Plan d’études et dossiers
Programmes, matières, maquette et dossier de l’étudiant, chaque modification conservée.
À qui il s’adresse
Pour la scolarité
Le service ouvre Wise Ed et voit ce qui l’attend, le plus ancien d’abord, avec un bouton vers l’écran qui règle chaque ligne. Les étudiants déposent leurs formulaires et demandes en ligne, les enseignants saisissent eux-mêmes leurs notes et leur mois, et le relevé bancaire se rapproche tout seul des factures. Il reste au service à décider.
- Une file de travail plutôt qu’une pile d’e-mails
- L’écran demande ; le service décide, et le motif est conservé
- Chaque document numéroté, avec un code que chacun peut vérifier
La journée commence par ce qui attend
Chaque module que l’établissement utilise ajoute ses lignes à une liste unique sur la page d’accueil : un relevé d’examen que personne n’a validé, une demande au-delà de son objectif, un paiement qui ne correspond à aucune facture, un mémoire dont le jury n’est pas désigné. Chaque ligne dit ce qui attend, à propos de qui, et depuis combien de temps ; celles en retard sont marquées. Une liste vide signifie que le travail est fait.
Ce qui change dans le service
- Rien n’est saisi deux fois. Les programmes, les matières, le plan d’études et les étudiants de cette année viennent de Wise Timetable, et les étudiants retournent dans l’emploi du temps d’eux-mêmes.
- Les étudiants remplissent leurs propres formulaires. Le formulaire d’inscription, un changement d’adresse et une demande arrivent en ligne, confirmés par un code reçu par e-mail ; le service vérifie, approuve ou renvoie à l’étudiant.
- Les enseignants font leur part. Ils saisissent les notes sur leurs relevés d’examen et remettent leur mois depuis l’emploi du temps ; le service valide et approuve.
- L’argent se rapproche tout seul. Le relevé bancaire est importé et chaque paiement est rapproché par sa référence ; seul ce qui ne correspond pas attend le service.
- Les demandes d’information se gèrent seules jusqu’à ce que quelqu’un doive répondre. Le formulaire web et le formulaire de visite au guichet placent chaque futur étudiant sur une page et le confient à un conseiller d’admission, qui reçoit chaque matin une liste de relances. Voir demandes d’information et campagnes.
- Ce qui arrive à un étudiant est une seule action : un transfert, un abandon, une interruption et le retour, chacun avec sa date, son motif et sa décision, conservés dans le dossier de l’étudiant.
- Une page par objet. Un étudiant, un relevé d’examen, une demande : tout ce qui le concerne, avec son historique, sur sa propre page. Chaque liste a une recherche, des pages et un export vers Excel.
- L’écran demande, il ne refuse pas. Un identifiant national qui ne tombe pas juste ou un second étudiant du même nom est signalé sous « Avant d’enregistrer » ; le service choisit Enregistrer quand même ou corrige. Seul ce que les données ne peuvent pas contenir est refusé.
Les modules dans lesquels travaille le service
Chacun a sa propre page avec ce qu’il fait, comment il se déroule et ce qu’il vaut la peine de savoir.
Demandes d’information et campagnes
Le formulaire web de demande, les visites au guichet, les campagnes et les conseillers d’admission avec leurs relances.
Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Demandes et décisions
Les demandes des étudiants avec pièces jointes, traitées par des décisions numérotées.
Qui voit quoi dans le service
La personne qui administre Wise Ed dans l’établissement construit des rôles à partir des entrées du menu, chacune fermée, ouverte en consultation ou ouverte en consultation et modification, et limite un rôle à certains campus là où l’établissement en compte plusieurs.
- Un agent ne voit que ce que son rôle ouvre. La file de travail ne montre que les lignes des écrans qu’il peut ouvrir.
- Rien n’est réécrit discrètement. Une note se corrige par une nouvelle saisie, une facture par un avoir, un document par une nouvelle émission ; l’ancien reste dans l’historique avec qui et quand.
- Les consultations de dossiers sensibles sont journalisées, par exemple une entrée d’accompagnement ou disciplinaire dans le dossier de l’étudiant.
Questions des services de la scolarité
Avons-nous encore besoin des formulaires papier ?
Pas pour ce que couvre Wise Ed. Les étudiants confirment leur formulaire d’inscription et leurs demandes avec un code à usage unique envoyé à leur e-mail au lieu d’une signature, et les décisions, attestations et diplômes portent un code de vérification que chacun peut contrôler sans se connecter.
Et si le cas d’un étudiant ne rentre pas dans les règles ?
Les règles disent pourquoi et jusqu’à quand, et le service peut en écarter une avec un motif qui est conservé. Wise Ed ne décide pas à la place du service ; il veille à ce que la décision soit consignée.
Comment l’apprenons-nous ?
Le guide du service de la scolarité parcourt pas à pas les tâches quotidiennes, et le point d’interrogation dans la barre supérieure du service ouvre le guide PDF dans votre langue.
Pouvons-nous commencer avec une partie seulement ?
Oui. Les dossiers, la synchronisation de l’emploi du temps et les paramètres sont toujours actifs ; chaque autre module est activé ou désactivé dans un seul panneau, et en désactiver un ne supprime rien.
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