Questions que les universités nous posent

Cela varie selon vos besoins. Nos services cloud peuvent être mis en place en une seule journée, mais le processus complet comporte plusieurs étapes collaboratives et le calendrier dépend généralement de votre côté plutôt que du nôtre. L’intégration avec des systèmes externes — surtout ceux que nous n’avons pas encore rencontrés — l’allonge, bien que notre interface d’intégration couvre la plupart des configurations courantes.

La formation demande généralement de trois à cinq jours de travail pratique avec votre équipe. Après la mise en service, le support se poursuit aussi longtemps que vous en avez besoin.

La mise en œuvre est véritablement collaborative. Nous pouvons déployer les services cloud en une journée, mais votre implication est essentielle pour la configuration, la préparation des données et l’intégration avec vos systèmes existants. Lorsque des systèmes tiers sont concernés, attendez-vous à un certain effort de coordination de la part de leur propriétaire.

Prévoyez de trois à cinq jours pour la formation. Au-delà, la charge récurrente est faible — voir la réponse suivante.

Non. Nous le décrivons comme un système « sans DSI ». Une fois en place, les opérations essentielles sont assurées par le serveur et par notre équipe, ce qui tient votre service informatique entièrement à l’écart de la planification quotidienne. Le personnel administratif exploite lui-même le système, avec notre support disponible dès qu’il en a besoin.

Cela compte plus qu’il n’y paraît. Un système de planification qui exige une implication informatique permanente consomme discrètement du budget de personnel chaque année où il fonctionne.

Généralement, oui. Si votre système actuel peut exporter vers Excel, CSV ou XML — et presque tous le peuvent — nous pouvons le faire correspondre à Wise Timetable. Lorsqu’une API existe, nous pouvons souvent lire directement.

Envoyez-nous un échantillon d’export avant de vous engager et nous vous dirons honnêtement ce qui se transfère proprement, ce qui demande un travail de correspondance et ce qu’il faudra ressaisir.

Non. Le bureau des emplois du temps peut faire tout son travail dans un navigateur : lire et construire la semaine, placer des cours, les déplacer et les échanger, disponibilités, réservations et validations, cours et leurs plans d’enseignement, programmes, groupes, enseignants, salles et étudiants, la grille horaire, l’année universitaire, les rapports, le générateur et les opérations en masse.

Nous le disons clairement car c’est de plus en plus une exigence d’achat plutôt qu’une préférence. Si votre politique informatique ou votre appel d’offres interdit les logiciels installés, ce n’est pas un obstacle ici — voir l’administration web et le planificateur de bureau.

Le planificateur de bureau est arrivé en premier et de nombreux clients de longue date le préfèrent encore : un responsable des emplois du temps qui en maîtrise le clavier y est rapide, et nous n’avons pas pour métier de retirer un outil qui fonctionne à quelqu’un qui le manie bien. Les nouveaux établissements commencent en général dans le navigateur et n’installent jamais rien.

Une école est configurée pour être administrée d’un côté ou de l’autre, de sorte qu’il n’y a jamais de doute sur lequel des deux détient les données. Les deux peuvent être utilisés en même temps, et le guide expose exactement ce que cela signifie.

Dans le navigateur, oui, sans rien à configurer : pas de document à ouvrir, pas de verrou à attendre et rien à publier. Ce qu’une personne enregistre, les autres le voient.

Si vous utilisez aussi le planificateur de bureau, le mode multi-utilisateur couvre la même chose pour lui — voir le manuel de planification multi-utilisateur.

Vous, depuis l’intérieur de l’application. Une fiche d’enseignant comporte une case Administrateur ; les personnes qui l’ont sont celles qui peuvent se connecter et modifier l’emploi du temps. Votre propre bureau l’accorde et la retire, et l’écran refuse de retirer la dernière, car rien dans l’application ne pourrait la rétablir.

La connexion nécessite aussi un mot de passe, que le même écran accorde. Une personne qui a la case cochée sans mot de passe ne peut pas entrer, et l’écran le dit plutôt que de vous laisser l’apprendre par elle.

