Demandes d’information et campagnes
Le formulaire web de demande, les visites au guichet, les campagnes et les conseillers d’admission avec leurs relances.
Dossiers et admission
Admission et inscription
De l’appel à l’étudiant inscrit, et chaque année ensuite. Les candidatures arrivent de l’export du système national de candidature ou sont saisies au guichet ; la scolarité note, classe et décide ; et chaque année suivante l’étudiant s’inscrit en ligne, sur un téléphone. Avant l’appel, les questions que les gens posent sont des demandes d’information avec un conseiller ; une candidature liée à l’une d’elles montre son conseiller et sa campagne.
- Un aperçu avant chaque action groupée
- Des lettres de décision rédigées, jamais envoyées d’elles-mêmes
- Des attestations que chacun peut vérifier par code QR
De l’appel à l’étudiant inscrit
Ouvrir l’appel
Les programmes et leurs places pour chaque quota — ressortissants du pays de l’établissement et de l’UE, et tous les autres, classés à part —, les tours avec leurs dates, les critères avec leurs pondérations et les documents que chaque candidat doit fournir. L’appel de l’an prochain démarre comme une copie de celui-ci.
Faire entrer les candidatures
Depuis l’export du système national de candidature ou tout autre tableur, CSV ou Excel, lu via une correspondance de colonnes que l’établissement fixe une fois et que Wise Ed retient — ou saisies au guichet. Rien n’est écrit avant que la scolarité ait vu l’aperçu.
Classer et décider
Le classement de chaque programme, ex aequo affichés, avec la ligne des places tracée dedans. Les premiers sont admis en une action après affichage de la liste ; un ex aequo sur la ligne se tranche à la main. Qui a décidé et quand est conservé, et les lettres de décision sont rédigées en PDF pour que la scolarité les envoie à sa façon.
Inscrire
Un candidat admis devient un étudiant par le même dossier que la scolarité tient à la main, avec le numéro suivant de la séquence d’inscription de l’établissement — et les frais d’inscription, là où l’établissement en perçoit.
Le formulaire d’inscription en ligne
Chaque année ensuite, l’étudiant remplit le formulaire d’inscription sur son téléphone ou le web, retrouve les données de l’an dernier déjà là, choisit ses options via le module d’options de Wise Timetable et confirme avec un code à usage unique envoyé à sa boîte. La scolarité le relit, demande s’il manque quelque chose, et l’approuve : les modifications vont dans le dossier et l’inscription est faite. Un établissement qui veut encore un papier signé le dit dans un seul réglage.
L’année suivante, et les attestations
Qui peut s’inscrire dans l’année suivante, et pourquoi les autres ne le peuvent pas, les retenus étant inscrits — ou recevant le formulaire en ligne — en une action. Les attestations d’inscription sont délivrées aussitôt en PDF, numérotées au format de l’établissement, avec un code QR vers une vérification publique ; par l’étudiant aussi, là où l’établissement le permet.
Ce que la scolarité obtient
- Des scores sur une même échelle. Les points de chaque critère sont divisés par son maximum et pondérés, de sorte que des résultats sur des échelles différentes aboutissent à une échelle de 0 à 100 ; un seuil par programme arrête quiconque est en dessous, même s’il reste des places.
- Jusqu’à trois choix par candidat, dans leur ordre. Admettre un candidat pour un choix qu’il préfère l’y déplace ; celui déjà admis pour un choix plus élevé le garde.
- Une liste de contrôle des documents. Une candidature en attente de documents retourne d’elle-même à l’examen quand le dernier est coché.
- Le même fichier deux fois ne change rien de ce que la scolarité a décidé — jamais le statut d’une candidature ni sa décision.
- Ce que l’étudiant a modifié, champ par champ. Sur le formulaire d’inscription, la scolarité voit chaque champ modifié à côté de la valeur du dossier, peut en écarter un, et peut poser une question au champ concerné.
- Des frais, là où les finances sont activées : des frais d’inscription, des frais de scolarité à temps partiel à l’inscription, des frais par attestation, aux tarifs du module finances.
