Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Dossiers et admission
Plan d’études et dossiers
Le noyau sur lequel repose tout autre module : programmes d’études, matières, plan d’études et dossier de l’étudiant. Il est toujours actif, part de ce que Wise Timetable sait déjà, et chaque modification est conservée avec son auteur et sa date.
- Repris de l’emploi du temps en une seule action
- Un seul vocabulaire de statuts, chaque pastille expliquée
- Chaque modification conservée, champ par champ
Ce qu’il fait
- Des programmes, au-delà de l’emploi du temps. Un programme naît dans l’emploi du temps, où ses années et ses parcours sont paramétrés ; Wise Ed ajoute ce que l’emploi du temps ne connaît pas : le cycle et le type d’études, les crédits, les codes nationaux de classification de l’éducation (niveau et domaine), le titre délivré, les dates d’accréditation, le mode et la langue d’étude.
- Un catalogue de matières. Le code de chaque matière, son nom dans la langue de l’établissement et en anglais, ses ECTS, ses heures par type — cours magistraux, séminaires, travaux pratiques, autres et travail personnel — son responsable pris parmi les enseignants de l’emploi du temps, son mode d’évaluation et un lien vers son syllabus.
- Le plan d’études, année par année. Quelle matière est enseignée dans quelle année et quel parcours, obligatoire ou optionnelle, à quel semestre, avec en dessous le total des crédits de chaque année et semestre — personne ne les additionne à la calculatrice.
- Le dossier de l’étudiant. Les données personnelles, avec le numéro d’identification national contrôlé selon la règle du pays de l’établissement — sa clé de contrôle et, lorsque le numéro les contient, la date de naissance et le sexe sont comparés au dossier ; et les inscriptions année par année, chacune avec son type (première, poursuite, redoublement, année supplémentaire, transfert), son mode et, dans un établissement à plusieurs sites, son campus.
- Un historique de tout. La page de l’étudiant montre ce qui lui est arrivé dans n’importe quel module, le plus récent en premier — inscriptions, examens, demandes, factures, documents et modifications — chaque ligne avec son auteur.
- Un seul vocabulaire de statuts. Une candidature, un formulaire d’inscription, une demande, un relevé d’examen, une facture : les mêmes quelques mots sur chaque écran, et chaque pastille a une infobulle qui dit ce qu’elle signifie et à qui c’est le tour.
- Des listes de codes que l’établissement modifie. Les types de programme, modes d’étude, types d’inscription et modes d’évaluation sont les listes propres de l’établissement (šifranti), préremplies pour son pays avec des mots dans chaque langue — de même que l’échelle de notes. Une valeur désactivée reste lisible sur chaque dossier qui la porte.
Changements d’études, contacts et documents
Ce qui arrive à un étudiant pendant ses études, chaque événement étant une action avec son historique.
- Changements d’études guidés. Un transfert vers un autre programme — ou vers une autre année, un autre parcours ou un autre mode du même programme — un abandon, une fin d’études, une interruption et la reprise : une action chacun, avec sa date, le motif de l’établissement et le numéro de la décision. Le statut change en même temps, un transfert déplace l’inscription, et les frais ouverts pas encore facturés peuvent être annulés dans la même étape ; ce qui est déjà facturé est laissé à un avoir ou à une exonération. Le dossier de l’étudiant conserve l’historique.
- Contacts d’urgence — qui appeler, et dans quel ordre : un nom, le lien avec l’étudiant, deux téléphones et un e-mail. Pas un tuteur : ils ne se connectent jamais et ne reçoivent jamais rien. Les étudiants tiennent leurs contacts à jour sur le portail sauf si l’établissement le désactive, et le journal note qu’un contact a changé, jamais le nom ou le numéro du contact.
- Documents et éligibilité. Attestations et autres documents par étudiant, des types fixés par l’établissement : un scan (PDF, PNG ou JPEG) ou seulement les dates d’un original vu au guichet, avec sa validité. Un employé marque chacun comme vérifié, ou rejeté avec un motif ; un type que l’établissement exige de tous apparaît dans le dossier comme en règle, manquant, expiré ou non vérifié, et une liste montre les documents de chaque étudiant en attente de vérification ou près d’expirer. Chaque ouverture d’un scan est journalisée.