Oui, là où l’école l’active. Les enseignants et le bureau des emplois du temps se connectent à l’emploi du temps web et à l’administration par navigateur avec le compte Microsoft que l’établissement leur a déjà attribué. L’authentification multifacteur et vos propres politiques d’accès s’appliquent exactement comme pour Outlook, et Wise Timetable ne voit jamais le mot de passe. Votre administrateur Microsoft 365 approuve l’application une seule fois, et elle ne demande que la connexion et le profil de base — rien des boîtes aux lettres, des calendriers ou des fichiers.

Une école peut conserver les mots de passe en parallèle, ou passer à Microsoft seul une fois qu’elle l’a vu fonctionner ; les droits proviennent toujours de la fiche d’enseignant, de sorte qu’un compte Microsoft ne peut en rien les étendre. Se connecter avec Microsoft guide le personnel pas à pas, et configurer la connexion Microsoft est la page destinée au service informatique et au bureau des emplois du temps ; les deux existent aussi en PDF, le guide du personnel avec chaque écran d’une première connexion et le guide de configuration.

Une étape, la vôtre, là où votre faculté l’active : après une modification, la barre au-dessus de l’écran indique ce que vous venez de faire et propose de le rétablir. Ce n’est pas un historique de l’écran et cela ne touche pas au travail de qui que ce soit d’autre.

Au-delà de cette étape, les opérations qui modifient de nombreux cours à la fois comptent chacune ce qu’elles s’apprêtent à modifier et posent la question avec le nombre avant de le faire. Cette question est la protection, et elle mérite d’être lue.

Une page web affichant leur semaine, sans connexion pour l’emploi du temps lui-même. Ils filtrent selon leur propre programme, année, filière ou groupe et le lisent aussi facilement sur un téléphone que sur un ordinateur portable.

Il existe aussi des applications gratuites pour Android et iOS, et un étudiant peut s’abonner à son emploi du temps pour qu’il apparaisse dans le calendrier qu’il utilise déjà — voir abonnements au calendrier.

Oui. Un enseignant se connecte sur les pages publiques et réserve une salle, et rien d’autre ne change pour lui sur ces pages. Lorsque votre faculté souhaite que les réservations soient vérifiées d’abord, le bureau des emplois du temps les valide depuis son propre écran, et la personne qui a fait la réservation est informée de la décision.

Réservations de salles récurrentes couvre les réservations qui se répètent.

Oui. Un affichage se configure une seule fois et s’affiche sur n’importe quel écran doté d’un navigateur ; il n’y a ni lecteur distinct à installer ni licence par écran.

Emplois du temps sur l’affichage dynamique montre à quoi ressemblent les affichages et comment une école en met un en place. Le guide du personnel Utiliser les écrans d’affichage (en slovène) le détaille avec des images.

Oui. Un message est une petite toile de jusqu’à quatre zones — une image, une vidéo YouTube, un PDF, un morceau de HTML ou un titre — composée une seule fois dans le navigateur et diffusée sur n’importe quel écran, en alternance avec l’emploi du temps, pendant le nombre de secondes et dans l’ordre que vous fixez. On peut lui donner une plage de dates, de sorte qu’un avis de journée portes ouvertes disparaît tout seul.

Messages pour les écrans du campus contient tout le déroulé.

Oui, les deux. Des pages prêtes à l’emploi sont servies par l’application et peuvent être liées ou intégrées dans un iframe afin de se lire comme faisant partie de votre propre site, logo compris.

Pour l’environnement numérique de travail en particulier, les emplois du temps dans votre environnement numérique de travail présente les options, et l’API REST est là si vous préférez l’afficher vous-même.

Oui. Une fois par semaine, chaque enseignant reçoit son propre emploi du temps, en pièce jointe PDF, dans sa propre langue, et l’école rédige elle-même le courrier au lieu de nous demander de le modifier.

Envoi par email des emplois du temps hebdomadaires aux enseignants en donne l’aperçu, et le guide des notifications couvre l’écran champ par champ.

