés, jamais déplacés. En option, les remises suivantes entrent d’elles-mêmes.
À savoir
- « De préférence non » est à lire par le planificateur ; la planification automatique travaille avec des blocages stricts et des moments souhaités, de sorte qu’un établissement écrit « de préférence non » comme un blocage ou le laisse au planificateur.
- Les cours déjà placés à un moment où un enseignant ne peut plus enseigner sont listés pour le planificateur, non déplacés.
Questions sur le libre-service des enseignants
Un cours remplacé modifie-t-il vraiment l’emploi du temps ?
Oui. C’est la même substitution que fait l’écran propre de l’emploi du temps : le nom du remplaçant figure aussitôt dans l’emploi du temps des étudiants, et un cours annulé porte pour cette semaine le mot propre à l’établissement pour « annulé ».
Un enseignant peut-il modifier lui-même son adresse e-mail ?
Il en fait la demande sur sa page de profil ; le service approuve, ou rejette avec un motif que l’enseignant y lit. Un e-mail approuvé entre dans la fiche d’enseignant de l’emploi du temps. L’emploi du temps n’a pas de champ de téléphone ; un numéro approuvé est donc conservé dans Wise Ed, pour la fiche de contact.
Faut-il les autres modules de Wise Ed pour cela ?
Non, cela fonctionne seul ; les modules avec lesquels il travaille ajoutent leurs lignes à l’aperçu de l’enseignant.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Travail des enseignants
Le mois de chaque enseignant tiré de l’emploi du temps, vérifié, approuvé et payé.
Présence
Appel par l’enseignant, présence par code QR depuis l’emploi du temps, et alertes avant qu’il ne soit trop tard.
Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Messages
Messages directs et de service, annonces, alertes et SMS.
Bâti sur Wise Timetable
Pourquoi une scolarité qui repose sur les données de l’emploi du temps fait ce que les autres ne peuvent pas.
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