- La rentrée — là où un établissement inscrit plus d’une fois par an — sur l’inscription, afin que les tarifs et les frais puissent suivre la rentrée et la cohorte. Un établissement avec une seule rentrée ne la voit jamais.
Comment un établissement le remplit
Reprendre de l’emploi du temps
Une action sur la vue d’ensemble reprend les programmes, les matières, le plan d’études que connaît l’emploi du temps et les étudiants de l’année avec leur inscription. L’écran compte d’abord ce qu’il ajouterait, et il ne fait qu’ajouter : le relancer ne change rien à ce qui est déjà là.
Compléter ce que l’emploi du temps ne connaît pas
Le cycle, les codes et les crédits d’un programme ; les ECTS et les heures d’une matière ; les données personnelles des étudiants — saisies, ou reprises d’un fichier par l’assistant d’import.
Laisser la file de travail signaler les manques
La page d’accueil compte les étudiants actifs sans numéro d’identification national valide, deux dossiers partageant un même numéro, les étudiants actifs non inscrits cette année et les matières absentes de tout plan d’études — chacun à un clic de la liste de ceux-là précisément. Dès lors, l’admission et la synchronisation de l’emploi du temps travaillent sur le même dossier.
Des règles qui disent pourquoi
L’écran nomme ce qui sort de l’ordinaire et pose la question ; la scolarité décide. Seul est refusé ce que la base de données ne peut pas contenir : une seconde matière avec le même code, un second étudiant avec le même numéro d’inscription.
- Demandé, pas refusé : un numéro d’identification national qui ne tombe pas juste, un responsable que l’emploi du temps n’a plus, une année au-delà de la durée du programme, un parcours que l’emploi du temps place dans une autre année, une matière inactive placée dans un plan d’études.
- Chaque modification conservée, champ par champ, avec son auteur et sa date. Les numéros d’identification nationaux et fiscaux sont journalisés seulement comme « modifié », jamais copiés dans l’historique — une seconde copie serait un second endroit d’où ils pourraient fuir.
- Un historique dans la langue du lecteur. Une ligne d’historique est conservée comme ce qui s’est passé et avec quelles valeurs, et chaque écran la formule pour son lecteur.
- Un plan d’études réformé cohabite avec l’ancien. Chaque ligne du plan d’études porte l’année d’entrée en vigueur, et l’audit de cursus maintient chaque étudiant sur la version de sa première inscription.
- L’emploi du temps est lu, pas écrit. Wise Ed lit les programmes, enseignants et cours de l’emploi du temps et n’écrit que dans ses propres tables, via un compte qui ne peut rien écrire d’autre.
- Qui voit quoi relève du choix de l’établissement. Sans rôles, tout le monde à la scolarité voit les dossiers ; avec des rôles, une personne voit les écrans que son rôle débloque, et un rôle peut être limité à certains campus.
Questions sur le plan d’études et les dossiers
Devons-nous ressaisir nos programmes ?
Non. Ils vivent déjà dans Wise Timetable, avec leurs années et leurs parcours ; vous n’ajoutez que ce que l’emploi du temps ne contient pas.
Pouvons-nous modifier nous-mêmes les listes de codes ?
Oui. Elles appartiennent à l’établissement, modifiées sur l’écran des listes de codes. Un changement qui touche des codes déjà portés par des dossiers demande d’abord confirmation et indique combien de dossiers les portent ; les dossiers gardent leurs codes, si bien qu’un dossier écrit cette année se lit de la même façon dans dix ans.
Où va le numéro d’identification national d’un étudiant ?
Dans le dossier, contrôlé, et utilisé sur les documents et déclarations nationales qui en ont besoin. L’historique dit seulement qu’il a changé, et le journal d’un import ne le conserve pas non plus.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Audit de cursus
Chaque étudiant face à ce que le diplôme exige, avec un scénario « et si » et un rapport vérifiable.
Dossier de l’étudiant
Statuts particuliers, mesures d’accompagnement, dossiers disciplinaires et alertes de présence.
Synchronisation de l’emploi du temps
Les étudiants et leurs groupes écrits dans Wise Timetable, avec aperçu, chaque nuit.
Campus
Plusieurs sites dans un seul établissement : étudiants, programmes, documents et droits par campus.
Autres modules
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