Oui, pour les courriers envoyés par le site web et ceux qu’un planificateur envoie depuis le poste de bureau. Dans l’onglet Notifications, une faculté ajoute soit une adresse de réponse — les courriers partent toujours de notre boîte, les réponses vont au bureau des emplois du temps, et aucun mot de passe n’intervient — soit renseigne sa propre boîte aux lettres, de sorte que sa propre adresse figure dans la ligne De. Le mot de passe est scellé avec une clé qui n’existe que sur notre serveur et n’est plus jamais affiché.

Le courrier hebdomadaire aux enseignants suivra avec la prochaine version du serveur de messagerie. Les organisations Microsoft 365 ont souvent désactivé l’envoi par mot de passe (SMTP AUTH), demandez donc d’abord au service informatique. Email en masse explique le choix, et le guide des notifications donne les paramètres pour Microsoft 365 et Gmail.

Oui. Chaque enseignant a ses propres taux horaires, et les taux peuvent différer selon le type de séance — un cours magistral, un laboratoire et un séminaire n’ont pas à être payés de la même façon — ou selon le programme d’études. Chacun peut avoir un contrat différent, car la table des taux contient une ligne par personne.

Le rapport lit ensuite ce que chaque enseignant a réellement enseigné sur la période de votre choix et calcule les montants, par programme et par type de séance, sous forme de tableur à partir duquel votre service comptable peut travailler. Rémunérer les enseignants à partir de l’emploi du temps explique comment le configurer et, tout aussi utilement, ce qu’il ne fait pas.

Non, et nous préférons le dire ici plutôt qu’au deuxième mois. Il produit les chiffres — heures et montants, par personne, par programme et par type de séance — sous une forme que votre système de paie ou de comptabilité peut reprendre. Il n’y a ni fichier bancaire, ni calcul d’impôt, ni bulletin de paie, ni formulaire de demande en libre-service que le personnel pourrait soumettre.

Un export à plat d’une ligne par séance existe précisément pour ce transfert, lorsqu’un système de paie préfère lire le détail plutôt que la synthèse.

Oui. L’administration web imprime une fiche justificative de l’activité académique pour un enseignant à la fois, pour un mois ou une période quelconque, répartie entre enseignement, consultations, colloques, examens et autres activités, avec des lignes de signature pour l’enseignant et pour le bureau et un en-tête que la faculté rédige une fois et que le système mémorise ensuite.

Les facultés slovènes la demandent par ce nom — Evalvacija — et elle porte ce nom en slovène parce que c’est le mot qu’elles emploient dans leurs propres rapports.

De trois façons, et elles sont distinctes à dessein. Avant la génération, une pause peut être rendue obligatoire pour un groupe après un certain nombre d’heures d’enseignement et, séparément, pour un enseignant ; un bloc d’enseignement peut aussi être réglé pour se dérouler sans pause en son sein. Après la génération, Niveler les pauses redistribue ce qui reste.

Et vous pouvez le mesurer. Le rapport des pauses compte les trous des groupes, les trous des enseignants, et combien de ceux des enseignants sont longs plutôt que courts, de sorte que « nous avons corrigé les trous » devient des chiffres que vous pouvez comparer entre deux exécutions. Optimiser pour les enseignants et optimiser pour les groupes sont des commandes distinctes, car elles tirent dans des sens opposés.

Oui — heures par enseignant, par département et par programme, avec les séances que personne n’a encore affectées affichées plutôt que discrètement omises. Cette dernière liste est généralement la plus utile.

Équilibrer la charge de travail des enseignants est le guide pratique, et rapports pour la direction de l’université couvre ce qu’un doyen demande réellement.

Le système fonctionne dans n’importe quel navigateur moderne sur toute plateforme — Windows, macOS, Linux et mobile. Des applications dédiées sont disponibles pour Android et iOS afin que les étudiants et le personnel accèdent aux emplois du temps et aux outils de réservation en déplacement.

