Dossiers du personnel
Temps, congés et absences ; les employés sur leur propre page, les supérieurs approuvent, le mois pour la paie.
Finances et personnel
Ordres de mission
Un employé demande une mission, le supérieur l’approuve, et après le voyage l’employé remet son décompte avec les justificatifs. Les indemnités journalières, les frais kilométriques et le montant à verser sont calculés selon les règles du pays, les jours de la mission vont d’eux-mêmes dans le dossier du personnel, et la scolarité règle l’ordre et l’imprime.
- Indemnités journalières selon les règles du pays
- Plusieurs pays sur un même voyage
- Justificatifs en photo ou en PDF
- Les jours de la mission dans le dossier du personnel
De la demande au paiement
L’ordre est demandé
Par l’employé sur sa propre page ou par la scolarité : objet, destination, départ et retour, moyen de transport, véhicule et kilomètres prévus, avance. Une estimation s’affiche aussitôt.
Le supérieur approuve
Sur sa propre page, ou la scolarité approuve immédiatement. Les jours de la mission entrent dans le dossier du personnel comme mission.
Le décompte est remis
Horaires réels, kilomètres, repas fournis, court rapport, et chaque justificatif avec son montant, sa devise et une photo ou un PDF.
La scolarité règle l’ordre
Les indemnités journalières, les frais kilométriques et les frais, déduction faite de l’avance, donnent le montant à verser. L’ordre s’imprime.
Ce qui est calculé
- Indemnités journalières selon les règles du pays de l’établissement : les tranches pour une journée dans le pays selon le nombre d’heures d’absence, le taux journalier de chaque pays à l’étranger, compté par tranches de 24 heures avec le reste selon sa tranche, et les réductions pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner fourni. Six jeux de règles pour cinq pays de la région sont intégrés, chacun se charge d’un seul bouton ; chaque montant reste modifiable.
- Plusieurs pays sur un même voyage. L’ordre énumère les pays à tour de rôle et le moment où le voyageur est entré dans chacun. Chaque tranche de 24 heures est comptée pour le pays où la plus grande part a été passée, pour le dernier pays en cas d’égalité — jamais plus d’indemnités que n’en donne le voyage entier.
- Les frais kilométriques au taux par kilomètre pour une voiture personnelle, et les justificatifs dans leurs propres devises ; une devise étrangère est convertie au taux indiqué par l’ordre.
- Justificatifs numérisés. Chaque ligne de justificatif accepte un PDF ou une photo (JPG, PNG, WEBP, HEIC) jusqu’à 10 Mo — sur un téléphone, l’appareil photo s’ouvre — et la carte d’embarquement ou l’invitation peut être jointe à l’ordre lui-même. Les numérisations s’ouvrent dans le navigateur ; l’impression les compte par justificatif.
- L’impression : l’ordre, les pays, le décompte avec chaque justificatif et les montants, prêt pour les signatures.
Des règles qui posent des questions, sans refuser
- Kilomètres très supérieurs au prévu, même fichier de justificatif deux fois : une question est posée, et l’enregistrement se fait une fois confirmé.
- Seul est refusé ce qui ne peut pas être : un pays saisi en dehors de la période à l’étranger, des pays sur un voyage dans le pays, un fichier qui n’est pas un justificatif ou qui est trop volumineux.
- Qui voit quoi. L’employé voit ses propres ordres ; le supérieur ceux de ses collaborateurs ; la scolarité tous. Un ordre annulé retire à nouveau ses jours du dossier du personnel.
Pas encore
- Pas de signature électronique. L’ordre s’imprime pour être signé.
- Pas de paiement depuis ici. Le montant à verser est transmis au service de la paie ou de la comptabilité.
Questions sur les ordres de mission
Les règles de notre pays sont différentes. Peut-on les modifier ?
Oui. Les règles se chargent d’un seul bouton et chaque montant — tranches des indemnités journalières, taux par pays, réductions pour repas, taux kilométrique — peut être modifié par l’établissement.
L’employé peut-il remettre ses justificatifs depuis son téléphone ?
Oui. Sur la page personnelle de l’employé, chaque ligne de justificatif accepte une photo prise directement avec l’appareil.
Une mission apparaît-elle dans le dossier du personnel ?
Oui. Lorsque l’ordre est approuvé, ses jours sont inscrits comme mission, et ils suivent l’ordre s’il est annulé.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Wise Ed Tools
Le fonctionnement propre de l’établissement, à côté du système étudiant, avec une seule connexion.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
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