Règles et droits
Tout ce qui sort de l’ordinaire est demandé, pas refusé : documents manquants pour un candidat admis, un ex aequo à la dernière place, plus de candidats admis que de places, un numéro d’identification national qui ne tombe pas juste, un étudiant qui a déjà redoublé une année.
- Chaque action groupée montre d’abord sa liste — qui, quoi et pourquoi — et n’écrit rien tant que la scolarité ne l’a pas confirmée.
- Seul est refusé ce que les données ne peuvent pas contenir : une seconde candidature avec le même numéro de candidature dans un appel, un numéro d’inscription déjà pris.
- Le nom ne figure pas sur le formulaire. Un changement de nom demande une preuve, il arrive donc comme une demande.
- Un étudiant n’atteint que son propre formulaire. Le formulaire est retrouvé à partir de la connexion de l’étudiant, jamais à partir d’un numéro dans une adresse.
- Une attestation n’est jamais modifiée. Celle délivrée par erreur est révoquée, et sa vérification publique le dit alors. La vérification ne montre que ce que dit l’attestation elle-même.
Candidature en ligne
Désactivée tant que l’établissement ne l’active pas.
- La scolarité paramètre chaque tour d’admission : les dates, les programmes, parcours et campus proposés, les renseignements à demander (le numéro d’identification national là où le pays en utilise un), les documents requis (PDF, JPG ou PNG, avec une limite de taille), les déclarations à accepter et une note facultative sur les frais.
- Les candidats postulent sur leur téléphone ou leur ordinateur, dans leur propre langue : ils confirment leur e-mail avec un code à six chiffres, remplissent le formulaire, téléversent leurs documents, classent leurs choix, enregistrent un brouillon et reviennent, puis soumettent.
- Ils voient où en est leur candidature, et envoient un document manquant quand la scolarité le demande.
- Chaque candidature en ligne arrive dans l’admission comme le même dossier qu’un import ou la scolarité crée, liée à la personne dans le CRM sans doublons, avec les documents joints et une confirmation envoyée.
- Sur le site de l’établissement avec une ligne de code, ou sur une page à part.
Mise en place avec votre établissement
Les frais de candidature sont une note sur la manière de payer ; le paiement par carte est organisé avec le prestataire de paiement de l’établissement. L’export d’un système national de candidature, ou tout autre tableur, entre par l’import à côté du formulaire en ligne. Voir mise en place avec votre établissement.
Questions sur l’admission et l’inscription
Notre pays n’a pas de système national de candidature. Pouvons-nous quand même utiliser l’admission ?
Oui. L’import lit tout fichier CSV ou Excel de candidatures, reconnaît les colonnes par leur nom et pose une seule fois la question pour le reste ; le fichier de l’an prochain se lit sans question. Les candidatures peuvent aussi être saisies au guichet.
Wise Ed envoie-t-il les lettres de décision ?
Non. Il les rédige en un seul PDF, à partir des textes que l’établissement écrit une fois, dans la langue des documents de l’établissement ou dans une autre. L’établissement les envoie à sa façon.
Qui décide qui peut s’inscrire dans l’année suivante ?
Les conditions le proposent : les ECTS nécessaires pour quitter une année, fixés par programme ou comme règle générale de l’établissement, les crédits étant tirés des relevés d’examen. La scolarité peut cocher un étudiant à la main, et la coche est journalisée. Un second redoublement d’une année fait l’objet d’une question, jamais d’un refus.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Plan d’études et dossiers
Programmes, matières, maquette et dossier de l’étudiant, chaque modification conservée.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Portail étudiant
« Mes études » sur un téléphone : la suite, la progression, les factures, les documents, les demandes.
Bâti sur Wise Timetable
Pourquoi une scolarité qui repose sur les données de l’emploi du temps fait ce que les autres ne peuvent pas.
Déclarations nationales
Déclaration au registre du pays, lot par lot, chaque problème énoncé en termes simples.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.