La console d’administration est optimisée pour les PC Windows, toutes versions, et offre un contrôle total de la planification, des rapports et de la configuration. Le logiciel serveur fonctionne sous Windows Server, qu’il soit hébergé par nous ou sur votre propre infrastructure.

Wise Technologies est certifiée ISO/IEC 27001:2022, la norme internationale des systèmes de management de la sécurité de l’information. Cela signifie une approche structurée et fondée sur les risques couvrant les personnes, les processus et la technologie — et pas seulement un pare-feu.

Pour les données hébergées dans le cloud en particulier : les informations sensibles sont chiffrées au repos et en transit, des sauvegardes sont effectuées régulièrement et des contrôles d’accès limitent l’exposition. Lorsque votre gouvernance des données l’exige, nous installons entièrement sur site afin que les données ne quittent jamais votre propre réseau.

• Système de management de la sécurité de l’information certifié ISO/IEC 27001
• Chiffrement des informations sensibles au repos et en transit
• Sauvegardes régulières contre la perte de données
• Contrôles d’accès stricts limitant l’exposition
• Option complète sur site pour un contrôle maximal et une flexibilité de conformité

Chaque université se voit attribuer un responsable de compte dédié au sein de notre équipe de support. Dans de nombreuses régions, le support est aussi disponible localement via des sociétés partenaires ou des distributeurs de confiance.

Les problèmes techniques avancés et les demandes de fonctionnalités vont au support de second niveau, traité directement par l’équipe de développement principale — de sorte que les problèmes les plus difficiles parviennent à ceux qui ont écrit le code. Tout passe par un centre d’assistance doté d’un système de tickets traçable pour toutes les demandes.

Le support n’est pas une option facultative. C’est un élément fondamental de notre façon de vendre : chaque licence Wise Timetable l’inclut en totalité.

Oui. Wise Timetable fournit des pages web prêtes à l’emploi servies directement par le serveur d’applications. Faites-y un lien depuis votre site ou intégrez-les dans un iframe et elles apparaissent comme une partie intégrante de votre propre design, y compris le logo de votre établissement.

Pour une intégration plus poussée, l’API REST permet à vos systèmes internes de lire directement les données d’emploi du temps, ce qui permet l’affichage en temps réel, les rapports automatisés et l’interopérabilité avec le reste de votre infrastructure.

Oui. Dans la fenêtre d’optimisation des trous, réglez L’après-midi commence à l’heure sur l’heure scolaire à partir de laquelle un cours compte comme étant l’après-midi, et Jours d’après-midi par classe et par semaine sur 1. C’est une règle stricte : le solveur déplace les cours jusqu’à ce qu’elle soit respectée, et ne la viole jamais ensuite.

Dans l’onglet Générer, Dernière heure de la journée comporte un champ par jour de la semaine. Réglez le vendredi sur 9 et les autres jours sur la dernière heure que vous autorisez. Le nombre est une heure scolaire comptée depuis le début des horaires de travail, et non une heure d’horloge, et il est appliqué par le solveur de trous — laissez Lancer l’optimisation des trous cochée.

Réglez Heures minimales par jour pour un enseignant sur 2 et augmentez Valeur de la journée de présence d’un enseignant. Le solveur ajoute alors une heure à cette journée ou la vide — ce qui, pour la plupart des enseignants, est la meilleure réponse.

Peu de temps tant que vous modifiez encore les réglages — une à cinq minutes, un changement à la fois — et longtemps une seule fois, pour la version finale : de trente à soixante minutes pour un candidat, plusieurs heures ou une nuit pour l’emploi du temps que vous publiez. La meilleure semaine trouvée est conservée tout du long, de sorte qu’arrêter ne fait jamais rien perdre.

Le générateur est le même programme avec quelques commutateurs supplémentaires pour les écoles, et le solveur de trous est le même. Les réglages qui comptent le plus pour une école sont la règle de l’après-midi, la dernière heure de chaque jour et les heures minimales et maximales des enseignants par jour, tous dans la fenêtre d’optimisation des trous.