Relations et anciens étudiants
De la première demande aux années d’ancien étudiant, avec les consentements conservés.
Communication
Messages
La conversation entre un étudiant et l’établissement, en un seul lieu au lieu d’une douzaine de boîtes aux lettres : messages directs et par service, annonces à plusieurs destinataires, et alertes automatiques lorsque quelque chose attend dans un module. Selon les règles de l’établissement et celles de chaque lecteur.
- « Écrire à la scolarité » est le premier bouton de la boîte de réception de l’étudiant
- Un avis essentiel pour les études atteint tout le monde ; le reste respecte les préférences
- Plages de silence et résumé du matin, pour que personne ne soit submergé
Ce qu’il fait
- Messages directs. Un étudiant écrit à la scolarité, à un service ou à un enseignant — par défaut les enseignants de ses matières et son directeur de mémoire. Un fil de discussion comme dans toute messagerie, avec « vu » dès que quelqu’un l’a lu, et des fichiers dans les deux sens.
- Les services que l’établissement met en place — la scolarité, le service des relations internationales, la bibliothèque — dont tout membre peut répondre, avec des réponses rapides pour les réponses données dix fois par jour. Un service peut aussi recevoir les lignes de la file de travail des modules dont il s’occupe.
- Annonces à une formation, une année, un groupe, un segment CRM ou à tous ceux qui ont quelque chose d’ouvert, avec aperçu avant l’envoi et décompte après : remis, lu. Les enseignants font leurs annonces à leurs propres groupes et matières depuis leur propre page de messages.
- Alertes automatiques. Lorsque quelque chose de nouveau attend quelqu’un dans un module — une facture arrivant à échéance, une demande en attente de l’étudiant, un sujet de mémoire sur le point d’expirer, une inscription qui se clôt — cette personne en est informée une fois, dans la boîte de réception et par e-mail. La première consultation d’un lecteur est silencieuse : activer le module n’inonde donc personne de vieilles nouvelles.
- Plages de silence et résumé quotidien. Rien n’est poussé ni envoyé par e-mail entre 22 h 00 et 07 h 00, sauf si l’établissement fixe d’autres heures ; cela attend la fin de la plage. L’établissement règle chaque type d’avis — activé ou non, e-mail, notification push, immédiat ou dans le résumé du matin — et chaque lecteur désactive ses propres canaux.
- Pièces jointes jusqu’à 24 Mo : PDF, JPG, PNG ou Word, reconnus à leur contenu et non à leur nom.
- SMS comme quatrième canal, par une passerelle HTTP générique, Twilio ou Infobip. Désactivés tant que l’établissement ne les active pas ; ensuite, par défaut, seulement les avis essentiels, avec un plafond mensuel.
Comment part une annonce
Choisir les destinataires
Une formation, une année, un groupe, un segment CRM, ou tous ceux qui ont quelque chose d’ouvert. Le décompte vient en premier : combien de personnes sont atteintes, et qui ne l’est pas et pourquoi.
La marquer essentielle, ou non
Seulement pour ce qu’un étudiant doit savoir pour étudier — une date d’examen modifiée, une échéance. Un avis essentiel atteint tout le monde, quelles que soient les préférences et les consentements, et fait l’objet d’une question préalable.
Elle part
Dans la boîte de réception de chaque étudiant sur le portail, et par e-mail selon les règles et les préférences du lecteur ; une annonce à plus de 300 personnes fait l’objet d’une question préalable. Puis les décomptes : remis et lu.
Qui voit quoi
- Un étudiant ne voit que ses propres conversations, annonces et avis ; tout le reste répond comme s’il n’existait pas.
- Le personnel voit les services auxquels il appartient et ses propres conversations directes. Administrer Wise Ed ne veut pas dire lire les courriers de la bibliothèque : un administrateur ne voit tous les services que là où l’établissement le prévoit.
- Un écran verrouillé n’est pas privé. Par défaut, une notification push ou un e-mail personnel indique seulement qu’un nouveau message est arrivé, pas ce qu’il dit.
- Le « pas de SMS » d’un étudiant est respecté, même pour un avis essentiel ; le même avis lui parvient quand même dans sa boîte de réception et par e-mail. Les étudiants désactivent les SMS dans les paramètres de messages de leur portail.
- Le consentement décide pour les personnes sans dossier d’étudiant. On n’écrit à un prospect ou à un contact d’entreprise du CRM que par e-mail et avec son consentement — jamais en passant outre.
Notifications push sur le téléphone
Le serveur de Wise Ed envoie ses avis sous forme de notifications push, selon les mêmes règles que l’e-mail : les types que l’établissement autorise, les choix de chaque personne, les plages de silence. Elles parviennent au téléphone de l’étudiant et du parent dans l’application Wise Timetable dès qu’ils s’y connectent. Sans l’application : la boîte de réception et l’e-mail, et les SMS là où l’établissement les utilise.
À savoir
- Les téléphones reçoivent ces avis à partir de la version 1.3.2 de l’application Wise Timetable.
- Les enseignants et le personnel reçoivent les avis dans la boîte de réception et par e-mail, et un avis sur le téléphone ouvre les messages de Wise Ed dans le navigateur.
Questions sur les messages
Les étudiants ont-ils besoin d’une application ?
Non. La boîte de réception fait partie du portail étudiant, dans le navigateur de n’importe quel téléphone, et chaque avis par e-mail renvoie à l’écran qui règle la question.
Un étudiant peut-il écrire à n’importe quel enseignant ?
L’établissement décide : à ses propres enseignants, à tous, ou à aucun. Il peut aussi permettre aux étudiants seulement de répondre à ce que l’établissement a écrit.
Qui paie les SMS ?
Ils passent par le propre compte de l’établissement chez son prestataire, qui le paie donc directement. Le plafond mensuel arrête l’envoi lorsqu’il est atteint et en avertit la scolarité une fois.
D’autres modules peuvent-ils l’utiliser ?
Ils le font déjà. Le libre-service des enseignants informe les étudiants d’un cours remplacé ou annulé, les Finances d’une facture arrivant à échéance, les Demandes d’une décision — chacun comme un type d’avis que l’établissement peut régler séparément.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Portail étudiant
« Mes études » sur un téléphone : la suite, la progression, les factures, les documents, les demandes.
Enseignants
Habilitation, profil et liste publique ; absences et remplacements, disponibilités, mes étudiants.
Accès de tiers
Parents, payeurs et financeurs, chacun ne voyant que ce que l’étudiant autorise.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.